HR Manager Administration & Payroll Coordination (m/w/d)

Heinlein Support GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 52.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Work-Life-Balance

Remote-Arbeit

Team-Events

Kaffee & Obst

Firmenkultur

Zusammenfassung

Die Heinlein Gruppe in Berlin sucht eine erfahrene Fachkraft im Bereich Personaladministration & Payroll Coordination. Du betreust die Personalprozesse von Eintritt bis Austritt, koordinierst Lohnabrechnungen und arbeitest eng mit externen Dienstleistern zusammen.

Für die Rolle bringst du mehrjährige Erfahrung in HR-Administration, gutes Arbeitsrecht-Verständnis und Sicherheit im Umgang mit HR-Daten mit. Flexible Arbeitszeiten und Teil-Remote gehören zum Paket.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in HR-Administration oder operativem Personalmanagement.
• Gute Kenntnisse im Arbeitsrecht und in administrativen HR-Standards.
• Sicherer Umgang mit Personio und HR-Daten.
• Organisationsstärke, strukturierte Vorgehensweise und Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Verantwortung für Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt (Verträge, Personalakten, On-/Offboarding).
• Koordination der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und Abstimmung mit externer Lohnbuchhaltung.
• Sicherung der HR-Datenqualität und Erstellung von Kennzahlen-Auswertungen.
• Koordination von Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit in Zusammenarbeit mit externen Fachkräften.
• Mitgestaltung und Optimierung administrativer Abläufe.

Kenntnisse

HR-Administration

Arbeitsrecht

Personio

Organisationstalent

Datenanalyse

Tools

Lohnbuchhaltung

Jobbeschreibung

Die Heinlein Gruppe mit Sitz in Berlin steht für digitale Souveränität, Datenschutz und Open Source. Unter unserem Dach vereinen wir den IT-Dienstleister Heinlein Support, die Cloud-Plattform für E-Mail und Kollaboration mailbox, die Videokonferenzlösung OpenTalk und die File-Management-Lösung OpenCloud. Mit Linux-Expertise, persönlicher Beratung und innovativen Lösungen für sichere Kommunikation und Zusammenarbeit, sorgen wir für eine nachhaltige IT-Infrastruktur. Seit über 30 Jahren vertrauen uns Unternehmen, öffentliche Institutionen, Provider und Privatpersonen.

Du hast ein Faible für Zahlen, klare Strukturen und eine Personaladministration, auf die sich alle verlassen können? Du arbeitest sorgfältig, behältst Fristen und rechtliche Vorgaben sicher im Blick und bist gleichzeitig gerne Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeitenden? Dann werde Teil unseres People-&-Culture-Teams als HR Manager Administration & Payroll Coordination (m/w/d).

In Voll- oder Teilzeit sorgst Du dafür, dass unsere Personaladministration auch in einer wachsenden Unternehmensgruppe professionell und verlässlich läuft.

Deine Aufgaben

• Du bist Admin-Profi im Personalbereich: Du verantwortest unsere Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt – von Verträgen und digitalen Personalakten bis zum On- und Offboarding. Dabei behältst Du rechtliche Vorgaben im Blick und bist kompetente Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden.
• Du hast unsere Payroll im Griff: Du koordinierst die vorbereitende Lohnbuchhaltung, erfasst und prüfstabrechnungsrelevante Daten, bereitest sie fristgerecht auf und arbeitest eng mit unserer externen Lohnbuchhaltung zusammen.
• Du sorgst für verlässliche HR-Daten: Du stellst eine hohe Datenqualität sicher und erstellst aussagekräftige Auswertungen zu Kennzahlen. So schaffst Du Transparenz und eine belastbare Grundlage für unsere Personalarbeit.
• Du sorgst mit uns für einen sicheren Arbeitsplatz: Du koordinierst Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit gemeinsam mit externen Fachkräften und Betriebsärzten und unterstützt bei Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und deren Dokumentation. Perspektivisch übernimmst Du die Aufgabe als interne:r Sicherheitsbeauftragte:r.
• Du denkst bei unseren Abläufen mit: Du sorgst in Deinem Verantwortungsbereich für klare, gut dokumentierte Prozesse und entwickelst administrative Abläufe dort weiter, wo es sinnvoll ist.

Dein Profil

• Du kennst Dich in der Personaladministration aus: Du bringst mehrere Jahre Berufserfahrung in der HR-Administration oder im operativen Personalmanagement sowie gute Kenntnisse im Arbeitsrecht und in administrativen HR-Standards mit.
• Du bist fit in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung: Abrechnungsrelevante Daten, Stammdaten und Fristen bearbeitest Du routiniert und weißt, worauf es in der Zusammenarbeit mit einer externen Lohnbuchhaltung ankommt.
• Du bist ein Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich, zuverlässig und vorausschauend. Auch wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Deinem Tisch liegen, setzt Du klare Prioritäten und behältst den Überblick.
• Du hast ein gutes Gespür für Zahlen und Systeme: Du arbeitest gerne mit HR-Daten und Auswertungen und legst Wert auf Qualität und Genauigkeit. Idealerweise kennst Du bereits Personio.
• Auf Dich ist Verlass: Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um, kommunizierst klar und wertschätzend und arbeitest gerne mit Menschen und unterschiedlichen Bereichen zusammen. Für das Thema Arbeitsschutz bringst Du erste Erfahrung oder die Bereitschaft zur Weiterbildung mit.
• Du beherrschst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift. Zudem verfügst Du über gute Englischkenntnisse.

So kommen wir zusammen

Vorgespräch

Wir laden dich zu einem 30-minütigen online Kennenlern-Gespräch ein.

Bewerbungsgespräch

Wir treffen uns zu einem ausführlichen Gespräch - online oder bei uns in Berlin. Meist lernst du hier schon 3 Personen aus unserem Team kennen.

Entscheidung

Wir melden uns in jeden Fall bei dir und geben ein Feedback.

Onboarding

Wir freuen uns auf den ersten gemeinsamen Arbeitstag.

Wir bieten Dir

• Arbeit mit Sinn

  Unsere DNA und Leidenschaft: Linux, Open Source und Datenschutz. Lass uns zusammen die Kommunikation unserer Kunden freier, sicherer und damit digital souverän machen.

• Wissen

  Dich erwarten anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben, die immer wieder neue Erkenntnisse bringen. Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer über alle Teams und Ebenen hinweg sind bei uns selbstverständlich.

• Wachstum

  Deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung fördern wir gezielt. Ein offener Austausch im Team ist dabei genauso elementarer Bestandteil wie interne und externe Schulungen, Konferenzen oder Coaches.

• Work-Life-Balance

  Wir ermöglichen, dass Beruf und Familie für dich vereinbar sind – z.B. durch Flexibilität und teilweise Remote-Arbeit. Ach ja: Überstunden sind nicht selbstverständlich und werden natürlich ausgeglichen.

• Familienunternehmen

  Wir sind ein familiär geführtes Unternehmen mit über 25 Jahren Geschichte. Für unsere Kultur bedeutet das ein vertrauensvolles Miteinander, Stabilität und Sicherheit. Am gemeinsamen Unternehmenserfolg beteiligen wir dich gern.

• Annehmlichkeiten

  Kaffee, Tee und Obst sind bei uns immer am Start. Genauso wie regelmäßige gemeinsame Team-Events und -Aktivitäten, die das (Arbeits-)Leben schöner machen.