Guest Experience & Services Coordinator (m/w/d) 32 St./Woche

Levy Restaurants GmbH; München; Vor Ort; EUR 28.000 - 34.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Team- und Führungsumfeld

Onboarding & Einarbeitung

Flexible Arbeitszeiten im Schichtdiest

ÖPNV-Anbindung + Parkmöglichkeiten

Moderne Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Getränke

Mitarbeiter-Rabatte

Betriebliche Altersvorsorge

Attraktives Vergütungsmodell

30 Tage Urlaub

Zusammenfassung

Levy Restaurants GmbH in München sucht eine/n Guest Experience & Services Coordinator, um das Experience Center zu führen und reibungslose Kundenevents sicherzustellen. Du bist Schnittstelle zwischen Reception, Facility, Catering, Planning und externen Dienstleistern und wirkst an der Sicherstellung des Center-Betriebs mit.

Zu deinen Aufgaben gehören Briefings, Touren, Events und Meetings, sowie Raumsetup, Raumchecks am Morgen und Vorbereitung am Abend.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Hospitality, Rezeption oder Event-/Meeting-Organisation vorteilhaft.
• Teilzeit im Schichtbetrieb mit Früh- und Spätschichten Mo–Fr.
• Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeit in einem schnelllebigen Umfeld.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Offenheit für digitale Tools wie Copilot.
• Englischkenntnisse sicher in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse sehr gut; 3. Sprache von Vorteil.
• Sicheres Auftreten im Umgang mit Business-Kunden in internationllem Umfeld.
• Prozessorientiert, flexibel, selbstständig und initiativ.

Aufgaben

• Vorbereitung und Betreuung von Briefings, Engagements, Touren, Events und internen Meetings.
• Erstellung und Druck von Tischkarten und QR-Codes sowie Sicherstellung des Room Set-ups.
• Morgendliche Raumchecks vor Kundeneintreffen; abendliche Vorbereitung der Räume.
• Sichere Abstimmung mit operativen Teams zur Center- und Raumbereitschaft.
• Koordination und Kommunikation mit Stakeholdern über Meetings/Chats/Channels.
• Tägliche Kontrollen von Erscheinungsbild und Funktionalität (Möbel, Reinigung, Pflanzen).
• Bestands- und Customer-Amenity-Management, Nachbestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial.
• Bearbeitung von Rechnungen sowie Unterstützung bei Shipping & Receiving.
• Pflege zentraler Informationen in Firmeneigenen Tools, Teams und SharePoint.
• Unterstützung der Zutritts-Verwaltung und Entwicklung operativer Prozesse.

Kenntnisse

Hospitality Erfahrung

Rezeptionserfahrung

Event-Organisation

Multitasking

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Copilot

Jobbeschreibung

Als Guest Experience & Services Coordinator sorgst du für ein erstklassiges Erscheinungsbild des Experience Center und einen reibungslosen Ablauf aller Kundenengagements – von Briefings und Touren über Events und Summits bis zu internen Meetings. Du arbeitest in einem internationalen Umfeld, in dem Englisch die überwiegende Arbeits‑ und Kommunikationssprache ist. In dieser Rolle unterstützt du die/den Guest Experience & Services Lead dabei, die abteilungsübergreifende Kommunikation zu fördern und zu erleichtern, damit das Center jederzeit für die Executive‑Level‑Kunden von Microsoft bereit ist. Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Reception, Facility, Catering, Planning sowie internen und externen Dienstleistern. Detailgenauigkeit, Organisationsstärke und ein serviceorientiertes, lösungsorientiertes Auftreten sind dabei entscheidend. Zusätzlich trägst du zur Sicherheit im Experience Center bei.

Dann suchen wir, die Levy Restaurants, genau Dich als

Microsoft Experience Center EMEA, München

Was wir dir bieten

• Ein Team‑ und Führungsumfeld, in dem Vertrauen, Eigenverantwortung und offene Kommunikation zählen
• Onboarding & Einarbeitung durch ein eingespieltes Team
• Flexible Arbeitszeiten im Schichtdienst, bei einer 32 St./Woche (Mo.–Fr.)
• Gute Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln + kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Moderne Arbeitsatmosphäre mit innovativster Technologie
• Kostenfreie Getränke (Wasser, Softdrinks, Tee, Kaffee)
• Mitarbeiter‑Rabatte
• Betriebliche Altersvorsorge
• Ein attraktives Vergütungsmodell
• 30 Tage Urlaub bei einer 5‑Tage‑Woche (anteilig bei Teilzeit)

Die Position ist in Teilzeit (bis zu 32 Std./Woche) ausgelegt – ein geringerer Stundenumfang ist nach Absprache möglich.

Was wir erwarten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Hospitality, Rezeption oder Event‑/Meeting‑Organisation von Vorteil
• Bereitschaft zu Teilzeit im Schichtbetrieb mit Abdeckung von frühen (ab 7:30) und späten Randzeiten (bis 18:30), Montag - Freitag
• Ausgeprägte Organisations‑ und Multitasking‑Fähigkeit in einem schnelllebigen Umfeld sowie eine Hands‑on‑ und Servicementalität
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Offenheit für digitale Tools wie Copilot
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift (überwiegende Arbeitssprache) sowie sehr gute Deutschkenntnisse; eine 3. Sprache von Vorteil
• Sicheres Auftreten im Umgang mit Business‑Kunden aller Ebenen und in einem internationalen, kulturell vielfältigen Umfeld
• Prozessorientiert, zugleich flexibel, selbstständig und initiativ

Was Dich erwartet

• Vorbereitung und Betreuung von Briefings, Engagements, Touren, Events und internen Meetings – inkl. Erstellung und Druck von Tischkarten und QR‑Codes sowie Sicherstellung des korrekten Room Set‑ups und Rückbaus
• Morgendliche Raumchecks vor dem Eintreffen der Kunden in den frühen Arbeitsstunden sowie abendliche Vorbereitung der Räume für den nächsten Tag in den späteren Stunden
• Enge Abstimmung mit den operativen Teams (Guest Experience & Services mit Rezeption, Hausmeister, Culinary, Planning) zur Sicherstellung der Center‑ und Raumbereitschaft
• Koordination und Kommunikation mit allen Stakeholdern – inklusive Weitergabe relevanter Informationen in Meetings und über Teams‑Chats/Channels, um durchgängige Sichtbarkeit sicherzustellen
• Tägliche Kontrollgänge zur Überwachung von Erscheinungsbild und Funktionalität (u.a. Möbel, Reinigung, Pflanzen, Amenities) sowie zeitnahe Nachverfolgung offener Punkte in Früh‑ und Spätdienst
• Bestands‑ und Customer-Amenity‑Management: Überwachung der Bestände, Nachbestellung von Büro‑ und Verbrauchsmaterial sowie Pflege ausreichender Vorräte
• Bearbeitung von Rechnungen sowie Unterstützung bei Shipping & Receiving von Sendungen im Namen von Kunden
• Pflege und Organisation zentraler Informationen und Ressourcen in firmeneigenen Tools sowie Teams und SharePoint
• Unterstützung bei der Zutritts‑Verwaltung
• Mitwirkung an der Entwicklung und Umsetzung operativer Prozesse und Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung des Gästeerlebnisses
• Aufbau starker Beziehungen zu Kunden, Compass‑Teams sowie internen/externen Dienstleistern; fachgerechte Eskalation von Themen
• Unterstützung der/des Guest Experience & Services Lead bei großen Projekten, Notfallsituationen und der Pflege der Sicherheitsdokumentation.

Werde Teil unseres Teams!