Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Frankfurt; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen der öffentlichen Verwaltung in Frankfurt sucht einen Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit. Die Aufgaben umfassen die freundliche Interaktion mit Besuchern, das Management von Besucherlisten und die Unterstützung in verschiedenen administrativen Tätigkeiten. Angesprochen sind Bewerber mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung und mindestens 3 Jahren Erfahrung im Büro- oder Empfangsbereich. Es werden gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie der Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen erwartet.

Leistungen

Langfristige Festanstellung

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte auf Produkte

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
• Gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen.
• Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis erforderlich.

Aufgaben

• Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern.
• Verwaltung von Teilnehmerlisten und Besuchermanagement.
• Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen.

Kenntnisse

Freundliche Interaktion mit Besuchern

Konversationssichere Sprachkenntnisse in Englisch

Konversationssichere Sprachkenntnisse in Deutsch

Kunden- und Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung

Abgeschlossenes Bachelor-Studium

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

SharePoint

Jobbeschreibung

Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit

Stellenbeschreibung

Für unseren Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche).

Arbeitszeiten:

• Montags bis freitags
• 08:00 bis 14:00 Uhr

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
• Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
• ÖPNV in unmittelbarer Nähe
• Je nach Einsatzort kostenlose Parkplätze

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• Festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
• Keine Nacht- und Wochenenddienste
• Umfassende Einarbeitung
• Abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben

• Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
• Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
• Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
• Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
• Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
• Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
• Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
• Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
• Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
• Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z. B. grundlegende Anweisungen zu WLAN‑Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
• Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit usw.)
• Unterstützende Catering‑Tätigkeiten, u. a. Vorbereiten des Kaffee‑Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
• Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
• Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs‑ und Besuchermanagements

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischen Umfeld, Gastgewerbe oder einem ähnlichen Dienstleistungsbereich bzw. abgeschlossenes Bachelor‑Studium
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Premium‑Empfangsdienste, Büromanagement, Sekretariat, persönliche Assistenz)
• Konversationssichere Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch (B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Gute Kenntnisse gängiger EDV‑Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint (Erfahrung mit SharePoint von Vorteil)
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kunden‑ und Serviceorientierung
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Körperliche Befähigung leichte praktische Arbeiten auszuführen (Sortierung/Transport von Bürobedarf, Aufräumen von Konferenzräumen, Catering‑bezogene Handreichungen usw.)
• Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
• Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis

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Für Rückfragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung:
Omar Said
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Unternehmensdarstellung: ESD Empfangs- u. SekretariatsDienstleistungen Verwaltungs