Executive Assistant & Office Manager (all genders)

Almaz Capital; Berlin; On-site; EUR 45,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Wellhub (Gympass) für Fitness und Well

27 Urlaubstage

Internationales Team in Berlin, Bonn,

Job summary

Marta sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. -Manager, die unser Berliner Office führt, Verträge und Tools im Griff hat und den beiden Gründern den Rücken freihält. Du bist verlässlich, siehst, was zu tun ist, und machst es richtig.

Du berichtest an den Finanzdirektor Simon Saager Resch und arbeitest eng mit den Gründern Philipp Buhr und Jan Hoffmann zusammen. Das Team wächst, und du übernimmst Verantwortung für Office, Verträge und Einkauf.

Qualifications

• Erfahrung in einer Office- oder Assistenzrolle
• Verträge, Fristen und Ablage sicher verwalten
• Proaktive, eigenständige Arbeitsweise
• Teamorientierte Zusammenarbeit mit Gründerteam

Responsibilities

• Betrieb des Berliner Offices inkl. Infrastruktur und Supplies
• Verträge vorbereiten, unterschreiben lassen, archivieren
• Vorlagenpflege, Dokumentation & Audit-Readiness
• Koordination All-Hands, Reiseplanung der Führungsspitze
• Enge Zusammenarbeit mit Gründern und Finanzdirektor

Skills

Office Management

Verträge & Verwaltung

Koordination

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Personio

Slack

Job description

• Rückgrat des Berliner Office, rechte Hand des Führungsteams
• Berlin-Mitte, Vollzeit, unbefristet.
• Gehalt: 45.000 - 52.000 Euro brutto pro Jahr, je nach Erfahrung.
• Start: so bald wie möglich.

Wir suchen eine Person, die unser Berliner Office führt, unsere Verträge und Tools im Griff hat und den beiden Gründern und dem Führungsteam den Rücken freihält. Eine Person, auf die man sich verlassen kann, ohne nachzuprüfen. Die sieht, was zu tun ist, und es richtig macht.

Wenn du aus einer Kanzlei, einem Notariat oder einer Steuerberatung kommst, bist du hier genau richtig: Dort lernt man, dass Fristen, Verträge und Ablage keine Nebensache sind, sondern die Grundlage, auf der alle anderen arbeiten können. Das ist bei uns ein echtes Plus. Es ist aber keine Bedingung. Genauso gut passt du, wenn du als Office Manager:in, Assistenz oder in einer anderen Rolle gezeigt hast, dass man sich auf dich verlassen kann. Bei uns bekommst du dafür mehr Verantwortung, kürzere Wege und ein Team, das deine Arbeit sieht.

Du berichtest an unseren Finanzdirektor Simon Saager Resch und arbeitest eng mit den Gründern Philipp Buhr und Jan Hoffmann zusammen.marta vermittelt seit 2020 Betreuungskräfte an Familien, die ihre Angehörigen zu Hause versorgen lassen möchten, transparent und zu fairen Bedingungen für beide Seiten. Wir sind eine der größten Plattformen für 24-Stunden-Betreuung in Deutschland, solide finanziert von Capnamic, Almaz Capital, RTL Ventures und Swiss Health Ventures, mit einem bundesweiten Franchise-System und Teams in Berlin, Bonn, Sibiu und Danzig. Das Berliner Team hat rund 40 Leute und wächst. Es handelt sich um ein profitables Unternehmen mit Jobsicherheit. Die Firma trägt den Namen von Marta, die die Großeltern eines unserer Gründer jahrelang betreut hat.

Das Office

• Du führst das Office: Küche, Material, Meetingräume, Technik, Zugang. Jeden Morgen gehst du einmal durch, bevor das Team kommt: Kühlschrank voll, Kaffee da, Spülmaschine leer, Räume in Ordnung. Du setzt den Standard, und du hältst ihn. Niemand aus dem Team muss je selbst in den Drogeriemarkt.
• Du gestaltest das Büro eigenständig und machst es zu einem Ort, an dem sich alle wohl fühlen.
• Du bist die Ansprechperson für Reinigung, Catering, IT, Vermieter und Versicherungen, prüfst die Qualität und verhandelst bei jeder Verlängerung.
• Du entscheidest, was wir anschaffen, nach dem, was ein wachsendes Team braucht, nicht nach dem niedrigsten Preis.
• Du organisierst Team-Lunches, Feiern, die Weihnachtsfeier und Offsites und weißt, welches Format zu uns passt.
• Du sorgst dafür, dass neue Kolleg:innen am ersten Tag Laptop, Zugänge und einen Plan haben, und dass Abgänge sauber laufen.

