Empfangsmitarbeiterin/Officemanagerin (m/w/d) in Teilzeit

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 20.088 - 24.552; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Langfristige Festanstellung

Betriebliche Altersvorsorge

Erstattung des Deutschlandtickets

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

Ein Unternehmen in der IT-Branche in Hamburg sucht eine Empfangsmitarbeiterin/Officemanagerin in Teilzeit. Sie sind verantwortlich für den Empfang von Besuchern, die Organisation von Büromaterial und die Planung von Konferenzräumen. Erwartet werden Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie der Umgang mit MS-Office-Anwendungen. Es wird eine langfristige Anstellung mit einem festen Monatsgehalt und guten Arbeitsbedingungen geboten.

Qualifikationen

• Erfahrung im Empfangs- und Office-Management.
• Positive und aufgeschlossene Persönlichkeit.
• Erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich von Vorteil.

Aufgaben

• Besucher empfangen und anmelden.
• Büromaterialien verwalten und bestellen.
• Konferenzräume planen und organisieren.

Kenntnisse

Freundlichkeit

Organisationstalent

Vertrautheit mit MS-Office

Kommunikationsfähigkeit in Deutsch

Kommunikationsfähigkeit in Englisch

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Wir suchen für unseren Kunden aus der IT-Branche in Hamburg eine Empfangsmitarbeiterin/Officemanagerin (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche)

Arbeitszeiten

montags bis freitags in der Zeit von 09.00 bis 17.00 Uhr / Arbeitszeiten nach Absprache

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
• Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
• Erstattung des Deutschlandticket
• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:

BEREICH BESUCHEREMPFANG:

• Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten
• eventuell Besucher während der Wartezeit bewirten
• Informationen erteilen (Flüge, Hotels, Taxi rufen, Tischreservierungen usw.)
• ein- und ausgehende Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
• eventuell Rückrufnachrichten hinterlassen (z.B. per E-Mail)
• Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich gewährleisten
• Kurierdienste beauftragen / Kuriersendungen entgegennehmen sowie die Rechnungen kontrollieren
• Paketsendungen versenden und entgegennehmen
• arbeiten mit den MS-Office-Anwendungen Word, Excel, Power Point und Outlook

BEREICH OFFICE MANAGEMENT:

• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Visitenkarten, Blumen sowie Verbrauchsmaterialien
• Archivieren von Lieferscheinen und Zollbescheinigungen
• Posteingang, entgegennehmen und verteilen
• Postausgang, frankieren und kuvertieren
• Reiseportal pflegen
• Bearbeiten der eingehenden E-Mails und Faxe
• Ansprechpartner für verschieden Dienstleister, wie z.B. Reinigung
• allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz (kopieren, scannen usw.)

BEREICH KONFERENZRAUMMANAGEMENT

• interne Planung und Organisation Schulungen und Seminare
• Teilnehmerverwaltung
• Konferenzraumterminierung / -buchung
• Unterstützung des Veranstaltungsmanagement und Unterstützung bei der Organisation der Firmenveranstaltungen, Firmenfeiern und After-Work-Events
• Konferenzräume für interne und externe Veranstaltungen vorbereiten
• Konferenzräume nach Meetings entsprechend „abdecken“
• Ansprechpartnerin für Umbuchungen, Medientechnik usw.
• Kontrolle der Räume auf Sauberkeit und Ordnung

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit

Finden Sie sich in der Beschreibung wieder? Dann sollten wir uns kennenlernen! Bewerben Sie sich schnell und unkompliziert über unser Bewerbungsformular. Hier können Sie Zeugnisse und Lebenslauf ganz bequem hochladen.

Für Rückfragen wenden Sie sich gerne an
Sonya Theresa Makuka

06196- 78070-23