Kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Projektmanagement und Finanzen

Homify; Berlin; Hybrid; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

24 Urlaubstage pro Jahr

Flexible Arbeitszeiten

Multikulturelles Team

Offenes Büro mit Snacks & Getränken

Verantwortung und Weiterentwicklung

Job summary

Homify sucht eine/n organisatorische/n Allrounder/in zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie koordinieren den Kalender des CEO, planen nationale/internationale Reisen und verantworten zentrale Kommunikation.

In der Finanz- und Admin-Abteilung arbeiten Sie an der Vorbereitung der Buchhaltung, Belegprüfungen und Zahlungsverkehr, unterstützt von der Schnittstelle zum Steuerberater. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung im Projektmanagement, unterstützen bei Expansionsprojekten und

Qualifications

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium mit dem Schwerpunkt Finanzen.
• Oder kaufmännische Ausbildung idealerweise mit Bilanzbuchhalter*in.
• Erfahrung im Finanzbereich, ideal Start-ups oder Immobilien.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Du bist Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Geschäftspartnerinnen, externe Ansprechpartnerinnen und Dienstleister.
• Du organisierst und pflegst den Kalender des CEO, koordinierst Termine und sorgst für effiziente Tages-/Wochenplanung.
• Du planst nationale/international Geschäftsreisen und koordinierst Details.
• Du bereitest CEO-Termine inhaltlich/organisatorisch vor, erstellst Unterlagen/Briefings und verfolgst Aufgaben.
• Du bearbeitest Schriftverkehr, Post, E-Mails und Telefonanfragen.
• Du führst vorbereitende Buchhaltung durch, sammelst Belege, unterstützt Zahlungsverkehr.
• Du bist Schnittstelle zum Steuerberater und unterstützt Jahresabschlüsse.
• Du koordiniertes Vertragsmanagement und Kommunikation mit Dienstleistern/Kunden.
• Du arbeitest eng mit Geschäftsführung im Projektmanagement zusammen.
• Du unterstützst Expansion des Fashion Outlets und Planung des Outlet Centers.
• Du erstellst Unterlagen/Entscheidungsgrundlagen für die GF und hältst Fortschritt fest.

Skills

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sehr gute Englischkenntnisse

Ausgeprägtes Zahlenverständnis

Detailgenauigkeit

Teamfähigkeit

Education

Betriebswirtschaftliches Studium

Kaufmännische Ausbildung mit Bilanzbuchhalter Zusatz

Job description

Deine Aufgaben

Operativer Tagesgeschäft

• Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartnerinnen, externe Ansprechpartnerinnen und Dienstleister.

• Du organisierst und pflegst den Kalender des CEO, koordinierst Termine und sorgst für eine effiziente Tages- und Wochenplanung.

• Du planst nationale und internationale Geschäftsreisen und koordinierst alle organisatorischen Details für einen reibungslosen Ablauf.

• Du bereitest Termine des CEO inhaltlich und organisatorisch vor, erstellst Unterlagen und Briefings, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Aufgaben nach.

• Du bearbeitest Schriftverkehr sowie eingehende Post, E-Mails und Telefonanfragen und stellst eine professionelle Kommunikation sicher.

Finanzen und Administration

• Du führst die vorbereitende Buchhaltung durch, sammelst und prüfst Belege und Unterlagen und unterstützt bei der Abwicklung und Überwachung des Zahlungsverkehrs.

• Du bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater und unterstützt bei der Vorbereitung der Jahresabschlüsse.

• Du unterstützt beim Vertragsmanagement und koordinierst Verträge mit Dienstleistern, Kunden und Geschäftspartnern.

• Du behältst Fristen, offene Vorgänge und administrative Aufgaben im Blick und sorgst für eine strukturierte und zuverlässige Bearbeitung.

Projektmanagement

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung bei strategischen und projektbezogenen Aufgaben zusammen.

• Du unterstützt bei Sonderprojekten rund um die Expansion unseres Fashion Outlets sowie die Planung und Realisierung unseres neuen Outlet Centers.

• Du koordinierst projektbezogene Aufgaben, Termine und Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern.

• Du bereitest Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf und hältst Projektfortschritte, To-dos und Fristen nach.

• Du unterstützt die Kommunikation und Koordination mit Architekten, Planern, Dienstleistern, Behörden und weiteren Projektpartnern und übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben innerhalb der Projekte.

Dein Profil

• Du hast ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium mit dem Schwerpunkt Finanzen

• Oder: Du hast eine kaufmännische Ausbildung absolviert, idealerweise mit einer Zusatzqualifikation als Bilanzbuchhalter*in.

• Du bringst einschlägige Erfahrung im Finanzbereich mit, idealerweise als Buchhalter*in in Start-ups oder in der Immobilienbranche.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

• Sehr gute numerische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.

Was wir Dir bieten

• 24 Urlaubstage pro Jahr und ein attraktives Gehalt.

• Flexible Arbeitszeiten nach einem Gleitzeitmodell.

• Ein multikulturelles Team mit flachen Hierarchien und viel Raum für neue Ideen.

• Ein offenes und helles Büro mit Snacks und Getränken.

• Die Möglichkeit, dich in neuen Arbeitsbereichen einzuarbeiten und mehr Verantwortung zu übernehmen.

• Regelmäßige Firmenveranstaltungen und Meetings, bei denen alle zusammenkommen, um Erfolge zu feiern und voneinander zu lernen