Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

CRES Consult GmbH; Weimar; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Jobrad-Leasing

ÖPNV-Zuschuss

Team-Retreats

Zusammenfassung

CRES Consult GmbH in Weimar sucht einen Executive Assistant (m/w/d), um die Geschäftsführung direkt im operativen Tagesgeschäft zu unterstützen. In dieser unbefristeten Position sind Sie Teil eines dynamischen Teams und übernehmen Verantwortung für organisatorische Fragestellungen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium mit und haben Erfahrung in einer Assistenz- oder Projektmanagementfunktion.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagementrollen.
• Sehr gutes Organisationsvermögen und schnelle Auffassungsgabe.
• Selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Vorbereitung von Entscheidungen und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Koordination von Aufgaben zwischen verschiedenen Partnern.

Kenntnisse

Organisationsvermögen

Analytische Fähigkeiten

Zuverlässigkeit

Projektmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

CRES / Karriere / Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Werde Teil unseres Teams als

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Keine klassische Assistenzrolle. Sondern eine Position für Menschen, die organisieren, mitdenken, Probleme lösen und Dinge wirklich voranbringen wollen.

• in der Nachhaltigkeitsberatung für Bau- und Immobilienprojekte
• unbefristet
• In Voll- oder Teilzeit (mind. 60%)
• in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Gemeinsam das Unternehmen voranbringen

Du möchtest nicht einfach Aufgaben abarbeiten, sondern verstehen, was gerade wichtig ist, wo es hakt und wie wir die Dinge besser machen können?

Dann könnte diese Position zu Dir passen.

Als Assistenz der Geschäftsführung arbeitest Du unmittelbar mit dem Geschäftsführer zusammen und sitzt mit ihm direkt im Büro. Die Rolle lebt vom engen persönlichen Austausch im Tagesgeschäft und ist deshalb als Präsenzposition an unserem Standort in Weimar angelegt. Du bist zentrale Anlaufstelle für viele operative und organisatorische Themen und hilfst dabei, Entscheidungen vorzubereiten, Probleme zu lösen und Vorhaben konsequent umzusetzen.

Dabei geht es ausdrücklich nicht um eine klassische Assistenzrolle mit überwiegender Termin- und Reiseorganisation.Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Zusammenhänge schnell erkennt, selbstständig Lösungen entwickelt und Themen so lange verfolgt, bis sie erledigt sind.

Unser Unternehmen wächst. Damit entstehen jeden Tag neue Fragestellungen: organisatorisch, kaufmännisch, personell, technisch und strategisch. Nicht für jedes Problem gibt es bereits einen definierten Prozess. Genau hier kommst Du ins Spiel.

Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen. Neben einer strukturierten, an New-Work-Prinzipien orientierten wöchentlichen Arbeitsbesprechung gehören kurze tägliche Abstimmungen und ein kontinuierlicher Austausch selbstverständlich zu dieser Position.

Wenn Du Freude daran hast, Verantwortung zu übernehmen und am Ende des Tages sehen möchtest, was Du konkret bewegt hast, möchten wir Dich kennenlernen.

Deine Aufgaben

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei der Weiterentwicklung des Unternehmens
• Selbstständiges Aufgreifen, Strukturieren und Lösen der täglich entstehenden organisatorischen und operativen Fragestellungen
• Vorbereitung von Entscheidungen, Zusammenstellung relevanter Informationen und konsequentes Nachhalten vereinbarter Maßnahmen
• Koordination und Steuerung von Aufgaben zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Projektleitungen und externen Partnern
• Eigenständige Übernahme und Umsetzung interner Projekte im Rahmen unserer Wachstumsstrategie
• Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe, Strukturen und digitaler Prozesse
• Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen und termingerechten Abwicklung unserer digitalen Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Buchhaltungs- und Steuerbüro
• Unterstützung bei Personalthemen, Recruiting, Onboarding und interner Organisation
• Übernahme ausgewählter Aufgaben aus den Bereichen Business Development, Unternehmensentwicklung und Akquisition
• Vorbereitung von Besprechungen sowie strukturiertes Nachhalten von Entscheidungen, Aufgaben und Fristen
• Unterstützung bei der Organisation unserer verschiedenen Unternehmensstandorte

Dein Profil

• Entscheidender als ein vollkommen geradliniger Lebenslauf ist für uns Deine Arbeitsweise.
• Du bist eine Macher-Persönlichkeit: aufmerksam, schnell im Kopf, zuverlässig in der Umsetzung und mit dem Anspruch, Dinge nicht nur anzustoßen, sondern auch abzuschließen.
• Idealerweise bringst Du Folgendes mit:
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Office-Management-, Projektmanagement- oder vergleichbaren Funktion
  • Von Vorteil: Erfahrung in einem Planungs-, Bau-, Immobilien-, Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen
  • Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten
  • Ausgeprägte Fähigkeit, Probleme eigenständig zu analysieren und pragmatische Lösungen zu entwickeln
  • Sehr gute Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Dich schnell in neue Sachverhalte einzuarbeiten
  • Selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, Entscheidungen vorzubereiten und Themen konsequent nachzuverfolgen
  • Souveräne Kommunikation und sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
  • Freude an direkter, regelmäßiger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
  • Absolute Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit
  • Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeits- und Kollaborationstools
  • Interesse daran, Arbeitsprozesse mithilfe digitaler Tools und KI kontinuierlich weiterzuentwickeln
  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse
  • Weiterbildungen beispielsweise in den Bereichen Projektmanagement, agiles Arbeiten oder Prozessmanagement sind willkommen, aber keine Voraussetzung.

Unsere Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege und echter Gestaltungsspielraum
• Moderne, digital organisierte Arbeitsweise und hochwertig ausgestattete Büroräume in sehr guter Lage
• Individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Marktgerechte Vergütung und betriebliche Leistungen zur Altersvorsorge
• Regelmäßige Team-Retreats und offene Feedbackkultur
• Jobrad-Leasing oder ÖPNV-Zuschuss möglich

Fühlst Du Dich angesprochen?

Nach einer Vorauswahl lernst Du im ersten Gespräch direkt den Geschäftsführer persönlich in unserer Bauhaus-Factory in Weimar kennen.

Da diese Position von einer sehr engen täglichen Zusammenarbeit lebt, muss neben der fachlichen Eignung vor allem auch die persönliche Ebene stimmen. Genau das möchten wir bei diesem ersten Gespräch gemeinsam herausfinden.

Wir suchen keinen perfekten Lebenslauf, sondern eine Persönlichkeit, die zu dieser besonderen Rolle und zu unserer Art der Zusammenarbeit passt.

Fakten

Dauer: unbefristet

Stellenumfang: Teilzeit

Beginn frühestens: ab sofort

Arbeitssprache: Deutsch

Sprachkenntnisse: Englisch (verhandlungssicher)