Schulsachbearbeiter/-in (m/w/d)

Stadt Leipzig Personalamt Abteilung Personalgewinnung; Leipzig; Sur place; EUR 34 000 - 47 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Unbefristete Teilzeitstelle

Betriebliche Altersversorgung

Flexible Arbeitszeitmodelle

30 Tage Urlaub

Fortbildungsmöglichkeiten

Bildungsförderung (3 Tage)

Résumé du poste

Stadt Leipzig Personalamt Abteilung Personalgewinnung sucht eine/n Schulsachbearbeiter/in (m/w/d) für das Amt für Schule. Die Stelle ist unbefristet und Teilzeit; Sie bearbeiten interne/externe Anfragen, koordinieren Termine, erledigen Sekretariatsaufgaben und unterstützen das Haushalts- und Rechnungswesen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Bedarfsermittlung, Beschaffung, Schulbesuchspflichtüberwachung, Anmeldung von Schülern sowie die Bearbeitung von Anträgen im Schulverwaltungsprogramm Sax-SVS.

Qualifications

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r oder gleichwertige bürowirtschaftliche Qualifikation.
• Anwendungssichere PC-Kenntnisse (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und orthografische Sicherheit
• Sicheres Auftreten gegenüber Lehrkräften, Eltern, Schülerinnen/Schülern und anderen Bediensteten
• Pädagogisches Geschick im Umgang mit Schülerinnen/Schülern
• Interkulturelles Verständnis
• Ausgeprägte organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
• Bereitschaft zum Dienstbeginn um 7:00 Uhr
• Masernschutz/ Immunität

Responsabilités

• Eigenständige Erledigung schulinterner und -externer Anfragen.
• Gesamte Terminkoordination inkl. Besucherorganisation und Informationsfluss zwischen Akteuren.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Post, Schreibarbeiten, Telefonauskunft, Aktenverwaltung.
• Bearbeitung von Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesensvorgängen.
• Bedarfsermittlung und Verwaltung von Büromaterial sowie Unterrichtsmitteln.
• Auftragserteilung und Kontrolle von Lieferungen, Reklamationsbearbeitung.
• Schulbesuchspflichtüberwachung und Anmeldung von neuen Schülern.
• Schülerdatei, Schulzeugnisse und Schülerbeförderung im SVS- System bearbeiten.
• Mitarbeit bei Inventur- und Archivarbeiten.

Connaissances

PC-Software (Textverarbeitung)

Textverarbeitung

Tabellenkalkulation

Kommunikationsfähigkeit

Schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Orthografische Kenntnisse

Sicheres Auftreten

Pädagogisches Geschick

Interkulturelles Verständnis

Organisation & Koordination

Bereitschaft 7:00 Uhr

Impfstatus Masern

Formation

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau Büromanagement

Bürokaufmann/-frau

Outils

Textverarbeitung

Tabellenkalkulation

Description du poste

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Schule eine/-n Schulsachbearbeiter/-in (m/w/d).

Leipzig ist jung, dynamisch und mit über 600.000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine der größten Städte Deutschlands. Nach dem Motto „Wir für die Stadt“ engagieren sich die rund 9.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung täglich, um Leipzig noch lebenswerter und bürgerfreundlicher zu machen. Das Amt für Schule ist Träger der kommunalen Schulen der Stadt Leipzig und damit zuständig für die äußeren Schulangelegenheiten, wie die Schulnetzplanung, den Schulhausbau, die Werterhaltung und Bewirtschaftung, die Schulpflichtüberwachung oder die Schülerbeförderung. Es integriert das Schulmuseum, das Schulbiologiezentrum, die Schola Cantorum, die Schulbibliothekarische Arbeitsstelle mit den Schulbibliotheken und Leseräumen an den Schulen sowie den Fachbereich Horte.

