Executive Assistant to the Shareholder & Managing Director (m/w/d)

InkuPlay UG (haftungsbeschränkt); Berlin; Hybrid; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

InkuPlay UG (haftungsbeschränkt) in Berlin sucht eine hochorganisierte Executive Assistant to the Shareholder & Managing Director (m/w/d). Sie arbeiten eng mit dem Gesellschafter und Geschäftsführung zusammen und koordinieren Termine, Unterlagen und Reisen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die eigenständige Planung des Tagesablaufs, das E-Mail- und Kommunikationsmanagement in Deutsch und Englisch sowie die Vorbereitung von Terminen mit Beratern, Notaren und Partnern.

Qualifications

• Erfahrung als Executive Assistant oder vergleichbare Position
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Termine, Aufgaben und Fristen zuverlässig im Blick
• Eigenständige Arbeitsweise
• Vertrauliche Informationen diskret behandeln
• Professionelle Kommunikation mit Anwälten, Führungskräften, Geschäftspartnern
• Schnelles Erfassen und Strukturieren komplexer Sachverhalte

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Steuerung des Tagesablaufs des Gesellschafters und Geschäftsführers
• Kalender- und Terminverwaltung, inklusive Priorisierung und Koordination komplexer Termine
• Organisation von Microsoft-Teams-Calls, persönlichen Meetings und externen Meetings
• Vorbereitung von Terminen mit Unterlagen und Hintergrundinfos
• Nachbereitung von Gesprächen und Nachhalten von Aufgaben und Fristen
• Frühzeitige Erkennung von Terminkonflikten und Handlungsbedarf
• Strukturierung des täglichen E-Mail-Aufkommens und geschäftliche Korrespondenz
• Koordination von Rückmeldungen gegenüber Partnern, Kanzleien, Beratern, Bewerbern
• Sicherstellen, dass Nachrichten und Fristen bearbeitet werden
• Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Beratern, Notaren, Banken
• Dokumente organisieren, Vorbereitungen von Unterschriften

Skills

Executive Assistant experience

Organizational skills

German fluency

English communication

Microsoft 365

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Teams)

SharePoint

Job description

Über InkuPlay

InkuPlay befindet sich in einer spannenden Wachstums- und Aufbauphase. Unsere Unternehmensgruppe entwickelt Aktivitäten in den Bereichen Esports, Technologie, Media & Entertainment sowie Beteiligungen weiter.

Zur direkten Unterstützung unseres Gesellschafters und Geschäftsführers suchen wir eine hochorganisierte, absolut vertrauenswürdige und vorausschauend arbeitende Persönlichkeit als

Executive Assistant to the Shareholder & Managing Director (m/w/d)

Die Position ist unmittelbar beim Gesellschafter und Geschäftsführer angesiedelt. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Beteiligungsunternehmen, Mitarbeitenden, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Notaren, Geschäftspartnern und weiteren externen Ansprechpartnern.

Es handelt sich ausdrücklich nicht nur um klassische Sekretariatsarbeit. Wir suchen eine Person, die Verantwortung übernimmt, Informationen strukturiert, Themen konsequent nachhält und dafür sorgt, dass der Geschäftsführer sich auf die wesentlichen Entscheidungen konzentrieren kann.

Deine Aufgaben

Executive Support & Tagesorganisation

• Eigenständige Organisation und Steuerung des Tagesablaufs des Gesellschafters und Geschäftsführers

• Umfassende Kalender- und Terminverwaltung einschließlich Priorisierung, Verschiebung und Koordination komplexer Termine

• Organisation von Microsoft-Teams-Calls, persönlichen Besprechungen und externen Meetings

• Vorbereitung von Terminen mit den jeweils erforderlichen Unterlagen und Hintergrundinformationen

• Nachbereitung von Gesprächen sowie konsequentes Nachhalten vereinbarter Aufgaben, Fristen und Rückmeldungen

• Frühzeitige Erkennung von Terminkonflikten, offenen Punkten und Handlungsbedarf

E-Mail- und Kommunikationsmanagement

• Unterstützung bei der Strukturierung und Priorisierung des täglichen E-Mail-Aufkommens

• Vorbereitung und teilweise eigenständige Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz

• Koordination von Rückmeldungen gegenüber Geschäftspartnern, Kanzleien, Beratern, Bewerbern und Dienstleistern

• Sicherstellen, dass wichtige Nachrichten und Fristen nicht unbearbeitet bleiben

• Professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch

Schnittstelle zu Beratern und Geschäftspartnern

Du unterstützt die Geschäftsführung insbesondere in der Kommunikation und Organisation mit:

• Rechtsanwaltskanzleien

• Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern

• Notariaten

• Banken und Finanzdienstleistern

• Behörden und sonstigen Institutionen

• Geschäftspartnern und Dienstleistern

• Bewerbern und Führungskräften

• Gesellschaften und Beteiligungen innerhalb der Unternehmensgruppe

Dabei koordinierst du Termine, Unterlagen, Rückfragen und Fristen und sorgst dafür, dass Informationen an der richtigen Stelle verfügbar sind.

