Kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Projektmanagement und Finanzen

homify GmbH & Co. KG; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

24 Urlaubstage

Attraktives Gehalt

Flexible Arbeitszeiten

Multikulturelles Team

Flache Hierarchien

Offenes Büro mit Snacks

Zusammenfassung

homify GmbH & Co. KG sucht eine verantwortliche Kraft im Bereich Finanzen & Administration. Du bist erste Ansprechperson, pflegst den CEO-Kalender, planst Reisen und koordinierst Termine für eine effiziente Ablauforganisation.

Zu deinen Aufgaben gehören vorbereitende Buchhaltung, Schnittstelle zum Steuerberater, Vertragsmanagement und die Unterstützung bei Projekten rund um Expansionspläne. Du bringst betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung mit Bilanzbuchhalter-Option mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium mit Fokus Finanzen.
• Oder kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation als Bilanzbuchhalter*in.
• Erfahrung im Finanzbereich, ideal als Buchhalter*in in Start-ups oder Immobilienbranche.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sehr gute numerische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartner und Dienstleister.
• Kalender des CEO pflegen, Termine koordinieren, effiziente Tages-/Wochenplanung sicherstellen.
• Reiseplanung national und international; Details koordinieren.
• CEO-Terminen vor- und nachbereiten; Unterlagen erstellen.
• Schriftverkehr, E-Mails, Telefonanfragen professionell bearbeiten.
• Vorbereitende Buchhaltung, Belege prüfen, Zahlungsverkehr unterstützen.
• Schnittstelle zum Steuerberater, Jahresabschlüsse vorbereiten.
• Verträge koordinieren; Vertragsmanagement unterstützen.
• Fristen & Vorgänge überwachen, strukturierte Bearbeitung.
• Mit Geschäftsführung an Strategie-/Projektaufgaben arbeiten.
• Sonderprojekte Expansionsprojekt Fashion Outlet planen.
• Projektbezogene Aufgaben, Termine & Abstimmungen koordinieren.
• Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
• Kommunikation mit Architekten, Planern, Dienstleistern & Behörden koordinieren.
• Eigenständige organisatorische Aufgaben innerhalb der Projekte übernehmen.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Detailgenauigkeit

Numerische Fähigkeiten

Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium mit Fokus Finanzen

Kaufmännische Ausbildung mit Bilanzbuchhalter*in Zusatz

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Operativer Tagesgeschäft

• Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartnerinnen, externe Ansprechpartnerinnen und Dienstleister.
• Du organisierst und pflegst den Kalender des CEO, koordinierst Termine und sorgst für eine effiziente Tages- und Wochenplanung.
• Du planst nationale und internationale Geschäftsreisen und koordinierst alle organisatorischen Details für einen reibungslosen Ablauf.
• Du bereitest Termine des CEO inhaltlich und organisatorisch vor, erstellst Unterlagen und Briefings, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Aufgaben nach.
• Du bearbeitest Schriftverkehr sowie eingehende Post, E-Mails und Telefonanfragen und stellst eine professionelle Kommunikation sicher.

Finanzen und Administration

• Du führst die vorbereitende Buchhaltung durch, sammelst und prüfst Belege und Unterlagen und unterstützt bei der Abwicklung und Überwachung des Zahlungsverkehrs.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater und unterstützt bei der Vorbereitung der Jahresabschlüsse.
• Du unterstützt beim Vertragsmanagement und koordinierst Verträge mit Dienstleistern, Kunden und Geschäftspartnern.
• Du behältst Fristen, offene Vorgänge und administrative Aufgaben im Blick und sorgst für eine strukturierte und zuverlässige Bearbeitung.

Projektmanagement

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung bei strategischen und projektbezogenen Aufgaben zusammen.
• Du unterstützt bei Sonderprojekten rund um die Expansion unseres Fashion Outlets sowie die Planung und Realisierung unseres neuen Outlet Centers.
• Du koordinierst projektbezogene Aufgaben, Termine und Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Du bereitest Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf und hältst Projektfortschritte, To-dos und Fristen nach.
• Du unterstützt die Kommunikation und Koordination mit Architekten, Planern, Dienstleistern, Behörden und weiteren Projektpartnern und übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben innerhalb der Projekte.

Dein Profil

• Du hast ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium mit dem Schwerpunkt Finanzen
• Oder: Du hast eine kaufmännische Ausbildung absolviert, idealerweise mit einer Zusatzqualifikation als Bilanzbuchhalter*in.
• Du bringst einschlägige Erfahrung im Finanzbereich mit, idealerweise als Buchhalter*in in Start-ups oder in der Immobilienbranche.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sehr gute numerische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.

Was wir Dir bieten

• 24 Urlaubstage pro Jahr und ein attraktives Gehalt.
• Flexible Arbeitszeiten nach einem Gleitzeitmodell.
• Ein multikulturelles Team mit flachen Hierarchien und viel Raum für neue Ideen.
• Ein offenes und helles Büro mit Snacks und Getränken.
• Die Möglichkeit, dich in neuen Arbeitsbereichen einzuarbeiten und mehr Verantwortung zu übernehmen.
• Regelmäßige Firmenveranstaltungen und Meetings, bei denen alle zusammenkommen, um Erfolge zu feiern und voneinander zu lernen