Back-Office

Finally Freelancing; Hamburg; Hybrid; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Finally Freelancing sucht einen Back-Office-Manager und eine Assistenz der Geschäftsführung in Hamburg und Umgebung. Sie arbeiten zu 60% im operativen Back Office und zu 40% direkt an der Seite des CEO in einem A-Player Team.

Sie verfügen über 3–5 Jahre Erfahrung, sind zahlenfest, organisieren Prozesse, beherrschen Geheimhaltung, Budget- und Vertragskenntnisse und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen. Flexibilität und Diskretion zeichnen Sie aus.

Qualifications

• 3–5 Jahre Erfahrung in Back-Office, Office Management oder Assistenz der Geschäftsführung.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; Führerschein Klasse B.
• Diskretion bei vertraulichen Informationen und sensiblen Finanzdaten.
• Ownership-M mindset: proaktiv handeln und Unternehmensbedürfnisse priorisieren.

Responsibilities

• Rechnungsstellung, Zahlungseingänge und Zahlungsfreigaben.
• Bankkonten, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung, mit externem Steuerberater abgestimmt.
• Kunden-, Mitarbeiter- und Vendor-Verträge verwalten und aktuell halten.
• Ablage, Dokumentation und Knowledge Management, damit nichts verloren geht.
• GmbH-Themen: Gesellschafterverträge, Jahresabschluss, Behördenkommunikation.
• HR-Administration: Verträge, Gehalt, Urlaubsverwaltung, Onboarding.

Skills

Back-Office-Management

Organisationstalent

Zahlensicherheit

Discretion

Tools

KI-gestützte Tools

Job description

Back-Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung gesucht

Hamburg & Umgebung - m/w/d

Vollzeit

• 60% operatives Back Office, 40% Assistenz der Geschäftsführung
• Direkt an der Seite des CEO in einem A-Player Team

In weniger als 60 Sekunden (ohne Lebenslauf)

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Kennst du das?

• Chaos: Dein Umfeld ist unstrukturiert und niemand sieht, wie stark gute Abläufe Performance ermöglichen.
• Müdes Team: Alle um dich herum sind reaktiv, obwohl du siehst, was möglich wäre.
• Stillstand: Sätze wie: Das haben wir immer schon so gemacht, frustrieren dich regelmäßig.
• Kein Interesse: Du könntest viel verbessern, aber in deinem Umfeld interessiert es niemanden.
• Lebloses Büro: Kein inspirierender Ort, sondern nur ein Platz, an dem man Zeit verbringt.
• Mittelmäßigkeit: Dein Umfeld bremst dich, statt dich mitzureißen.
• Erfahrung: 3 bis 5 Jahre in Back-Office, Office Management, Assistenz der Geschäftsführung oder einer ähnlichen Rolle.
• Wachstum kennengelernt: Du hast in einem wachsenden Unternehmen gearbeitet und kennst die Spannung zwischen Sauberkeit jetzt und Skalierbarkeit später.
• Zahlensicher: Finanzen, Verträge und GmbH-Compliance sind für dich kein Neuland.
• Nähe zur Führung: Idealerweise hast du bereits eng mit einer Geschäftsführung oder einem C-Level zusammengearbeitet.
• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
• Diskretion: Mit vertraulichen Informationen und sensiblen Finanzdaten gehst du selbstverständlich sorgsam um.
• Ordnung als Standard: Du hasst Chaos nicht aus Kontrollbedarf, sondern weil du weißt, dass es teuer ist.
• Basics: Sehr gutes Deutsch und Führerschein Klasse B.
• Ownership: Du fragst nicht: Ist das mein Job? Sondern: Was braucht das Unternehmen jetzt?

Du ownst das Umfeld, in dem Excellence passiert.

Ein Team, das mit dir zieht

Du arbeitest mit Menschen, die Energie haben, selbst denken und Verantwortung übernehmen. Dein Umfeld inspiriert dich und reißt dich mit, statt dich runterzuziehen.

Ordnung wird strategisch anerkannt

Ein gut organisiertes Umfeld ist bei uns kein Nice-to-have. Deine Prozesse, Räume und Systeme haben direkten Einfluss auf Team-Performance.

Du bist selbstwirksam

Du bringst Prozesse ein, hinterfragst Bestehendes und optimierst aktiv. Deine Ideen werden gehört und sollen direkt Anwendung finden.

Du beschleunigst Menschen

Informationen sind strukturiert, Abläufe effizient und Räume inspirierend. Deine Ordnung ermöglicht Leistung.

Abwechslung statt Monotonie

Du bist nicht im Hinterzimmer. Du nimmst an externen Events teil und erlebst unsere eigenen Kundenevents hautnah.

KI und moderne Tools

Automatisierung, KI und moderne Tools sind Standard. Du nutzt sie, statt dich von ihnen ersetzen zu lassen.

Deine Arbeit ist sichtbar

Wenn das Hamburg-Office läuft, Kunden schnell Antworten bekommen und das Team klar arbeiten kann, ist das dein Impact.

Deine Chance

Dieser Job ist für die wenigsten. Nicht für Liebhaber der 4-Tage-Woche. Nicht für Benefits-Jäger. Nicht für alle, die so wenig wie möglich tun wollen.

Dieser Job ist für die, die sich fragen: Was steckt noch alles in mir? Was passiert, wenn mein Umfeld mich nicht bremst, sondern beschleunigt? Wie schnell kann ich wachsen, wenn ich endlich gesehen, gefordert und belohnt werde?

