Eventmanager (m/w/d)

ARAG; Düsseldorf; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

ARAG-Platz 1 in Düsseldorf sucht eine/n erfahrene/n Veranstaltungsmanager/in zur eigenverantwortlichen Leitung von Tagungen, Meetings und Workshops mit über 1.000 Teilnehmenden. Ebenso planen Sie Incentive-Reisen von der Idee bis zur Durchführung und steuern das Teilnehmendenmanagement.

Sie arbeiten eng mit Vertrieb, Marketing und externen Partnern zusammen, erstellen Ablaufpläne, verhandeln Verträge und behalten Kosten sowie Termine im Blick.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im Veranstaltungs- oder Tourismusmanagement.
• Berufserfahrung in der Organisation von Tagungen und Incentive-Reisen.
• Erfahrung im Stakeholder-, Teilnehmenden- und Dienstleistermanagement.
• Sichere Deutschkommunikation; gute Englischkenntnisse (mind. C1).
• Kenntnisse in MS 365, insbesondere PowerPoint, Excel und Forms.
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise auch unter Zeitdruck.
• Teamfähigkeit, Reisebereitschaft und Flexibilität.

Responsibilities

• Veranstaltungsprojekte eigenverantwortlich von Konzeption bis Nachbereitung leiten.
• Aufgaben, Termine und Budgets für Tagungen, Meetings und Workshops steuern.
• Incentive-Reisen planen von der Idee bis Durchführung.
• Teilnehmendenmanagement inklusive Registrierung, Kommunikation und Betreuung.
• Angebote von Veranstaltungsorten einholen, vergleichen und Verträge verhandeln.
• Ziele, Anforderungen und Erwartungen mit Auftraggebern, Vertrieb, Marketing abstimmen.
• Interne und externe Projektbeteiligte und Dienstleister koordinieren.
• Präsentationen, Ablaufpläne und Entscheidungsunterlagen erstellen.
• Markenauftritt eng mit Vertrieb und Marketing sicherstellen.
• Feedback der Teilnehmenden auswerten und Verbesserungen ableiten.

Skills

Stakeholder Management

Projektkoordination

Teamarbeit

Veranstaltungsplanung

Education

Veranstaltungsmanagement / Tourismusmanagement Studium

Tools

Evenito

MS 365 (PowerPoint, Excel, Forms)

Job description

ARAG-Platz 1, 40472 Düsseldorf

ab sofort

Stellen ID: HR_DUS02108

Das erwartet dich

• Du leitest Veranstaltungsprojekte eigenverantwortlich von der Konzeption bis zur Nachbereitung. Dabei steuerst du Aufgaben, Termine und Budgets für Tagungen, Meetings und Workshops–auch mit über 1.000 Teilnehmenden
• Du organisierst Incentive-Reisen von der ersten Idee bis zur Durchführung. Du planst Reiseprogramme, koordinierst Anreise, Transfers, Hotels und Aktivitäten und stimmst dich mit lokalen Partner:innen ab
• Du steuerst das Teilnehmendenmanagement: Von Eventwebseiten und Registrierung bis zur Teilnehmendenkommunikation und Betreuung
• Du recherchierst Veranstaltungsorte, holst Angebote ein, vergleichst diese und führst Vertragsverhandlungen mit Dienstleister:innen und dem Einkauf durch
• Du stimmst Ziele, Anforderungen und Erwartungen mit Auftraggeber:innen, Vertrieb, Marketing und weiteren internen sowie externen Beteiligten ab, informierst regelmäßig über den Projektfortschritt und führst unterschiedliche Interessen zu tragfähigen Lösungen zusammen
• Du koordinierst interne und externe Projektbeteiligte sowie Dienstleister:innen
• Du erstellst Präsentationen, Ablaufpläne und Entscheidungsunterlagen und behältst Termine, Kosten und die Qualität der Umsetzung im Blick
• Du arbeitest eng mit Vertrieb und Marketing zusammen und sorgst für einen einheitlichen Markenauftritt
• Du wertest Teilnehmendenfeedback aus, leitest Verbesserungen ab und packst bei der Vorbereitung und Durchführung vor Ort mit an

Das bringst du mit

• Du hast ein abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Veranstaltungsmanagement oder Tourismusmanagement
• Du bringst einschlägige Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich mit, insbesondere in der Organisation von Tagungen und Incentive-Reisen und der entsprechenden Veranstaltungstechnik. Du hast bereits Veranstaltungsprojekte eigenverantwortlich geleitet und Projektbeteiligte koordiniert
• Du verfügst über Erfahrung im Stakeholder-, Teilnehmenden- und Dienstleistermanagement. Du arbeitest routiniert mit digitalen Teilnehmermanagementsystemen, idealerweise Evenito oder einem vergleichbaren Tool
• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf C1-Niveau. Zusätzlich bringst du Kenntnisse in einer weiteren Fremdsprache mit
• Du beherrschst die Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere PowerPoint, Excel und Forms, und bist offen für den gezielten Einsatz digitaler und KI-gestützter Werkzeuge
• Du arbeitest strukturiert und eigenständig. Auch unter Zeitdruck und bei kurzfristigen Änderungen bleibst du ruhig, setzt klare Prioritäten und handelst lösungsorientiert
• Du trittst verbindlich auf, kommunizierst klar und arbeitest gerne im Team. Für Veranstaltungen bringst du Reisebereitschaft und zeitliche Flexibilität mit