Hauptabteilungsassistenz (m/w/d)

TKMS Group; Kiel; Hybrid; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Welcomeday

Tarifliche Vergütung

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Homeoffice-Regelung

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Jobticket-Zuschuss

Firmenfitness

Bikeleasing

Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

Job summary

TKMS sucht eine engagierte Verwaltungsassistenz zur Unterstützung des Sekretariats. Zu Ihren Aufgaben gehört der Empfang, die Organisation von Meetings, Dienstreisen sowie die Erstellung von Präsentationsunterlagen und die Pflege von Kennzahlen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, verfügen über exzellente Office-Kenntnisse (Excel/PowerPoint) und haben idealerweise SAP-Kenntnisse. Die Position bietet ein sicheres Arbeitsumfeld in Kiel.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Routinierte Büroorganisation, Budgetverwaltung und interne/externe Korrespondenz.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint; SAP-Kenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von internen und externen Gästen; Organisation von Meetings, Workshops, Dienstreisen; Unterstützung bei Budgetplanung und Personalthemen.
• Führungskraft bei Präsentationsunterlagen, Kennzahlen und Reports unterstützen.
• Organisation des Sekretariats, Dokumentenverwaltung, Korrespondenz; Abstimmung von Terminen.
• Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen; IT-Berechtigungen und Infrastrukturaufgaben.

Skills

Büroorganisation

Excel

PowerPoint

Budgetverwaltung

Kostenstellencontrolling

Projektmanagement

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

ERP-Systeme

Job description

TKMS steht für herausragende Ingenieurskunst und Innovationskraft im Überwasser- und Unterwasserschiffbau. Seit mehr als 185 Jahren. Als starker Partner, dem die NATO vertraut, bauen wir 70 Prozent ihrer U-Boot-Flotte und tragen so zu Frieden und Sicherheit bei. Weltweit. Bereit mit den Besten und als Teil eines Teams aus mehr als 9.700 Kolleginnen und Kollegen, zu arbeiten? Als wachsendes Marineunternehmen bieten wir zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen, diversen Hightechumfeld. Wir entwickeln Stärke.

• Empfang und Betreuung von internen und externen Gästen; Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Dienstreisen sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen; Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen (z.B. PowerPoint) und der Führungskraft bei Budgetplanung, Personalthemen, strategischen und operativen Projekten; Pflege von Kennzahlen und Reports
• Organisation sowie Koordination des Sekretariats inkl. Dokumentenverwaltung, Ansprechposition in administrativen Fragestellungen, Erstellung und Bearbeitung interner/externer Korrespondenz sowie Abstimmung und Steuerung von internen/externen Terminen
• Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Eigenständige Bearbeitung von Infrastrukturaufgaben wie Büro und Arbeitsmaterialbeschaffung, ITBerechtigungen, Beschilderungen, Organisation von Umzügen, Schnittstellen zum Facility Management
• Pflege und Koordination von Arbeits und Fehlzeiten in ERPSystemen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie fachspezifische Kenntnisse in Büroverwaltung, Betriebswirtschaft, Fremdsprachenkorrespondenz oder Projektmanagement
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im Konzernumfeld, mit sicherem Umgang in Büroorganisation, administrativen Prozessen, Budgetverwaltung, KostenstellenControlling sowie Bestell und Rechnungsprüfungen
• Sehr gute Kenntnisse in MicrosoftOffice, insbesondere Excel und PowerPoint, Erfahrung in der Aufbereitung von Datenanalysen, Vorbereitung von Audits/Reviews und erste Unterstützung von Projektarbeiten; SAPERPKenntnisse sowie Kenntnisse in Lean Management, KVP oder agilen Methoden sind von Vorteil
• Hohe digitale Kompetenz und schnelle Auffassungsgabe für komplexe Unternehmensstrukturen (z.B. Schnittstellen zwischen Produktion, Logistik, Qualitätssicherung, Konstruktion und Einkauf) sowie sehr gute Deutsch und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent, stark ausgeprägte Diskretion, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke auf allen Hierarchieebenen, hohe Belastbarkeit, Flexibilität, exzellentes Zeitmanagement, analytisches Denken und sicheres Auftreten

Für uns ist es selbstverständlich, optimale Rahmenbedingungen zu bieten. Dazu gehören unter anderem:

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung

Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander – das bieten wir seit über 185 Jahren!