Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

elearnio GmbH; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 63,000; Full time

Benefits offered by this job

Gestaltungsspielraum

Zusammenarbeit mit Geschäftsführung

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

Weiterbildungsbudget

KI-Anwendungserfahrung

Job summary

elearnio sucht eine Organisations- und Koordinationsstarke Assistenz, die Geschäftsführung unterstützt und Büroprozesse in Berlin steuert. Du nutzt KI zur Recherche, Protokollen und Effizienzsteigerung, und trägst zur Optimierung von Abläufen bei.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung in Assistenz/Office-Management sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Option werden geboten.

Qualifications

• Eine kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Hintergrund.
• Mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager:in, Operations Manager:in oder in einer ähnlichen Rolle.
• Du nutzt KI-Tools bereits selbst und willst darin besser werden.
• Sicheren Umgang mit Google Workspace und MS Office.
• Sehr gute Organisation. Du arbeitest zuverlässig und diskret.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch.

Responsibilities

• Finanzen: Du erstellst Ausgangsrechnungen und behältst offene Posten im Blick.
• HR-Administration: Du organisierst das Onboarding neuer Kolleg:innen.
• Termine, Meetings und Office: Kalender der Geschäftsführung, Meetings & Office-Organisation in Berlin.
• Projekte: Koordinierst interne Projekte und hältst Deadlines nach.
• Arbeiten mit KI: Du setzt KI-Assistenten im Alltag ein, automatisierst Abläufe, baust Vorlagen und Prompts.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Assistenz- bzw. Office-Management-Erf

KI-Tools nutzen

Google Workspace

MS Office

Ausgezeichnete Organisation

Deutsch & Englisch verhandlungssicher

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund

Tools

Google Workspace

MS Office

Job description

elearnio ist ein SaaS-Anbieter für digitale Mitarbeiterentwicklung. Wir helfen mittelständischen Unternehmen, die Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden gezielt aufzubauen, mit unserer Lernplattform und KI-gestützter Kompetenzentwicklung.

Aufgaben

Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung. Du hältst ihr den Rücken frei. Du sorgst dafür, dass Termine, Zahlen, Verträge und Projekte laufen. Du arbeitest direkt mit beiden Geschäftsführern zusammen und siehst jede wichtige Entscheidung im Unternehmen. Dabei ist KI dein tägliches Werkzeug. Du nutzt sie, um schneller und besser zu arbeiten. Du entwickelst die Rolle mit uns weiter: weg von Routinearbeit, hin zu Steuerung und Koordination.

Deine Aufgaben

Finanzen

• Du erstellst Ausgangsrechnungen und behältst offene Posten im Blick.
• Du bereitest die Buchhaltung für unser Steuerbüro vor.

HR-Administration

• Du organisierst das Onboarding neuer Kolleg:innen.
• Du pflegst Arbeitsverträge und Personalunterlagen.

Termine, Meetings und Office

• Du steuerst die Kalender der Geschäftsführung.
• Du bereitest Meetings vor und hältst Ergebnisse und To-dos fest.
• Du kümmerst dich um die Office-Organisation in Berlin.

Projekte

• Du koordinierst interne Projekte und hältst Deadlines nach.
• Du bist die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.

Arbeiten mit KI

• Du setzt KI-Assistenten im Alltag ein: für Recherchen, Entwürfe, Protokolle und Zusammenfassungen.
• Du erkennst Abläufe, die sich automatisieren lassen, und setzt Automatisierungen gemeinsam mit uns um.
• Du baust Vorlagen und Prompts auf, die das ganze Team nutzen kann.
• Du testest neue KI-Tools und bewertest, ob sie uns wirklich helfen.

Qualifikation

Must have

• Eine kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Hintergrund.
• Mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager:in, Operations Manager:in oder in einer ähnlichen Rolle.
• Du nutzt KI-Tools bereits selbst und willst darin besser werden.
• Sicheren Umgang mit Google Workspace und MS Office.
• Sehr gute Organisation. Du arbeitest zuverlässig und diskret.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch.

Schön zu haben

• Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung.
• Erfahrung in einem Start-up oder SaaS-Unternehmen.
• Erfahrung mit Automatisierungstools oder dem Aufbau eigener KI-Workflows.

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in alle Unternehmensbereiche
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice
• Ein motiviertes Team und eine offene Unternehmenskultur
• Attraktive Vergütung und Weiterbilundgsbudget
• Du lernst KI gezielt einzusetzen. Deine Rolle wächst mit dem, was du automatisierst.

Bei elearnio triffst du auf ein Team, das Verantwortung schätzt und eigenständiges Arbeiten lebt.