Das erwartet Sie

• eigenständige Erledigung und Beantwortung sämtlicher schulinterner und -externer Anfragen
• gesamte Terminkoordination einschließlich selbstständiger Besucherorganisation und Sicherstellung eines lückenlosen Informationsflusses zwischen allen Akteurinnen und Akteuren in und um die Schule
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Schreibarbeiten, Erteilung von Auskünften sowie Telefonvermittlung, Aktenverwaltung und Botengänge
• Bearbeitung von Vorgängen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, zum Beispiel Rechnungsbearbeitung, Überwachung und Nachweisführung der Haushaltsmittel sowie Führung des Handkassenvorschusses
• Bedarfsermittlung, -planung, -anmeldung sowie Verwaltung der Büro- und Verbrauchsmittel und der Lehr- und Unterrichtsmittel
• Auftragserteilung und Kontrolle von Lieferungen und Leistungen, einschließlich Reklamationsbearbeitung
• Schulbesuchspflichtüberwachung seitens der Schule
• Durchführung der Anmeldeverfahren für neue Schüler/-innen
• Bearbeitung von Schülerangelegenheiten wie An- und Abmeldungen, Führung der Schülerdatei, Ausstellung von Schulbescheinigungen im Schulverwaltungsprogramm Sax-SVS (Schulmodul)
• Vorbereitung von Schuluntersuchungen, Erstellung von Zeugnisabschriften und Bearbeitung von Anträgen zur Schülerbeförderung
• Mitwirkung bei Inventur- und Archivarbeiten

Das bringen Sie mit

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation beziehungsweise Büromanagement, Bürokauffrau/ Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Industriekauffrau/ Industriekaufmann
• Anwendungssichere Kenntnisse und Erfahrungen mit arbeitsplatzbezogener PC-Software (unter anderem Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sichere orthografische Kenntnisse
• Sicheres und korrektes Auftreten gegenüber Lehrkräften, Eltern, Schülerinnen/ Schüler sowie Bediensteten anderer Ämter und Institutionen
• Pädagogisches Geschick im Umgang mit Schülerinnen und Schülern
• Interkulturelles Verständnis
• Sehr gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
• Bereitschaft zum täglichen Dienstbeginn um 7:00 Uhr
• Impfschutz/ Immunität gegen Masern

Das bieten wir

• eine unbefristete Stelle in Teilzeit
• ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 42.340 Euro und 47.322 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 7 TVöD (Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle in Vollzeit einschließlich der Jahressonderzahlung)
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe
• Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
• eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung

Hinweise zu Ihrer Bewerbung

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln – im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien‑ oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation; gegebenenfalls beglaubigte Übersetzungen der Abschlusszeugnisse, sofern sie nicht auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind
• gegebenenfalls die Aufenthalts‑ sowie Arbeitserlaubnis
• gegebenenfalls eine Zeugnisbewertung oder bei reglementierten Berufen eine Anerkennung des Abschlusses
• Kopien von qualifizierten Dienst‑/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben
• Nachweis über den Erhalt zweier Masernschutzimpfungen oder Masernimmunität (erforderlich ab Geburtsjahrgang 1971)

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 2400 an.

Für Beschäftigte der Stadtverwaltung Leipzig gilt:

Die Stadtverwaltung Leipzig unterstützt die berufliche Weiterentwicklung ihrer Beschäftigten. Temporäre Stellenwechsel ermöglichen es, zusätzliche fachliche, methodische und persönliche Kompetenzen zu erwerben sowie neue Aufgabenfelder kennenzulernen. Diese Erfahrungen dienen sowohl der individuellen Qualifizierung als auch der Weiterentwicklung der Stadtverwaltung insgesamt. Unbefristet beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig haben die Möglichkeit, sich auf befristete Stellen innerhalb der Verwaltung zu bewerben und für einen festgelegten Zeitraum andere Aufgaben zu übernehmen.

Der Wechsel auf eine befristete Stelle lässt das bestehende unbefristete Arbeitsverhältnis unberührt. Nach Beendigung der befristeten Tätigkeit besteht jedoch kein Anspruch auf Rückkehr auf die zuvor ausgeübte Stelle. Eine Weiterbeschäftigung erfolgt im Rahmen der dann vorhandenen Einsatzmöglichkeiten. Die Abteilung Personaltransfer unterstützt die Beschäftigten rechtzeitig vor Ablauf der Befristung bei der Suche nach einem geeigneten weiteren Einsatz.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Britta Richter, Recruiterin, Telefon: [phone].

Ausschreibungsschluss ist der 22. Oktober 2026.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!