Empfangsmitarbeiter*in, Fachkraft Assistenz

AWO GESA GmbH; Duisburg; On-site; EUR 40,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

13. Gehalt (Jahreszahlung)

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildung

Mitarbeiter-Events

Mitarbeiterrabatte

Bikeleasing

Job summary

AWO GESA GmbH in Duisburg sucht eine engagierte Empfangskraft und Büroassistenz für die Geschäftsstelle (m/w/d) in Vollzeit, 39 Stunden pro Woche. Sie sind die erste Anlaufstelle, verteilen Post und unterstützen Termine, Bewirtungen und Visiting-Besuche.

Sie besitzen eine kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss, bringen mehrere Jahre Assistenz-Erfahrung mit und kommunizieren selbstbewusst auf Deutsch und Englisch. Organisiert arbeiten Sie strukturiert und nutzen MS Office 365 sicher.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Fachhochschulabschluss im kaufmännischen Bereich.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung, vorzugsweise von Vorständen oder Geschäftsführungen.
• Gute Englischkenntnisse und sichere Kommunikationsfähigkeit in Deutsch.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für Besucherinnen und Besucher der Geschäftsstelle.
• Postverteilung und Koordination des Versands externer Briefe und Pakete.
• Unterstützung des Vorstandsbereichs, Terminkoordination und Organisation von Bewirtungen.
• Übernahme von Projekten und Sonderaufgaben als Sekretariats-Allrounder.

Skills

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Fachhochschulabschluss im kaufmännischen Bereich

Tools

MS Office 365

Excel

Job description

Gemeinsam für Duisburg noch mehr erreichen: Das starke Herz sucht Verstärkung!

Die AWO-Duisburg ist einer der großen Wohlfahrtsverbände in unserer Stadt. Knapp 950 Mitarbeitende engagieren sich an 36 Standorten für Kinder und Familien mit und ohne Migrationsgeschichte, für ältere und pflegebedürftige Menschen, für Jung und Alt.

Wir suchen ab sofort eine Empfangskraft und Büroassistenz für die AWO-Geschäftsstelle (m/w/d) in Vollzeit, 39 Stunden/Woche.

Stellenbeschreibung

• Als zentrale Ansprechperson für sämtliche Besucherinnen und Besucher der Geschäftsstelle hast du große Freude am Umgang mit Menschen und hilfst ihnen gerne weiter. Auch für Anrufende bist du der erste Kontakt und vermittelst freundlich und kompetent an die entsprechenden Stellen
• Du verteilst ankommende Post an die entsprechenden Geschäftsbereiche und koordinierst den Versand externer Briefe und Pakete
• Du arbeitest eng mit Kolleginnen und Kollegen des Vorstands-Bereiches zusammen und unterstützt bei Besuchen und Bewirtungen, koordinierst Termine und vertrittst in Urlaubs- und Krankheitsfällen als klassischer Sekretariats-Allrounder
• Du übernimmst gerne Verantwortung für Projekte und Sonderaufgaben, weil dir das eigenständige Arbeiten und Finden von Lösungen Spaß macht

Du brings mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen (Fach-)Hochschulabschluss im kaufmännischen Bereich
• Du hast mehrjährige Erfahrung im Bereich der Assistenz (vorzugsweise von Vorständen oder Geschäftsführungen)
• Du liebst es, mit unterschiedlichen Menschen in einer breiten Spannweite zu kommunizieren, dafür bringst du auch gute Englischkenntnisse mit
• Du bist ein absolutes Organisationstalent und verfügst über eine äußerst strukturierte und selbstorganisierte Arbeitsweise
• Du gehst sicher mit MS Office 365 um, sodass du deine Arbeit routiniert mit Excel und Co. vereinfachen kannst
• Du bist grundsätzlich technisch affin und suchst proaktiv nach EDV-basierten Lösungen, um Prozesse für dich und die Geschäftsstelle zu optimieren

Was uns als Arbeitgeber auszeichnet

• Wir leben Vielfalt und werden dich nicht verbiegen, wir fragen dich nicht nach deiner Herkunft, Konfession oder Orientierung
• Deine Erholung ist uns wichtig: 30 Tage Urlaub stehen dir zu, wenn du 5 Tage pro Woche arbeitest
• Wir vergüten attraktiv nach TV AWO NRW, zahlen ein 13. Gehalt, übernehmen deine Altersvorsorge ohne Eigenanteil, bezuschussen deine freiwilligen Zusatzversicherungen und bieten dir vermögenswirksame Leistungen
• Wir sorgen dafür, dass du in deinem Bereich immer up to date bleibst und machen dir Fort- und Weiterbildungen gerne möglich
• Freue dich auf diverse Extras: Bikeleasing, AWO-Mitarbeitervorteile und Rabatte, gemeinsame Events, Zuschuss zu gesundheitsfördernden Maßnahmen
• Dein Einsatz und deine Treue machen sich bezahlt: Mitarbeitendenwerbeprämie, Jubiläumszuwendung

Ihre Vorteile

• 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
• Betriebliche Altersvorsorge
• Finanzierte Fort- und Weiterbildung
• Jahressonderzahlung
• Mitarbeiter*innen-Events
• Mitarbeiter*innen-Rabatte
• Treueprämie