Empfangsmitarbeiter*in, Fachkraft Assistenz

AWO-Duisburg e.V.; Duisburg; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

TV AWO NRW

13. Gehalt

Altersvorsorge ohne Eigenanteil

Zusatzversicherungen Zuschuss

Vermögenswirksame Leistungen

Fort- und Weiterbildungen möglich

Bikeleasing

Mitarbeitervorteile und Rabatte

Events

Zuschuss zu gesundheitsfördernden Maβi

Job summary

AWO-Duisburg e.V. in Duisburg sucht eine Empfangskraft und Büroassistenz in Vollzeit (39 Std./Woche).

Als zentrale Ansprechperson begrüßt du Besucherinnen und Besucher, unterstützt das Team im Vorstands-Bereich und übernimmst administrative Aufgaben rund um Termine und Organisation. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen kaufmännischen Hochschulabschluss mit, hast mehrjährige Assistenz-Erfahrung, beherrscht MS Office 365 und kommunizierst sicher – auch auf Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder (Fach-)Hochschulabschluss im kaufmännischen Bereich.
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich der Assistenz, idealerweise vor Vorständen oder Geschäftsführungen.
• Gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit Diversität.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office 365; EDV-basierte Prozesse zur Optimierung von Abläufen.

Responsibilities

• Begrüßung und erster Ansprechpartner für Besucherinnen und Besucher der Geschäftsstelle.
• Unterstützung bei Besuchen, Bewirtungen, Terminkoordinierung und Sekretariatsaufgaben.
• Übernahme von Projekten und Sonderaufgaben sowie eigenständige Lösungsfindung.

Skills

Organisationstalent

Teamkommunikation

Kundenorientierung

Englischkenntnisse

EDV-Kompetenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Fach-/Hochschulabschluss im kaufmännischen Bereich

Tools

MS Office 365

Excel

Job description

Gemeinsam für Duisburg noch mehr erreichen: Das starke Herz sucht Verstärkung! Die AWO-Duisburg ist einer der großen Wohlfahrtsverbände in unserer Stadt. Knapp 950 Mitarbeitende engagieren sich an 36 Standorten für Kinder und Familien mit und ohne Migrationsgeschichte, für ältere und pflegebedürftige Menschen, für Jung und Alt.

Wir suchen ab sofort eine Empfangskraft und Büroassistenz für die AWO-Geschäftsstelle (m/w/d) in Vollzeit, 39 Stunden/Woche. Als zentrale Ansprechperson für sämtliche Besucherinnen und Besucher der Geschäftsstelle hast du große Freude am Umgang mit Menschen und hilfst ihnen gerne weiter. Auch für Anrufende bist du der erste Kontakt und vermittelst freundlich und kompetent an die entsprechenden Stellen.

Aufgaben

• Du verteilst ankommende Post an die entsprechenden Geschäftsbereiche und koordinierst den Versand externer Briefe und Pakete.
• Du arbeitest eng mit Kolleginnen und Kollegen des Vorstands-Bereiches zusammen und unterstützt bei Besuchen und Bewirtungen, koordinierst Termine und vertrittst in Urlaubs- und Krankheitsfällen als klassischer Sekretariats-Allrounder.
• Du übernimmst gerne Verantwortung für Projekte und Sonderaufgaben, weil dir das eigenständige Arbeiten und Finden von Lösungen Spaß macht.

Requirements

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen (Fach-)Hochschulabschluss im kaufmännischen Bereich.
• Du hast mehrjährige Erfahrung im Bereich der Assistenz (vorzugsweise von Vorständen oder Geschäftsführungen).
• Du liebst es, mit unterschiedlichen Menschen in einer breiten Spannweite zu kommunizieren, dafür bringst du auch gute Englischkenntnisse mit.
• Du bist ein absolutes Organisationstalent und verfügst über eine äußerst strukturierte und selbstorganisierte Arbeitsweise.
• Du gehst sicher mit MS Office 365 um, sodass du deine Arbeit routiniert mit Excel und Co. vereinfachen kannst.
• Du bist grundsätzlich technisch affin und suchst proaktiv nach EDV-basierten Lösungen, um Prozesse für dich und die Geschäftsstelle zu optimieren.

Vielfalt & Gleichberechtigung

Wir leben Vielfalt und werden dich nicht verbiegen, wir fragen dich nicht nach deiner Herkunft, Konfession oder Orientierung.

Benefits & Extras

• 30 Tage Urlaub stehen dir zu, wenn du 5 Tage pro Woche arbeitest.
• Wir vergüten attraktiv nach TV AWO NRW, zahlen ein 13. Gehalt, übernehmen deine Altersvorsorge ohne Eigenanteil, bezuschussen deine freiwilligen Zusatzversicherungen und bieten dir vermögenswirksame Leistungen.
• Wir sorgen dafür, dass du in deinem Bereich immer up to date bleibst und machen dir Fort- und Weiterbildungen gerne möglich.
• Freue dich auf diverse Extras: Bikeleasing, AWO-Mitarbeitervorteile und Rabatte, gemeinsame Events, Zuschuss zu gesundheitsfördernden Maßnahmen.
• Dein Einsatz und deine Treue machen sich bezahlt: Mitarbeitendenwerbeprämie, Jubiläumszuwendung.