Kauffrau für Büromanagement / Office Manager (m/w/d)

Voelske Elektro; Gudensberg; On-site; EUR 36,828 - 42,408; Full time

Benefits offered by this job

4-Tage-Woche

Attraktive Vergütung

Betriebsrente

Job summary

Völske Elektro in Gudensberg sucht eine Kauffrau für Büromanagement / Office Managerin in Vollzeit. Sie erwartet eine 4‑Tage‑Woche und ein modernes, klimatisiertes Büro. In einer krisensicheren Umgebung arbeiten Sie eng mit einem motivierten Team.

Das Gehalt liegt zwischen 3.300 und 3.800 € brutto pro Monat. Zu Ihren Aufgaben gehören die Prüfung von Eingangsrechnungen, die Erfassung von Lieferscheinen sowie allgemeines Büromanagement.

Qualifications

• Schnelle Einarbeitung in neue Softwaresysteme und digitale Tools.
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Professionelle, sachliche Kommunikation und Vertraulichkeit.

Responsibilities

• Bearbeitung der Eingangsrechnungen im Warenwirtschaftssystem.
• Erfassung von Lieferscheinen und Materialentnahmescheinen im ERP-System.
• Anlegen von Arbeitsaufträgen und Terminierung von Wartungen.
• Besetzung der telefonischen Zentrale und Empfang.

Skills

Digitale Anwendungskompetenz

Selbstorganisation

Professionelle Kommunikationskultur

Zuverlässigkeit

Job description

Arbeitsplatz Kauffrau für Büromanagement / Office Manager

Kauffrau für Büromanagement / Office Manager (m/w/d) (4‑Tage‑Woche)

Vollzeit (35 — 38 Stunden) | unbefristet | Gudensberg bei Kassel

Wer wirsind:

Wir sind Völske Elektro‑Anlagen aus Gudensberg in der Region Kassel und Nordhessen — ein erfolgreiches Familienunternehmen mit über 30 Jahren Erfahrung in der Elektrotechnik. Seit Anfang 2023 leben wir eine 4‑Tage‑Woche.

Wir sind in den zurückliegenden Jahren kontinuierlich gewachsen. Unser Unternehmen besteht derzeit aus 45 Mitarbeitenden — darunter 4 Auszubildende, 24 Mitarbeiter im Projektgeschäft, 8 Mitarbeiter im Bereich Service & Kleinprojekte, 2 Mitarbeiter im Schaltschrankbau und 7 kaufmännische Kolleginnen und Kollegen — einschließlich 2 Geschäftsführer.

Um unsere Kapazitäten im Büro an das Wachstum der anderen Abteilungen anzupassen, suchen wir Verstärkung für unsere Abteilung “Büro, Einkauf und Finanzen”.

Unser Angebot:

• 4‑Tage‑Woche: Von Montag bis Donnerstag arbeitest du nah am Team in einem modernen, hellen und klimatisierten Büro. Mit 3 Tagen Wochenende bleibt dir mehr Zeit für Familie, Freunde und Erholung.
• Sicherheit: Wir bieten dir einen krisensicheren Job in einem wirtschaftlich kerngesunden Familienunternehmen. Die Geschäftsführer Marco und Timo Völske sind 43 und 45 Jahre alt und wollen das Unternehmen auch in den nächsten Jahren kontinuierlich weiterentwickeln. Das Motto „Völske — da will ich hin, da will ich bleiben!“ ist Dreh- und Angelpunkt einer Strategie des nachhaltigen Wachstums.
• Attraktive Vergütung und Betriebsrente: Du verdienst zwischen 3.300 und 3.800 € brutto pro Monat — je nach Stundenumfang, relevanter Erfahrung und danach, welche Kompetenzen du mitbringst. Darüber hinaus erhältst du bei uns eine Betriebsrente mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber.
• Einarbeitung: Deine Einarbeitung ist sehr gut vorbereitet. Du wirst in den ersten Wochen Schritt für Schritt von unserer HR-Managerin Julia und insbesondere von unserem Prokuristen und Betriebswirt Dennis strukturiert in deinen Aufgabenbereich eingearbeitet.
• Gute Stimmung: Wir führen seit 2023 jährlich Mitarbeiterbefragungen durch. Gutes Arbeitsklima und tolle Kollegen ist regelmäßig die Top‑Antwort auf die Frage „Warum arbeitest du bei Völske?“.
• Weitere Benefits: Weitere Infos zu unserem Angebot und zu dem, was uns besonders macht, findest du auf unserer Webseite unter voelske.de/jobs.

Deine Aufgaben:

• Rechnungseingangsprüfung: Du bearbeitest die Eingangsrechnungen in unserem Warenwirtschaftssystem Streit V.1, achtest dabei darauf, ob die korrekten Sachkonten und Kostenstellen hinterlegt sind und erledigst auf diese Weise den Großteil der vorbereitenden Arbeiten für die Finanzbuchhaltung. Außerdem bereitest du die Bezahlung der Kreditorenvor.
• Erfassung von Handscheinen: Du erfasst zügig und zeitnah Lieferscheine, Materialentnahmescheine, Materialrückscheine und Werkzeugscheine in unserem ERP-System und stellst so sicher, dass die Informationen an anderen Stellen unserer Abläufe korrekt zur Verfügung stehen.
• Arbeitsaufträge anlegen: Du bearbeitest Kundenanliegen, indem du diese richtig weiterleitest oder selbst Arbeitsaufträge anlegst. Außerdem terminierst du Wartungen und rechnest freigegebene Arbeitsnachweiseab.
• Allgemeines Büromanagement: Du besetzt unsere telefonische Zentrale und den Empfang und hast ein offenes Ohr für die kleineren Anliegen des täglichen Bedarfs der Mitarbeiter; hierzu gehört z.B. die Ausgabe von Schreibmaterialien und Arbeitskleidung.

Dein Profil:

• Digitale Anwendungskompetenz: Du findest dich schnell in neue Softwaresysteme ein und arbeitest dich eigenständig in digitale Toolsein.
• Selbstorganisation und Ergebnisorientierung: Du arbeitest strukturiert, fokussiert und eigenverantwortlich.
• Professionelle Kommunikationskultur und Diskretion: Du kommunizierst gezielt und professionell — sachlich, wertschätzend und gehst vertraulich mit sensiblen Informationenum.
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit: Du bearbeitest deine Aufgaben zuverlässig und mit der notwendigen Sorgfalt.