Founders Associate - Operations

Heidi Systems; Berlin; On-site; EUR 60,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Mentoring durch Gründer

Gestaltungsspielraum

End-to-End-Verantwortung

Netzwerk Immobilien/Tech/VC

Büro Berlin Mitte

Job summary

Heidi Systems sucht in Berlin eine/n Operations Manager, der/die die End-to-End-Umsetzung von Kundenprojekten verantwortet. Du koordinierst Verwalter, Eigentümer, Installateure und Partner, behältst den Überblick über parallel laufende Projekte und treibst Verbesserungen in Prozessen voran.

Du arbeitest eng mit dem Founder zusammen, baust operative Strukturen auf und gestaltest mit, wie das Unternehmen seine Prozesse weiterentwickelt.

Qualifications

• Studium in Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen, BWL, VWL, Finance, Informatik oder einem vergleichbaren Fach.
• Du hast bereits gezeigt, dass du Dinge eigenständig vorantreiben kannst – nicht nur Aufgaben abarbeiten.
• Du bist analytisch stark und kannst dich schnell in neue Themen einarbeiten.
• Du kannst komplexe Probleme strukturieren und daraus konkrete nächste Schritte ableiten.
• Du bist sehr organisiert und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du kommunizierst klar und souverän – auch mit Kunden und externen Partnern.
• Du hast hohe Eigenmotivation und wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was du tun sollst.
• Du hast Spaß daran, dich in neue Tools und Technologien einzuarbeiten und Prozesse mit AI und Automatisierung besser zu machen.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und fließendes Englisch sind Voraussetzung.

Responsibilities

• Du übernimmst End-to-End Ownership für eigene Kunden und Objekte – vom Onboarding bis zur erfolgreichen Umsetzung und laufenden Betreuung.
• Du koordinierst Hausverwaltungen, Eigentümer, Installateure, Mieter und weitere Partner und stellst sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen haben.
• Du steuerst viele Projekte parallel und behältst eigenständig den Überblick, ohne dass jemand dir hinterlaufen muss.
• Du bist zentraler Ansprechpartner für unsere Kunden und Partner und kommunizierst schnell, klar und verbindlich.
• Du löst operative Probleme eigenständig. Wenn etwas nicht funktioniert, suchst du nach einer Lösung, bis es klappt und schreckst auch nicht vor unkonventionellen Methoden zurück.
• Du identifizierst manuelle, fehleranfällige oder repetitive Prozesse und entwickelst daraus skalierbare Prozesse und Systeme.
• Du automatisierst operative Abläufe mit No-Code-/Low-Code- und AI-Tools, z. B. n8n, Claude Code oder vergleichbaren Tools.
• Du baust Strukturen für Projekttracking, Dokumentation, Reporting und interne Kommunikation auf und stellst sicher, dass diese im Alltag funktionieren.
• Du analysierst operative Kennzahlen, erkennst Engpässe und leitest daraus konkrete Maßnahmen ab.
• Du übernimmst eigene Projekte und Initiativen von der Problemdefinition über die Umsetzung bis zur Erfolgsmessung.
• Du arbeitest direkt mit unserem Founder zusammen und übernimmst mit wachsendem Vertrauen zunehmend größere operative Verantwortungsbereiche.

Skills

Analytisches Denken

Eigenmotivation

Verantwortungsbereitschaft

Organisationsfähigkeit

Kommunikation

No-Code/Low-Code Tools

Education

Wirtschaftswissenschaften / Wirtschaftsingenieurwesen / BWL / VWL / Finance / Informatik (vergleichbares)

Tools

No-Code-/Low-Code-Tools

AI-Tools

Job description

Heidi Systems baut das Energy-OS für Real Estate. Dafür digitalisieren wir einen der letzten großen analogen Märkte Europas und schaffen die Infrastruktur für intelligentes Energiemanagement in Gebäuden.

Wo wir stehen

• 8 Personen
• Starke Pipeline mit +5.000 aktiven Deals
• Angel-Runde mit Unicorn-Foundern sowie Directors von Google und OpenAI
• Auf dem Weg zu 10x in 2026

Wir rollen die Messdienstbranche neu auf – einen riesigen, verstaubten Markt, den seit Jahrzehnten kaum jemand angefasst hat. Als Prop- und ClimateTech verbinden wir Software, IoT und Operations zu einer Plattform, die Energie- und Verbrauchsdaten erstmals durchgängig digital, transparent und in Echtzeit verfügbar macht.

Wir wachsen stark und suchen jemanden, der unsere operativen Abläufe mit aufbaut, übernimmt und kontinuierlich besser macht.