Wenn du das fühlst, bist du bei uns goldrichtig.

Du baust Abläufe, Ablage und Knowledge Management so auf, dass nichts verloren geht und das Team jederzeit weiß, wo Informationen, Verträge und nächste Schritte liegen.

Direkt an der Seite des CEO

Als rechte Hand der Geschäftsführung bereitest du Entscheidungen vor, koordinierst und hältst dem CEO den Rücken frei. Du wirkst dort, wo die wichtigen Weichen gestellt werden.

KI, Automatisierung und moderne Tools sind bei uns Standard. Du nutzt sie, um Abläufe besser zu machen und Skills aufzubauen, die dich langfristig wertvoller machen.

Du arbeitest mit Menschen, die Energie haben, Verantwortung übernehmen und sich gegenseitig pushen. Dein Umfeld zieht mit, statt dich auszubremsen.

Top Bezahlung und Perspektive

Wir suchen überdurchschnittliche Personen und kompensieren entsprechend. Wer liefert, wächst mit: Von Back-Office Manager zu Operations Lead ist es nicht weit.

Du erlebst unsere Kundenevents und externe Events hautnah. Du bist dort, wo Energie passiert, und nicht in einer Rolle, die niemand sieht.

Operatives Rückgrat und rechte Hand der Geschäftsführung.

Rechnungsstellung, Zahlungseingänge und Zahlungsfreigaben

Bankkonten, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung, mit dem externen Steuerberater abgestimmt

Kunden-, Mitarbeiter- und Vendor-Verträge verwalten und aktuell halten

Ablage, Dokumentation und Knowledge Management, damit nichts verloren geht

GmbH-Themen: Gesellschafterverträge, Jahresabschluss, Behördenkommunikation

HR-Administration: Verträge, Gehalt, Urlaubsverwaltung, Onboarding

Enge Zusammenarbeit mit dem Teamlead Entwicklung: Wo bricht unser System, wenn wir dreimal so groß werden?

Assistenz der Geschäftsführung

Rechte Hand des CEO: Kalendermanagement, Priorisierung, Vor- und Nachbereitung von Meetings

Entscheidungen vorbereiten: Recherche, Zusammenfassungen und erste Einschätzungen

Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung mit internen und externen Stakeholdern

Reiseplanung und -organisation, wenn der CEO unterwegs ist

Überblick über offene To-dos behalten und proaktiv nachhaken, bevor etwas liegen bleibt

Vertrauliche Projekte und Sonderaufgaben koordinieren

Prozesse rund um die Geschäftsführung hinterfragen und besser machen

Was dich nicht erwartet:

• Nur abarbeiten: Du machst nicht nur die taktische Arbeit, um irgendwann strategisch zu denken. Du denkst von Tag 1 mit.
• Nur Strategie: Du packst bei dem an, was gerade wichtig ist, statt dich nur auf große Themen zurückzuziehen.
• Langeweile: Diese Rolle hat immer etwas zu tun, und dein Impact ist sichtbar.
• Viel Homeoffice: Bis zu 40% Remote, mindestens 3 Tage pro Woche bist du im Hamburger Büro.
• Silodenken: Eine Kultur, in der man fragt: Ist das mein Job?
• Junior-Stempel: Ein Umfeld, in dem operative Arbeit als zu junior gilt.
• Kuschelkurs: Ein Team ohne klares, ehrliches Feedback.

Der Job ist nicht für dich, wenn:

• Du lieber fragst: Ist das mein Job? statt einfach zu handeln.
• Dir operative Arbeit wie Rechnungen, Ablage und Zahlungsverkehr zu junior ist.
• Du es flauschig und familiär magst. Wir sind ein Performance-Team mit klarem Feedback.
• Du ein chaotisches, improvisiertes Umfeld einem sauber aufgesetzten vorziehst.
• Du nicht wachsen oder dich weiterentwickeln möchtest.

Bewerberinterview

In einem Videocall lernen wir uns besser kennen und stellen Dir die Stelle genauer vor.

Fachliches Gespräch

Hier sprechen wir konkreter über Back Office, Finance, die Assistenz der Geschäftsführung und deine potenzielle Verantwortung bei uns.

Finally Freelancing existiert, um aus talentierten Selbstständigen echte Unternehmer zu machen. Menschen, die sich nicht mit Limitierungen zufriedengeben, sondern ihre eigenen Grenzen sprengen.

Wir glauben daran, dass unternehmerische Freiheit einer der stärksten Hebel für persönlichen Aufstieg, Selbstwirksamkeit und ein selbstbestimmtes Leben ist. Unsere Mission: eine Million Menschen dabei zu unterstützen, sich aus der Zeit-gegen-Geld-Falle zu befreien, klare Angebote zu entwickeln, profitabel zu wachsen und ihr eigenes Umfeld so zu gestalten, dass sie nicht gebremst, sondern beschleunigt werden.

Wer bei Finally Freelancing arbeitet, ist Teil einer Bewegung: Wir helfen Menschen weltweit, ihr Potenzial zu entfalten, mutig zu denken, groß zu handeln und ein Leben aufzubauen, das sie aus eigener Kraft tragen.

Möchtest Du Teil unserer Mission werden?

Wir freuen uns auf Dich! Hamburg & Umgebung - Vollzeit - m/w/d