Elternzeitvertretung (60%-100%): Office Manager*in (m/w/d)

Ninox Software GmbH; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Hundefreundliches Büro

30 Tage Urlaub

Zuschuss betriebliche Altersvorsorge

Zuschuss Deutschland-Ticket

Wellpass

Zusammenfassung

Ninox Software GmbH in Berlin Mitte sucht eine motivierte Office-Managerin/ einen Office-Manager (m/w/d) mit Leidenschaft für Organisation. Die Stelle ist flexibel 24–40 Std./Woche, Kernzeiten 8:30–13:00 von Mo–Do.

Du bist zentrale Anlaufstelle im Office und arbeitest eng mit Geschäftsführung, Finance, IT- und HR-Team zusammen. Du übernimmst abwechslungsreiche Aufgaben, planst Teamevents, On-/Offboarding, koordinierst externe Dienstleister und verwaltest das Equipment.

Qualifikationen

• Fünf Jahre Erfahrung im Office Management, Administration oder Assistenz.
• Kommunikations- und Organisationsstärke mit Serviceorientierung.
• Professionelles Auftreten mit positiver Ruhe.
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und Belastbarkeit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit in internationalem Umfeld.
• Hands-on-Mentalität und Priorisierungsverständnis.

Aufgaben

• Verantwortung für das Office Management im Büro Berlin Mitte, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Lieferanten und Dienstleister.
• Enge Zusammenarbeit mit HR, IT und Management.
• Organisation des Bestellwesens und Verwaltung des Equipments.
• Verwaltung und Ablage von Belegen für Kreditorenbuchhaltung.
• Koordination externer Dienstleister (Vermieter, Reinigung, Lieferdienste).
• Planung von Teamevents und Meetings.
• On- und Offboarding-Prozesse, Inventarverwaltung und Nachverfolgung.
• Sonderprojekte unterstützend im Management.

Kenntnisse

Office Management

Organisationstalent

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamarbeit

Hands-on

Belastbarkeit

Jobbeschreibung

Du bist ein*e motivierte*r Teamplayer*in und vielseitiger Office Manager*in mit einer Leidenschaft dafür, eine wachsende Organisation zu unterstützen. Als Teil unseres engagierten und internationalen Teams spielst Du eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung unseres Unternehmens in der Softwarebranche (B2B SaaS) und vertrittst unsere Kollegin ab sofort bis zum 30.06.2027. Deine wöchentliche Arbeitszeit kann zwischen 24 und 40 Stunden / Woche, mit einer Kernarbeitszeit von 8:30 bis 13:00 Uhr von Montag bis Donnerstag, betragen.

Du bist zentrale Anlaufstelle für das Office in Berlin und sorgst für eine strukturierte und effiziente Organisation. Du arbeitest eng mit den Geschäftsführern, dem Finance-, IT- und HR-Team zusammen und unterstützt den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.

Dich erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in dem dein Organisationstalent, Deine Serviceorientierung und Deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, gefragt sind. Wenn Du ein dynamisches, internationales Umfeld schätzt, gerne Verantwortung übernimmst und eine Schlüsselrolle im Office-Management einnehmen möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Aufgaben

• Verantwortung für das Office Management in unserem Büro in Berlin Mitte und Ansprechpartner*infür Mitarbeitende, Lieferanten, Dienstleister
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Teams, u.a. HR, IT und Management
• Organisation des Bestellwesens und Verwaltung des Equipments (z. B. Laptops, Hardware, Büromaterialien)
• Verwaltung und Ablage von Belegen für die Kreditorenbuchhaltung
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern (z. B. Vermieter, Reinigung, Lieferdienste)
• Planung und Organisation von Teamevents und physischen Meetings
• On- und Offboarding-Prozesse, Inventarverwaltung und Nachverfolgung
• Sonderprojekte bzw. Unterstützung Management

Qualifikation

• Fünf Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Administration oder Assistenz
• Kommunikations- und Organisationsstärke mit hoher Serviceorientierung
• Souveränes und professionelles Auftreten mit positiver und ruhiger Ausstrahlung
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und Belastbarkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Hands-on-Mentalität und ausgeprägtes Priorisierungsverständnis

Benefits

• Ein dynamisches, wachsendes Unternehmen mit einem zukunftsorientierten Produkt
• Aufstrebendes und internationales Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Hundefreundliches Büro: genieß die Arbeit im Herzen von Berlin, in dem unsere vierbeinigen Freunde willkommen sind
• Großzügige Urlaubsregelung: profitier von 30 Tagen Urlaub
• Zuschuss Company Pension Plan (bAV)
• Zuschuss Deutschland-Ticket
• Wellpass (Gym)

Ninox ermöglicht es Teams auf der ganzen Welt, kundenspezifische Geschäftsanwendungen, ohne eine einzige Code-Zeile zu erstellen. Unsere Kunden sind kleine bis mittelständische Unternehmen, die in einer Vielzahl von Branchen arbeiten. Mit Ninox erstellen sie maßgeschneiderte Tools für ihre Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit.

Wir sind ein schnell wachsendes, produktorientiertes Technologie-Startup mit Sitz im Herzen von Berlin. Wir sind stolz darauf, einen Service anzubieten, der Menschen tatsächlich hilft, großartiges Kundenfeedback erhält und in den App-Stores als eine der besten Geschäftsanwendungen rangiert.