Als Operations Manager bist du für die End-to-End-Umsetzung unserer Kundenprojekte verantwortlich. Aus einem gewonnenen Auftrag machst du ein erfolgreich umgesetztes Projekt.

Du koordinierst Kunden, Hausverwaltungen, Eigentümer, Installateure und weitere Partner, hältst Projekte auf Kurs und sorgst dafür, dass Probleme gelöst werden, bevor sie eskalieren.

Gleichzeitig baust du gemeinsam mit unserem Founder die operativen Strukturen von Heidi Systems weiter aus.

Die Rolle ist bewusst breit angelegt: Du bekommst kein fertiges Playbook. Du baust es mit auf.

Aufgaben

• Du übernimmst End-to-End Ownership für eigene Kunden und Objekte – vom Onboarding bis zur erfolgreichen Umsetzung und laufenden Betreuung
• Du koordinierst Hausverwaltungen, Eigentümer, Installateure, Mieter und weitere Partner und stellst sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen haben
• Du steuerst viele Projekte parallel und behältst eigenständig den Überblick, ohne, dass jemand dir hinterlaufen muss
• Du bist zentraler Ansprechpartner für unsere Kunden und Partner und kommunizierst schnell, klar und verbindlich
• Du löst operative Probleme eigenständig. Wenn etwas nicht funktioniert, suchst du nach einer Lösung, bis es klappt und schreckst auch nicht vor unkonventionellen Methoden zurück
• Du identifizierst manuelle, fehleranfällige oder repetitive Prozesse und entwickelst daraus skalierbare Prozesse und Systeme
• Du automatisierst operative Abläufe mit No-Code-/Low-Code- und AI-Tools, z. B. n8n, Claude Code oder vergleichbaren Tools
• Du baust Strukturen für Projekttracking, Dokumentation, Reporting und interne Kommunikation auf und stellst sicher, dass diese im Alltag funktionieren
• Du analysierst operative Kennzahlen, erkennst Engpässe und leitest daraus konkrete Maßnahmen ab
• Du übernimmst eigene Projekte und Initiativen von der Problemdefinition über die Umsetzung bis zur Erfolgsmessung
• Du arbeitest direkt mit unserem Founder zusammen und übernimmst mit wachsendem Vertrauen zunehmend größere operative Verantwortungsbereiche.

Wir suchen jemanden mit hohem Drive, starkem analytischem Denken und Lust darauf, früh Verantwortung zu übernehmen.

• Studium in Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen, BWL, VWL, Finance, Informatik oder einem vergleichbaren Fach.
• Erste relevante Erfahrungen durch Praktika in Startups, Venture Capital, Consulting, Investment Banking, Tech oder einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Du hast bereits gezeigt, dass du Dinge eigenständig vorantreiben kannst – nicht nur Aufgaben abarbeiten.
• Du bist analytisch stark und kannst dich schnell in neue Themen einarbeiten.
• Du kannst komplexe Probleme strukturieren und daraus konkrete nächste Schritte ableiten.
• Du bist sehr organisiert und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du kommunizierst klar und souverän – auch mit Kunden und externen Partnern.
• Du hast hohe Eigenmotivation und wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was du tun sollst.
• Du hast Spaß daran, dich in neue Tools und Technologien einzuarbeiten und Prozesse mit AI und Automatisierung besser zu machen.
• Du kannst mit Unklarheit umgehen und fühlst dich wohl, wenn es noch keinen perfekten Prozess gibt.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und fließendes Englisch sind Voraussetzung.

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit und tägliches Mentoring durch einen erfahrenen Gründer und eine extrem steile Lernkurve
• Teil eines stark wachsenden Early-Stage-Startups zu werden, das einen riesigen Markt digitalisiert – mit viel Eigenverantwortung, hoher Geschwindigkeit und echtem Gestaltungsspielraum
• Echte End-to-End-Verantwortung: Deine Projekte gehören dir – von der ersten Abstimmung bis zur erfolgreichen Umsetzung
• Die Chance, unsere Operations von Anfang an mit aufzubauen und die Prozesse eines schnell wachsenden Unternehmens maßgeblich zu prägen
• Die Möglichkeit, mit wachsender Verantwortung größere operative Bereiche und perspektivisch ein eigenes Team zu übernehmen
• Zugang zu einem starken Netzwerk in Immobilien, Tech, Energie und Venture Capital
• Ein High-Performance-Team in einer humorvollen und unterstützenden Kultur, mit regelmäßigen Team-Dinnern und gemeinsamen Events
• Ein neu renoviertes Altbau-Office in Berlin Mitte direkt am Monbijoupark, gemeinsames Arbeiten an einem Tisch, kurze Wege und direkte Entscheidungen