Intern: Sachbearbeiter/-in Front Office (m/w/d)

Kommunaler Eigenbetrieb Leipzig/Engelsdorf; Leipzig; Hybrid; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

Der Kommunale Eigenbetrieb Leipzig/Engelsdorf sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiter/in Front Office (m/w/d) für die Ausländerbehörde. Die Position ist befristet bis voraussichtlich 30.

Juni 2027 und umfasst zentrale Aufgaben im Publikumsverkehr, biometrische Datenerhebung sowie die Bearbeitung ausländerrechtlicher Angelegenheiten. Sie arbeiten eng mit dem Ordnungsamt zusammen, bringen eine abgeschlossene Berufsausbildung mit, verfügen über Deutsch- und Englischkenntnisse und

Qualifications

• eine abgeschlossene mindestens dreijährige Berufsausbildung
• Resilienz und Flexibilität bei hohem Publikumsaufkommen, insbesondere die Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Anliegen strukturiert sowie lösungsorientiert zu bearbeiten
• einen sicheren Umgang mit arbeitsplatzbezogenen PC-Anwendungen, vor allem Microsoft Word und Excel, zur Erstellung von Schriftverkehr und zur Datenerfassung
• Erfahrungen mit Publikumsverkehr sowie Englischkenntnisse sind von Vorteil
• ausgeprägte interkulturelle Kompetenz sowie einen freundlichen, respektvollen Umgang mit Kundinnen und Kunden
• sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse mit der Fähigkeit, Entscheidungen, Festlegungen und rechtliche Vorgaben sachlich, verbindlich und adressatengerecht zu kommunizieren
• eine selbstständige, von Eigeninitiative und hohem Verantwortungsbewusstsein geprägte Arbeitsweise, verbunden mit der Fähigkeit, sich schnell in ein dynamisches Rechtsgebiet einzuarbeiten
• Team- und Kooperationsfähigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben in Zusammenarbeit mit allen zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der Ausländerbehörde
• Impfschutz oder ärztlich nachgewiesene Immunität gegen Masern
• Bereitschaft zur Absicherung der Arbeitszeit innerhalb der Sprechzeiten (montags bis donnerstags von 8 bis 15 Uhr, freitags von 8 bis 13 Uhr)

Responsibilities

• Übernahme einer zentralen Rolle im Publikumsverkehr der Ausländerbehörde durch die Bearbeitung von ausländerrechtlichen Angelegenheiten und Terminvorsprachen
• Erhebung und Erfassung biometrischer Daten für ausländerrechtliche Dokumente einschließlich Qualitätskontrolle
• Durchführung von Identitäts- und Plausibilitätsprüfungen zur Vorbereitung rechtssicherer Dokumentenbestellungen bei der Bundesdruckerei einschließlich Gebührenerhebung
• eigenverantwortliche Entscheidung über die Annahme von Verpflichtungserklärungen gemäß § 68 AufenthG für Kurzaufenthalte einschließlich Prüfung der Bonität von einladenden Personen sowie Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für Grenzfälle
• eigenverantwortliche Ausstellung von ausländerrechtlichen Bescheinigungen für Drittbehörden (z. B. Jobcenter, Kindergeldstelle)

Skills

Resilienz

Flexibilität

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Teamfähigkeit

Kooperationsfähigkeit

Kundenkontakt

Eigeninitiative

Interkulturelle Kompetenz

Education

Berufsausbildung

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich ausschließlich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig oder ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der voraussichtlichen Stellenbesetzung am 22. Januar 2027 nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet zur Vertretung voraussichtlich bis 30. Juni 2027 für das Ordnungsamt eine/-n Sachbearbeiter/-in Front Office (m/w/d).

DasOrdnungsamt ist dem Dezernat Umwelt, Klima, Ordnung und Sport zugeordnet. Die Aufgaben des Amtes beziehen sich maßgeblich auf die Umsetzung des Polizei- beziehungsweise Ordnungsrechts mit seinen vielfältigen Facetten. In den sieben Abteilungen werden verschiedenste Behördenaufgaben im Ordnungsbereich, die Vollstreckung von Ordnungswidrigkeiten wie die Organisation des gemeindlichen Vollzugsdienstes gebündelt.

Im Front Office der Ausländerbehörde werden persönliche Vorsprachen mit Termin bearbeitet. Gründe für die Vorsprache sind die Aufnahme von biometrischen Daten oder auch die Aushändigung von aufenthaltsrechtlichen Dokumenten. Neben dem Kundenverkehr innerhalb der Öffnungszeiten werden auch Postfächer betreut und Verpflichtungserklärungen bearbeitet.

