Empfangskraft (m/w/d)

Notar Geuder; Deutschland; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Notar Geuder in Kempen sucht eine zuverlässige Empfangs- bzw. Organisationseinheit zur Begrüßung von Mandanten, Koordination von Terminen und Unterstützung des Teams im administrativen Alltag.

Sie arbeiten eng mit dem Notar und den Sachbearbeitern zusammen, um eine reibungslose Besprechungsabwicklung sicherzustellen. Zu Ihren Aufgaben gehört die pünktliche Vorbereitung der Besprechungsräume, die Koordination der Bewirtung bei Beurkundungen sowie die professionelle telefonische Erreichbarkeit.

Qualifications

• Gastgeberrolle: Mandanten freundlich begrüßen und Anspannung lösen.
• Kommunikation: erster freundlicher Ansprechpartner am Telefon, Anfragen strukturieren und Termine vergeben.
• Organisation: Posteingang/ Postausgang (physisch und digital) verwalten, Aktenanlage unterstützen.
• Administrative Unterstützung: dem Team bei Kleinigkeiten den Rücken freihalten.
• Schnittstelle zum Recht: einfache notarielle Vorgänge organisatorisch begleiten und eng mit Notar und Sachbearbeitern arbeiten.

Responsibilities

• Die Gastgeber-Rolle: Besprechungsräume vorbereiten, Bewirtung koordinieren.
• Die Kommunikationszentrale: Anfragen strukturieren, Termine vergeben, Leitungen ruhig führen.
• Der Organisationsprofi: Posteingang/-ausgang verwalten, Aktenanlage unterstützen.
• Schnittstelle zum Recht: einfache notarielle Vorgänge organisatorisch begleiten.

Job description

Ein Tag bei uns: Mehr als nur „Vorzimmer“

Stellen Sie sich vor, Ihr Arbeitstag beginnt in unseren modernen Räumen in Kempen. Sie sind die erste Person, die unsere Mandanten mit einem Lächeln begrüßt und ihnen die Anspannung vor einem wichtigen Termin nimmt.

Ihre Rolle im Team:

• Die Gastgeber-Rolle: Sie bereiten die Besprechungsräume vor, sorgen dafür, dass sich jeder Gast willkommen fühlt und koordinieren die Bewirtung bei Beurkundungen.
• Die Kommunikationszentrale: Am Telefon sind Sie der freundliche und kompetente Erstkontakt. Sie strukturieren Anfragen, vergeben Termine und behalten auch bei mehreren gleichzeitig klingenden Leitungen die Ruhe.
• Der Organisationsprofi: Sie managen den Postein- und ausgang (physisch und digital), unterstützen bei der Aktenanlage und halten dem Team bei administrativen Kleinigkeiten den Rücken frei.
• Schnittstelle zum Recht: Sie begleiten einfache notarielle Vorgänge organisatorisch und arbeiten eng mit dem Notar und den Sachbearbeitern zusammen.