Hauptabteilungsassistenz (m/w/d)

TKMS GmbH; Kiel; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Welcomeday und Onboardingprogramm

30 Tage Jahresurlaub

Homeoffice-Regelung

Zuschuss zum Jobticket

Job summary

TKMS GmbH in Kiel sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung bzw. Office-Managerin (m/w/d) zur Organisation des Sekretariats, Koordination von Meetings, Dienstreisen und Budgetunterstützung.

Sie betreuen interne und externe Gäste, erstellen Präsentationsunterlagen (PowerPoint) und unterstützen Führungskräfte bei Projekten. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Büroerfahrung, sehr gute MS-Office Kenntnisse (Excel, PowerPoint) sowie fließende Deutsch- und

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Büroerfahrung im Sekretariat oder vergleichbarer Position.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Kommunikationsfähigkeit.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung interner/externer Gäste; Organisation von Meetings, Workshops, Dienstreisen sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung.
• Unterstützung bei Budgetplanung, Personalthemen, strategischen und operativen Projekten; Pflege von Kennzahlen und Reports.
• Organisation und Koordination des Sekretariats, Dokumentenverwaltung, interne/externe Korrespondenz; Abstimmung von Terminen.
• Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen.
• Infrastrukturaufgaben wie Büro- und Arbeitsmaterialbeschaffung, IT-Berechtigungen, Beschilderungen, Umzüge; Schnittstellen zum Facility Management.

Skills

Organisations talent

Diskretion

Kommunikationsstärke

MS Office Kenntnisse

PowerPoint

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Meeting coordination

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP Kenntnisse

Job description

TKMS steht für herausragende Ingenieurskunst und Innovationskraft im Überwasser- und Unterwasserschiffbau. Seit mehr als 185 Jahren. Als starker Partner, dem die NATO vertraut, bauen wir 70 Prozent ihrer U-Boot-Flotte und tragen so zu Frieden und Sicherheit bei. Weltweit. Bereit mit den Besten und als Teil eines Teams aus mehr als 9.700 Kolleginnen und Kollegen, zu arbeiten? Als wachsendes Marineunternehmen bieten wir zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen, diversen Hightechumfeld. Wir entwickeln Stärke.

• Empfang und Betreuung von internen und externen Gästen; Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Dienstreisen sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen; Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen (z.B. PowerPoint) und der Führungskraft bei Budgetplanung, Personalthemen, strategischen und operativen Projekten; Pflege von Kennzahlen und Reports
• Organisation sowie Koordination des Sekretariats inkl. Dokumentenverwaltung, Ansprechposition in administrativen Fragestellungen, Erstellung und Bearbeitung interner/externer Korrespondenz sowie Abstimmung und Steuerung von internen/externen Terminen
• Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Eigenständige Bearbeitung von Infrastrukturaufgaben wie Büro und Arbeitsmaterialbeschaffung, ITBerechtigungen, Beschilderungen, Organisation von Umzügen, Schnittstellen zum Facility Management
• Pflege und Koordination von Arbeits und Fehlzeiten in ERPSystemen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie fachspezifische Kenntnisse in Büroverwaltung, Betriebswirtschaft, Fremdsprachenkorrespondenz oder Projektmanagement
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im Konzernumfeld, mit sicherem Umgang in Büroorganisation, administrativen Prozessen, Budgetverwaltung, KostenstellenControlling sowie Bestell und Rechnungsprüfungen
• Sehr gute Kenntnisse in MicrosoftOffice, insbesondere Excel und PowerPoint, Erfahrung in der Aufbereitung von Datenanalysen, Vorbereitung von Audits/Reviews und erste Unterstützung von Projektarbeiten; SAPERPKenntnisse sowie Kenntnisse in Lean Management, KVP oder agilen Methoden sind von Vorteil
• Hohe digitale Kompetenz und schnelle Auffassungsgabe für komplexe Unternehmensstrukturen (z.B. Schnittstellen zwischen Produktion, Logistik, Qualitätssicherung, Konstruktion und Einkauf) sowie sehr gute Deutsch und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent, stark ausgeprägte Diskretion, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke auf allen Hierarchieebenen, hohe Belastbarkeit, Flexibilität, exzellentes Zeitmanagement, analytisches Denken und sicheres Auftreten

Für uns ist es selbstverständlich, optimale Rahmenbedingungen zu bieten. Dazu gehören unter anderem:

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung

Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander – das bieten wir seit über 185 Jahren!