Das erwartet Sie

• Übernahme einer zentralen Rolle im Publikumsverkehr der Ausländerbehördedurch die Bearbeitung von ausländerrechtlichen Angelegenheiten und Terminvorsprachen

• Erhebung und Erfassung biometrischer Daten für ausländerrechtliche Dokumente einschließlich Qualitätskontrolle

• Durchführung von Identitäts- und Plausibilitätsprüfungen zur Vorbereitung rechtssicherer Dokumentenbestellungen bei der Bundesdruckerei einschließlich Gebührenerhebung

• eigenverantwortliche Entscheidung über die Annahme von Verpflichtungserklärungen gemäß § 68 AufenthG für Kurzaufenthalte einschließlich Prüfung der Bonität von einladenden Personen sowie Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für Grenzfälle

• eigenverantwortliche Ausstellung von ausländerrechtlichen Bescheinigungen für Drittbehörden (z. B. Jobcenter, Kindergeldstelle)

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene mindestens dreijährige Berufsausbildung

• Resilienz und Flexibilität bei hohem Publikumsaufkommen, insbesondere die Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Anliegen strukturiert sowie lösungsorientiert zu bearbeiten

• einen sicheren Umgang mit arbeitsplatzbezogenen PC-Anwendungen, vor allem Microsoft Word und Excel, zur Erstellung von Schriftverkehr und zur Datenerfassung

• Erfahrungen mit Publikumsverkehr sowie Englischkenntnisse sind von Vorteil

• ausgeprägte interkulturelle Kompetenz sowie einen freundlichen, respektvollen Umgang mit Kundinnen und Kunden

• sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse mit der Fähigkeit, Entscheidungen, Festlegungen und rechtliche Vorgaben sachlich, verbindlich und adressatengerecht zu kommunizieren

• eine selbstständige, von Eigeninitiative und hohem Verantwortungsbewusstsein geprägte Arbeitsweise, verbunden mit der Fähigkeit, sich schnell in ein dynamisches Rechtsgebiet einzuarbeiten

• Team- und Kooperationsfähigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben in Zusammenarbeit mit allen zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der Ausländerbehörde

• Impfschutz oder ärztlich nachgewiesene Immunität gegen Masern

• Bereitschaft zur Absicherung der Arbeitszeit innerhalb der Sprechzeiten (montags bis donnerstags von 8 bis 15 Uhr, freitags von 8 bis 13 Uhr)

Das bieten wir

• eine befristete, nach der Entgeltgruppe 5 TVöD bewertete Stellein Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit, wobei sich die Arbeitszeiten an den Terminzeiten orientieren

Wenn Sie unbefristet bei der Stadtverwaltung oder einem Eigenbetrieb beschäftigt sind, können Sie sich auch auf befristete Stellen bewerben. Sollten Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einer niedrigeren Entgeltgruppe haben, bleibt dieser bestehen. Sie erhalten dann gemäß § 14 TVöD (VKA) für die Dauer der übertragenen, höherwertigen Tätigkeit eine Zulage als Ausgleichsbetrag zu der oben benannten Entgeltgruppe. Sofern Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einer höheren Entgeltgruppe haben, erfolgt die Vergütung für die Dauer der befristeten Tätigkeit entsprechend der niedrigeren Entgeltgruppe.

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln – im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/

Die Stadtverwaltung Leipzig unterstützt die berufliche Weiterentwicklung ihrer Beschäftigten. Temporäre Stellenwechsel ermöglichen es, zusätzliche fachliche, methodische und persönliche Kompetenzen zu erwerben sowie neue Aufgabenfelder kennenzulernen. Diese Erfahrungen dienen sowohl der individuellen Qualifizierung als auch der Weiterentwicklung der Stadtverwaltung insgesamt. Unbefristet beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig haben die Möglichkeit, sich auf befristete Stellen innerhalb der Verwaltung zu bewerben und für einen festgelegten Zeitraum andere Aufgaben zu übernehmen.
Der Wechsel auf eine befristete Stelle lässt das bestehende unbefristete Arbeitsverhältnis unberührt. Nach Beendigung der befristeten Tätigkeit besteht jedoch kein Anspruch auf Rückkehr auf die zuvor ausgeübte Stelle. Eine Weiterbeschäftigung erfolgt im Rahmen der dann vorhandenen Einsatzmöglichkeiten. Die Abteilung Personaltransfer unterstützt die Beschäftigten rechtzeitig vor Ablauf der Befristung bei der Suche nach einem geeigneten weiteren Einsatz.

Ausschreibungsschluss ist der 4. November 2026.