Verträge und Verwaltung

• Du bereitest Verträge vor, sorgst dafür, dass sie unterschrieben werden, und archivierst sie so, dass sie in Minuten auffindbar sind.
• Du pflegst unsere Vorlagen: alle an einem Ort, versioniert, mit Datum. Quartalsweise geprüft.
• Du führst das Inventar unserer Software-Tools mit Verantwortlichen, Nutzerzahlen, Kosten, Laufzeiten und Kündigungsfristen. Du kündigst, was niemand nutzt, und verhandelst nach, was bleibt.
• Du hältst die Dokumentation für Datenschutz und Audits aktuell und unterstützt das Steuerbüro bei der Lohnabrechnung.

Das Führungsteam

• Du koordinierst unsere zweiwöchentlichen All Hands: Agenda, Folien, wer spricht wann.
• Du buchst Reisen für das Führungsteam, und zwar bevor jemand fragt: Du siehst im Kalender, dass eine Reise ansteht, und buchst zum besten Preis, mit Gepäck, mit Sitzplatz, und blockst die Reisezeiten im Kalender.
• Du hast ein Auge drauf: Du weißt, was beim Führungsteam gerade läuft, welche Fristen anstehen, und sprichst an, wenn etwas zu kippen droht. Kalender und Postfach führen die Gründer selbst, aber du denkst mit.

So sieht Erfolg aus

Nach 90 Tagen kennst du jeden Dienstleister persönlich, das Office hat einen sichtbar höheren Standard als vorher, und das Tool-Inventar ist vollständig. Nach 6 Monaten ist die Vorlagenbibliothek aufgeräumt, kein Vertrag fehlt im Archiv, und das Team redet noch über die Weihnachtsfeier. Nach 12 Monaten sind die Abläufe so dokumentiert, dass eine Vertretung sie in einer Woche übernehmen kann, und du hast dir mindestens ein Thema über die Rolle hinaus geholt.

• Erfahrung in einer Rolle, in der du für Fristen, Verträge oder ein Office verantwortlich warst, in welchem Umfeld auch immer. Uns interessiert, was du dort verantwortet hast, nicht der Titel.
• Sorgfalt. Du arbeitest genau, hältst Zusagen und meldest Fehler selbst, bevor sie jemand findet.
• Eigener Antrieb. Du siehst, was zu tun ist, und wartest nicht auf eine Anweisung. Du kannst uns ein Thema nennen, das du im letzten Job von dir aus übernommen und zu Ende gebracht hast.
• Urteil. Du weißt, was gut gemacht ist und was zu einem Team passt, ob ein Raum, ein Event oder eine Anschaffung, und kannst begründen, warum. Wenn etwas nicht gepasst hat, fragst du nach, was gemeint ist, und machst es beim nächsten Mal richtig.
• Deutsch sicher in Wort und Schrift, Englisch gut genug für den Alltag mit internationalen Kolleg:innen.

Ein Plus, keine Bedingung

• Eine Ausbildung als Rechtsanwalts-, Notar- oder Steuerfachangestellte:r oder als Kauffrau:mann für Büromanagement.
• Erfahrung mit Vertragsablage, Fristenkontrolle oder dem Aufbau einer Vorlagenbibliothek.
• Routine mit Google Workspace, Personio, Slack oder ähnlichen Tools. Den Rest zeigen wir dir.

Was zu uns nicht passt

• Günstig mit richtig verwechseln. Wir sparen gern, aber nicht an den Dingen, die das Team jeden Tag braucht.
• Vor allem remote arbeiten wollen. Das Office ist dein Ort, und das Team braucht dich dort.
• Deinen Hund ins Office bringen – Hunde sind in unserem Büro leider nicht erlaubt

Was dich erwartet

• Ein unbefristeter Vertrag in einem Unternehmen, das seit fünf Jahren am Markt ist und solide finanziert wächst.
• Kurze Wege: Du sitzt mit den Gründern in einem Office und bekommst Entscheidungen in Minuten, nicht in Wochen.
• Volles Vertrauen von Anfang an. Du bekommst Verantwortung für Office, Verträge und Einkauf, ohne dass dir jemand über die Schulter schaut.
• Geregelter Rahmen: Vertrauensarbeitszeit, 27 Urlaubstage. Diese Rolle lebt vom Office, daher erwarten wir tägliche Präsenz
• Wellhub (Gympass) für Fitness und Wellbeing.
• Ein internationales, freundliches Team in Berlin, Bonn, Sibiu und Danzig.

Wir stehen für Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Einschränkung oder Lebensweg.