Executive Assistant (m/w/d)

YER Staffing GmbH; Bayreuth; On-site; EUR 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Weiterbildungsmöglichkeiten

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Shopping discounts

Job summary

YER Staffing GmbH sucht im Auftrag eines renommierten Übertragungsnetzbetreibers in Bayreuth eine Assistenz der Geschäftsführung in Vollzeit (37 Stunden/Woche). Sie unterstützen das Führungsteam, koordinieren Termine, Reiseplanung und bereiten Meetings professionell vor.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Führungsebene mit. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Director- oder vergleichbarer Führungsebene.
• Idealerweise Erfahrung im Facility Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen Unternehmensumfeld.
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz, vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe Verbindlichkeit und Umsetzungssicherheit.
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kompetenz in der strukturierten, prägnanten und managementgerechten Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel, sowie versierte Anwendung digitaler Werkzeuge und freigegebener KI-Anwendungen.
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Responsibilities

• Eigenständige Unterstützung des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft, vorausschauende Identifikation von Handlungsbedarf sowie Priorisierung von Terminen und Anliegen in enger Abstimmung
• Steuerung des Termin- und Reisemanagements, Koordination komplexer Abstimmungsprozesse sowie Sicherstellung einer vorausschauenden Planung und ordnungsgemäßen Reiseabrechnung
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen einschließlich Ergebnisdokumentation sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie adressatengerechte und prägnante Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen
• Zentrale Koordination interner und externer Anfragen sowie Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zwischen Director, Führungsteam und relevanten Schnittstellen
• Unterstützung administrativer Prozesse, insbesondere im Bestellwesen, in der Rechnungsbearbeitung und in der Pflege relevanter Übersichten, einschließlich Koordination der erforderlichen Freigaben
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und bereichsinterner Kleinprojekte sowie kontinuierliche Optimierung der digitalen Ablagestrukturen und Assistenzprozesse

Skills

Organisationsfähigkeit

Terminmanagement

Diskretion

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

Job description

Wir suchen im Auftrag für einen renommierten Übertragungsnetzbetreibers (Energiesektor) in Bayreuth in Vollzeit mit 37-Stunden in der Woche ab Januar 2027 ein neues Teammitglied.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Unterstützung des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft, vorausschauende Identifikation von Handlungsbedarf sowie Priorisierung von Terminen und Anliegen in enger Abstimmung
• Steuerung des Termin- und Reisemanagements, Koordination komplexer Abstimmungsprozesse sowie Sicherstellung einer vorausschauenden Planung und ordnungsgemäßen Reiseabrechnung
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen einschließlich Ergebnisdokumentation sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie adressatengerechte und prägnante Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen
• Zentrale Koordination interner und externer Anfragen sowie Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zwischen Director, Führungsteam und relevanten Schnittstellen
• Unterstützung administrativer Prozesse, insbesondere im Bestellwesen, in der Rechnungsbearbeitung und in der Pflege relevanter Übersichten, einschließlich Koordination der erforderlichen Freigaben
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und bereichsinterner Kleinprojekte sowie kontinuierliche Optimierung der digitalen Ablagestrukturen und Assistenzprozesse

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Director- oder vergleichbarer Führungsebene
• Idealerweise Erfahrung im Facility Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen Unternehmensumfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz, vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe Verbindlichkeit und Umsetzungssicherheit
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kompetenz in der strukturierten, prägnanten und managementgerechten Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel, sowie versierte Anwendung digitaler Werkzeuge und freigegebener KI-Anwendungen
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Ihre Benefits

• Steigen Sie ein in ein renommiertes Energieunternehmen und nehmen Ihre Karriereentwicklung in die eigene Hand in Vollzeit auf Basis einer 37-Stunden-Woche
• Wenn Sie gerne einkaufen, dann sind Sie bei uns richtig: Entdecken Sie die Shoppingdiscounts bei ausgewählten Partnern auf unserem Unternehmensportal
• Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub, der Ihrem Wohlbefinden zugutekommen
• Nutzen Sie vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern
• Sie erhalten Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld