Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Arbeitsagentur; Dresden; Vor Ort; EUR 40.000 - 43.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Individuelle Weiterbildungsangebote

betriebliche Zusatzleistungen

Zusammenfassung

KnererLang Architekten sucht in Dresden eine kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung. Die Rolle dient als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Bauherrschaften und Partnern und umfasst Verwaltung, Rechnungswesen, Personal sowie Büroorganisation.

Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Rechnungswesen (DATEV) und Organisationstalent. Gute Deutschkenntnisse sowie Diskretion sind Voraussetzung für diese Position an unserem Dresden-Standort.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Sekretariat oder Rechnungswesen (Debitoren/Kreditoren).
• Idealerweise Erfahrung mit DATEV und UntermStrich; Erfahrung im Architektur-, Bau- oder Planungsumfeld von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel.
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise.
• Organisationstalent, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, souveränes Auftreten gegenüber Kund:innen, Team und Dienstleistern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Kaufmännische Verwaltung & Rechnungswesen eigenständig bearbeiten und erfassen (DATEV).
• Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DATEV.
• Erstellung und Versand von Projektrechnungen / E-Rechnungen an Bauherrschaften.
• Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Posten.
• Pflege und strukturierte Ablage kaufmännischer Unterlagen.
• Monatliche Zusammenstellung und Zuarbeit für das Steuerbüro über DATEV.
• Unterstützung bei Auswertungen mit UntermStrich und Controlling-Software

Kenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Kommunikationsstärke

Selbstständigkeit

Diskretion

Verantwortungsbewusstsein

Zahlenverständnis

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

UntermStrich

MS Office

Excel

Word

Jobbeschreibung

KnererLang Architekten

München - Dresden

Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Sekretariat - Rechnungswesen - Personalorganisation

Vollzeit (40 Std./Woche) - Standort Dresden - Eintritt 4. Quartal 2026

Wir sind ein Architekturbüro mit Standorten in München und Dresden. Für unser Büro in Dresden suchen wir – im Zuge des bevorstehenden Ruhestands unserer langjährigen Mitarbeiterin – eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die den kaufmännischen und organisatorischen Rückhalt unseres Büros bildet: als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, zu unseren Mitarbeitenden, Bauherrschaften, Geschäftspartnern und unserem Steuerbüro.

Ihre Aufgaben

Kaufmännische Verwaltung & Rechnungswesen

• Eigenständige Bearbeitung und Erfassung der Eingangsrechnungen in DATEV
• Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DATEV
• Erstellung und Versand von Projektrechnungen / E-Rechnungen an unsere Bauherrschaften
• Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Posten
• Pflege und strukturierte Ablage der kaufmännischen Unterlagen
• Monatliche Zusammenstellung und Zuarbeit für unser Steuerbüro über DATEV
• Unterstützung bei kaufmännischen Auswertungen mithilfe unserer Projektmanagement- und Controlling-Software „UntermStrich“

Personalwesen

• Organisation und Betreuung der laufenden Personalverwaltung
• Vorbereitung der monatlichen Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV, in Abstimmung mit unserem Steuerbüro
• Pflege von Personalstammdaten und Personalunterlagen
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie allgemeinen Personalangelegenheiten
• Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen unserer Mitarbeiter:innen

Sekretariat, Büroorganisation & Assistenz der Geschäftsführung

• Terminkoordination und Kalendermanagement für die Geschäftsführung
• Telefondienst und erster Ansprechpunkt für Kund:innen, Partner:innen und Dienstleister
• Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
• Professionelle Kommunikation mit Bauherrschaften, Geschäftspartnern, Dienstleistern und Behörden
• Bearbeitung von E-Mails, Post und allgemeinen Anfragen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Themen
• Mitdenken, koordinieren, Lösungen finden – und dafür sorgen, dass im Büro alles rundläuft

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Sekretariat oder Rechnungswesen (Debitoren/Kreditoren)
• Idealerweise Erfahrung mit DATEV und UntermStrich; Erfahrung im Architektur-, Bau- oder Planungsumfeld von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Organisationstalent, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, souveränes Auftreten gegenüber Kund:innen, Team und Dienstleistern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Eine zentrale, vielseitige Position mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und Gestaltungsspielraum
• Ein kollegiales, wertschätzendes Team an unserem Standort in Dresden
• Kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Architekturbüro mit langfristiger Perspektive
• Die Möglichkeit, Büroabläufe aktiv mitzugestalten
• Vergütung: Jahresbruttogehalt 40.000 € bis 43.000 €, je nach Qualifikation und Erfahrung
• Individuelle Weiterbildungsangebote
• betriebliche Zusatzleistungen

Eckdaten

• Standort Dresden
• Arbeitszeit: Vollzeit, 40 Std./Woche
• Eintritt: Quartal 2026
• Vergütung: 40.000 € – 43.000 € brutto/Jahr