Geschäftsführungsassistenz (m/w/d)

TKMS; Wismar; Hybrid; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Welcome Day

Tarifliche Vergütung

Homeoffice-Regelung

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Jobticket/Deutschlandticket-Zuschuss

Firmenfitness

Bikeleasing

Entwicklungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

TKMS sucht eine erfahrene Assistenz bzw. Sekretariatsleitung zur Organisation des Sekretariats, Dokumentenverwaltung und zentralen Ansprechstelle für administrative Fragen.

Sie planen Veranstaltungen, koordinieren Termine, bereiten Reisen vor und unterstützen die Geschäftsleitung bei Fach- und Führungsaufgaben. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie SAP-/MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und spezialisierte Weiterbildung im Büromanagement bzw. Fremdsprachenkorrespondenz.
• Langjährige Erfahrung in der Assistenz von strategischen Unternehmensfunktionen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere EDV-Kenntnisse (MS-Office, SAP).
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative, Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe.
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, professionelles Auftreten, Loyalität und Integrität.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Sekretariats inkl. Dokumentenverwaltung und zentrale Ansprechposition für administrative Fragen
• Erstellung, Prüfung und Bearbeitung interner/externen Korrespondenz sowie Terminsteuerung und Nachverfolgung
• Planung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops, Meetings und Geschäftsreisen, inklusive Abrechnung und Beschaffung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeiten im ERP-System, Bearbeitung von Bestellungen und Dienstleistungsbeauftragungen
• Unterstützung der Geschäftsleitung als Sparringspartner:in bei Fach- und Führungsaufgaben, Erstellung von Präsentationen und Koordination zu Fachbereichen

Kenntnisse

Sekretariatskoordination

EDV/MS Office

SAP

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Weiterbildung Büromanagement / Fremdsprachenkorrespondenz

Tools

SAP

MS Office

Jobbeschreibung

TKMS steht für herausragende Ingenieurskunst und Innovationskraft im Überwasser- und Unterwasserschiffbau. Seit mehr als 185 Jahren. Als starker Partner, dem die NATO vertraut, bauen wir 70 Prozent ihrer U-Boot-Flotte und tragen so zu Frieden und Sicherheit bei. Weltweit. Bereit mit den Besten und als Teil eines Teams aus mehr als 9.700 Kolleginnen und Kollegen, zu arbeiten? Als wachsendes Marineunternehmen bieten wir zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen, diversen Hightechumfeld. Wir entwickeln Stärke.

• Organisation und Koordination des Sekretariats inkl. Dokumentenverwaltung sowie zentrale Ansprechposition für administrative Fragen
• Erstellung, Prüfung und Bearbeitung interner und externer hochsensibler Korrespondenz, Abstimmung, Steuerung und Nachverfolgung von internen und externen Terminen sowie von Aktions- und To-Do-Punkten nach Priorität
• Eigenständige Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops, Meetings und Geschäftsreisen, inkl. Abrechnung sowie Beschaffung von Büro- und Arbeitsmaterial, Verwaltung von IT-Berechtigungen, Koordination von Umzügen und Zusammenarbeit mit dem Facility Management
• Pflege und Koordination von Arbeits- und Fehlzeiten im ERP-System sowie Bearbeitung von Bestellungen und Dienstleistungsbeauftragung inkl. Rechnungsprüfung
• Unterstützung der Geschäftsleitung als Sparringspartner:in bei Fach- und Führungsaufgaben, Erstellung von Präsentationen, Leitfäden, Beschlussvorlagen sowie Koordination der Schnittstellen zu Fachbereichen, Behörden, Verbänden und Konzernfunktionen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und spezialisierte Weiterbildung im Büromanagement bzw. in der Fremdsprachenkorrespondenz, z.B.Wirtschaftsfachwirt:in/HR-Controlling, Compensation und Benefits
• Langjährige Erfahrung in der Assistenz von strategischen Unternehmensfunktionen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office und SAP
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative, Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe, kombiniert mit lösungsorientiertem Arbeiten
• Hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit, professionelles Auftreten, Loyalität, Integrität, Empathie und Verantwortungsbewusstsein

Für uns ist es selbstverständlich, optimale Rahmenbedingungen zu bieten. Dazu gehören unter anderem:

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung

Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander – das bieten wir seit über 185 Jahren!