Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d)

Technische Universität Dresden Arbeitsstätte Dresden; Dresden; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage pro Jahr

Fort- und Weiterbildung

Jobticket (Deutschlandticket)

Zusätzliche Altersversorgung im Öff. D

Job summary

Die Technische Universität Dresden sucht am Zentrum für Lehrkräftebildung, Schul- und Berufsbildungsforschung (ZLSB) eine Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär/Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (50%), unbefristet, mit 20 Stunden pro Woche.

Die Tätigkeit umfasst Postbearbeitung, telefonische Erstberatung, Erstellung von Korrespondenzen und Unterstützung bei Veranstaltungen. Vorausgesetzt werden eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, sicherer Umgang mit MS

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder verwaltungsnaher Bereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit digitalen Verwaltungs- und Kommunikationssystemen vorteilhaft.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Serviceorientierung und Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Postbearbeitung (Posteingang/ausgang, Erfassung im Postbuch).
• Telefonische Erstberatung zu Zuständigkeiten. Weiterleitung an zuständige Kollegen.
• Erstellen von Anschreiben, Protokollen, Präsentationen, Übersichten, Statistiken.
• Unterstützung bei Organisation von Veranstaltungen und Gremiensitzungen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die Technische Universität Dresden (TUD) zählt als Exzellenzuniversität zu den leistungsstärksten Forschungseinrichtungen Deutschlands. 1828 gegründet, ist sie heute eine global bezogene, regional verankerte Spitzenuniversität, die innovative Beiträge zur Lösung weltweiter Herausforderungen leisten will. In Forschung und Lehre vereint sie Ingenieur- und Naturwissenschaften mit den Geistes- und Sozialwissenschaften und der Medizin. Diese bundesweit herausragende Vielfalt an Fächern ermöglicht der Universität, die Interdisziplinarität zu fördern und Wissenschaft in die Gesellschaft zu tragen. Die TUD versteht sich als moderne Arbeitgeberin und will allen Beschäftigten in Lehre, Forschung, Technik und Verwaltung attraktive Arbeitsbedingungen bieten und so auch ihre Potenziale fördern, entwickeln und einbinden. Die TUD steht für eine Universitätskultur, die geprägt ist von Weltoffenheit, Wertschätzung, Innovationsfreude und Partizipation. Sie begreift Diversität als kulturelle Selbstverständlichkeit und Qualitätskriterium einer Exzellenzuniversität. Entsprechend begrüßen wir alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich mit ihrer Leistung und Persönlichkeit bei uns und mit uns für den Erfolg aller engagieren möchten.

Am Zentrum für Lehrkräftebildung, Schul- und Berufsbildungsforschung (ZLSB) ist zum 01.05.2027 eine Stelle als Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 6 TV-L) unbefristet, mit 50% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (20h/Woche), zu besetzen.

Aufgaben:

• Postbearbeitung (Posteingang, Postausgang, Erfassung im Postbuch, Adressermittlung)
• telefonische Erstberatung zu Zuständigkeiten sowie Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen
• Erstellen von anfallenden Korrespondenzen (Anschreiben, Protokolle, Präsentationen, Übersichten, Statistiken)
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen/Gremiensitzungen (Raumbuchung, Erstellen von Materialien, etc.)
• Unterstützung Öffentlichkeitsarbeit (Pflege Webseiten, Formulare, Informationsmaterialien)
• finanztechnische Bearbeitung und Überwachung der Haushalts- und Drittmittelkonten, Prüfen von Rechnungen und Lieferungen
• Kopieraufträge/Wartungsintervall Kopierer/Service Kopierer
• Dokumentenablage und Archivierung der Unterlagen des Prüfungsamtes (Studierendenakte, Notenlisten)
• Materialbeschaffung Bürobedarf
• Fristenüberwachung, terminliche Abläufe und Wiedervorlagen
• Unterstützung des Prüfungsamtes bei der elektronischen Prüfungsverwaltung (HIS, selma (Freigabe Notenverbuchungen, Erfassung Verlängerung Abgabetermine, Erfassung krankheitsbedingte Rücktritte, Verbuchung Anträge auf Anrechnung))

Voraussetzungen:

• abgeschlossene Berufsausbildung auf einem kaufmännischen, verwaltungsnahen Gebiet oder in einer für die Tätigkeit geeigneten Fachrichtung
• relevante Erfahrungen in den oben genannten organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sind von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit digitalen Verwaltungs- und Kommunikations-systemen sind von Vorteil
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten, ein sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung
• selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungs-bewusstsein und schneller Auffassungsgabe
• ausgeprägte Teamfähigkeit, Flexibilität und Stressresistenz sowie ein aufgeschlossenes und umgängliches Wesen

Wir bieten:

• Gelegenheit zu interessanter und eigenverantwortlicher Arbeit in flacher Hierarchie in einem aufgeschlossenen Team und unterstützender Atmosphäre
• flexible Regelung von Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Urlaubstage pro Jahr (innerhalb einer 5-Arbeitstage-Woche)
• umfangreiches Angebot zur Fort- und Weiterbildung
• Gesundheitsvorsorge und Sportangebote der TUD
• ein ermäßigtes Jobticket (auch als Deutschlandticket)
• Teilnahme an der zusätzlichen Altersversorgung im öffentlichen Dienst über die VBL

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Bewerbung:

Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen bis zum 11.12.2026 (es gilt der Poststempel der Zentralen Poststelle bzw. der Zeitstempel auf dem E-Mail-Server der TUD) bevorzugt über das SecureMail-Portal der TUD https://securemail.tu-dresden.de als ein PDF-Dokument an [e-mail] bzw. an:
TU Dresden, Zentrum für Lehrkräftebildung, Schul- und Berufsbildungsforschung,
Frau Anja Schanze, Helmholtzstr.10, 01069Dresden.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Hinweis zum Datenschutz:

Welche Rechte Sie haben und zu welchem Zweck Ihre Daten verarbeitet werden sowie weitere Informationen zum Datenschutz haben wir auf folgender Webseite für Sie zur Verfügung gestellt: https://tu-dresden.de/karriere/datenschutzhinweis.