Gesellschafts- und Dokumentenorganisation

• Administrative Koordination verschiedener Unternehmen und Beteiligungen

• Vorbereitung und Organisation von gesellschaftsbezogenen Unterlagen

• Einholen und Zusammenführen von Dokumenten

• Vorbereitung von Dokumenten für Unterschriften und digitale Signaturprozesse

• Pflege einer nachvollziehbaren Ablage und Dokumentenstruktur

• Überwachung von Wiedervorlagen und Fristen

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen mit Notaren, Rechtsanwälten und anderen Beratern

Eine rechtliche oder steuerliche Beratung wird ausdrücklich nicht erwartet.

Meetings & Follow-up

• Erstellung und Vorbereitung von Agenden

• Zusammenstellung relevanter Unterlagen

• Dokumentation wichtiger Entscheidungen

• Führen von Aufgaben- und Follow-up-Listen

• Nachhalten von Verantwortlichkeiten und Deadlines

• Erinnerung interner und externer Ansprechpartner an ausstehende Punkte

Unser Ziel ist, dass aus einem Gespräch tatsächlich eine Umsetzung entsteht.

Reise-, Event- und Organisationsmanagement

• Organisation von Geschäftsreisen

• Buchung und Koordination von Bahn, Flug, Hotel und Transfers

• Erstellung übersichtlicher Reisepläne

• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsterminen

• Recherche und Buchung geeigneter Locations

• Koordination organisatorischer Details vor, während und nach Terminen

Recruiting & People Coordination

• Koordination von Bewerbungsgesprächen und Interviews

• Kommunikation mit Bewerbern und Recruitern

• Organisation von Interviewprozessen

• Vorbereitung von Terminen mit Führungskräften und Kandidaten

• Administrative Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen

Besondere Projekte

Je nach aktueller Situation übernimmst du eigenständig kleinere organisatorische Projekte für den Gesellschafter und Geschäftsführer.

Das kann beispielsweise die Koordination eines neuen Dienstleisters, die Organisation eines Unternehmensprojekts, die Beschaffung von Informationen oder die strukturierte Vorbereitung einer Entscheidung sein.

Was wir suchen

Entscheidender als ein bestimmter Studienabschluss ist für uns deine Arbeitsweise.

Du passt besonders gut zu uns, wenn du:

• bereits als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Position gearbeitet hast

• außergewöhnlich gut organisiert bist

• Termine, Aufgaben und Fristen zuverlässig im Blick behältst

• eigenständig arbeitest und nicht für jeden nächsten Schritt eine Anweisung benötigst

• erkennst, was als Nächstes erledigt werden muss

• sehr sorgfältig mit vertraulichen Informationen umgehst

• professionell und souverän mit Anwälten, Führungskräften, Geschäftspartnern und externen Beratern kommunizierst

• komplexe Sachverhalte schnell erfassen und strukturieren kannst

• auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst

• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift beherrschst

• sicher auf Englisch kommunizieren kannst

• sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word und idealerweise SharePoint, mitbringst

Was uns besonders wichtig ist

Diskretion

Du erhältst Einblick in vertrauliche unternehmerische, gesellschaftsrechtliche, finanzielle und teilweise persönliche Themen. Absolute Verschwiegenheit und Integrität sind daher Grundvoraussetzungen für diese Position.

Ownership

Wenn du ein Thema übernimmst, erwarten wir nicht nur die Weiterleitung einer E-Mail. Du behältst es im Blick, erinnerst Beteiligte, organisierst fehlende Informationen und sorgst dafür, dass es abgeschlossen wird.

Priorisierung

Nicht alles ist gleich wichtig. Du solltest erkennen können, was sofort zum Geschäftsführer muss, was vorbereitet werden kann und was delegiert werden sollte.

Verbindlichkeit

Auf Zusagen, Fristen und Rückmeldungen muss Verlass sein.

Was dich bei uns erwartet

• eine Position unmittelbar an der Unternehmensleitung

• sehr kurze Entscheidungswege

• direkter Einblick in unterschiedliche Unternehmen und Geschäftsbereiche

• Zusammenarbeit mit hochkarätigen externen Beratern, Kanzleien und Geschäftspartnern

• hohe Eigenverantwortung

• abwechslungsreiche Aufgaben statt starrer Routinen

• die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mit aufzubauen

• hybrides Arbeiten mit enger Abstimmung zur Geschäftsführung

• moderne digitale Arbeitsumgebung mit Microsoft 365

Abgrenzung zum Chief of Staff

Der Executive Assistant ist die zentrale organisatorische und administrative Vertrauensperson des Gesellschafters und Geschäftsführers.

Strategische Unternehmensführung, eigenständige Steuerung größerer Unternehmensinitiativen und die inhaltliche Führung funktionsübergreifender Projekte liegen hingegen grundsätzlich beim Geschäftsführer, dem Management beziehungsweise einem Chief of Staff.

Die Position eignet sich damit besonders für Menschen, die Organisation auf höchstem Niveau mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein verbinden.

Deine Vorteile

• Du erhältst Aktienoptionen des Unternehmens.

• Reisekosten werden entschädigt.

• Ein Firmenhandy und ein Firmenlaptop werden gestellt.

• Flexible Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Einteilung.

• Du kannst im Homeoffice und teilweise remote arbeiten.

• Eine Home-Office-Ausstattung wird bereitgestellt.

• Nutze eine bezahlte Co-Working-Option.

• Ein Fitnessabo steht dir zur Verfügung.

• Profitiere von Mitarbeiterrabatten, Gutscheinen und Ermäßigungen.

Vergütung

Das Gehalt für diese Position liegt bei EUR 45,000–60,000 per year.