kaufmännische Assistenz (m/w/d) Geschäftsleitung – Organisation & Verwaltung in Vollzeit / Köln

Aschert & Bohrmann GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flache Hierarchien

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Langfristige Perspektive

Teamorientierte Arbeitsumgebung

Zusammenfassung

Aschert & Bohrmann GmbH sucht eine kaufmännische Assistenz (m/w/d) für Geschäftsleitung – Organisation & Verwaltung in Vollzeit am Standort Köln. Sie koordinieren kaufmännische Abläufe, unterstützen die Geschäftsleitung operativ und arbeiten eng mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Dokumentation, Erstellung von Auswertungen und die Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der kaufmännischen Administration, Büroorganisation oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion.
• Fundiertes Verständnis für kaufmännische Abläufe und betriebliche Zusammenhänge.
• Erfahrung in der eigenständigen Organisation und Koordination unterschiedlicher Aufgabenbereiche.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und eine vorausschauende Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und ein professionelles Auftreten.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und digitalen Arbeitsmitteln.
• Ausgeprägte IT-Affinität sowie Interesse an modernen Technologien und digitalen Lösungen.
• Freude an einem vielseitigen Aufgabengebiet mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.

Aufgaben

• Eigenständige Koordination und Organisation kaufmännischer sowie administrativer Geschäftsabläufe.
• Unterstützung der Unternehmensleitung bei operativen, organisatorischen und administrativen Aufgabenstellungen.
• Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen, Fristen und internen Prozessen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern.
• Erstellung, Bearbeitung und strukturierte Aufbereitung kaufmännischer Unterlagen, Auswertungen und Dokumentationen.
• Übernahme allgemeiner kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben und administrativer Tätigkeiten.
• Koordination bereichsübergreifender Aufgaben sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Überwachung und Nachverfolgung laufender Vorgänge und organisatorischer Maßnahmen.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner Organisationsstrukturen.
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Modernisierung administrativer Arbeitsprozesse.

Kenntnisse

Organisationstalent

Koordination

Büroorganisation

Kommunikationsstärke

MS Office

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office Suite

DMS / Dokumentenmanagement

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Im Kundenauftrag suchen wir im Rahmen unserer Dienstleistung der Vermittlungsorientierten Zeitarbeit eine kaufmännische Assistenz (m/w/d) Geschäftsleitung – Organisation & Verwaltung in Vollzeit am Standort Köln.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Koordination und Organisation kaufmännischer sowie administrativer Geschäftsabläufe
• Unterstützung der Unternehmensleitung bei operativen, organisatorischen und administrativen Aufgabenstellungen
• Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen, Fristen und internen Prozessen
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern
• Erstellung, Bearbeitung und strukturierte Aufbereitung kaufmännischer Unterlagen, Auswertungen und Dokumentationen
• Übernahme allgemeiner kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben und administrativer Tätigkeiten
• Koordination bereichsübergreifender Aufgaben sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
• Überwachung und Nachverfolgung laufender Vorgänge und organisatorischer Maßnahmen
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner Organisationsstrukturen
• Unterstützung bei der Digitalisierung und Modernisierung administrativer Arbeitsprozesse

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der kaufmännischen Administration, Büroorganisation oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Fundiertes Verständnis für kaufmännische Abläufe und betriebliche Zusammenhänge
• Erfahrung in der eigenständigen Organisation und Koordination unterschiedlicher Aufgabenbereiche
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und eine vorausschauende Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und ein professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und digitalen Arbeitsmitteln
• Ausgeprägte IT-Affinität sowie Interesse an modernen Technologien und digitalen Lösungen
• Freude an einem vielseitigen Aufgabengebiet mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Unser Kunde bietet

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position in einem etablierten mittelständischen Unternehmen
• Eigenständiges Arbeiten mit vielseitigen kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben
• Direkte Kommunikationswege und enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung interner Arbeitsprozesse
• Professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld mit langfristiger beruflicher Perspektive