Documentation Management Assistant (m/w/d)

FERCHAU GmbH Niederlassung Ulm; Biberach an der Riß; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Sonderurlaub für wichtige private Anlässe

Vielfältige Weiterbildungsprogramme

Zusammenfassung

Das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit in Biberach an der Riß sucht einen Documentation Management Assistant (m/w/d). In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation und fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten sowie die Steuerung des gesamten Dokumentationsprozesses. Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute MS-Office Kenntnisse sind wünschenswert.

Wir bieten betriebliche Altersvorsorge und flexible Weiterbildungsmöglichkeit in einem engagierten Team. Bewerben Sie sich jetzt!

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Dokumentationsmanagement erforderlich.
• Gute MS-Office Kenntnisse sind notwendig.
• Bereitschaft zur Vor-Ort-Präsenz und Teamarbeit.

Aufgaben

• Organisation und fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten.
• Steuerung des Dokumentationsprozesses von Erstellung bis Freigabe.
• Monitoring und Weiterentwicklung der Template-Landschaft.

Kenntnisse

Dokumentationsmanagement

MS-Office Kenntnisse

Teamarbeit

GxP-Konformität

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Documentation Management Assistant (m/w/d)

Arbeitgeber: FERCHAU GmbH Niederlassung Ulm
Ort: Biberach an der Riß
Anstellungsart: Vollzeit

Beschreibung

Als Document Management Assistant weißt du, worauf es ankommt, und setzt die richtigen Prioritäten. Deine Kolleg:innen vertrauen auf deine Unterstützung im Tagesgeschäft. Als wichtiger Teil des Teams weißt du genau, was zu tun ist, damit es immer rund läuft und nichts Wichtiges liegen bleibt. Du genießt das Vertrauen aller und agierst als zuverlässige:r Teamplayer:in.

Dein Aufgabengebiet

• Organisation, Koordination und fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten und Berichten unter Nutzung der relevanten Systeme sowie Sicherstellung der Einhaltung der GxP-Konformität
• Steuerung des gesamten Dokumentationsprozesses von Erstellung bis zur finalen Freigabe (Approval), sowie Koordination aller Workflows und der technischen Umsetzung
• Monitoring sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Template‑Landschaft durch Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen, Manuals und Best Practices
• Einführung neuer Mitarbeitende in die Prozesse des Documentation Managements sowie Fungieren als zentrale Ansprechperson für alle system- und prozessbezogenen Fragestellungen, insbesondere im Zusammenhang mit EDMS-for-Submission, der GxP-konformen Archivierung von Rohdaten sowie der Formatierung von Dokumenten
• Organisation und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung von Rohdaten gemäß GLP-, GCP- und non‑GxP-Anforderungen
• Übernahme der Key‑User‑Funktion sowie den First‑Level‑Support für relevante Systeme und Koordinieren der Durchführung von IB QC Checks für die CPS‑Funktionen
• Recherche von Publikationen und Referenzen sowie Beantragung und Verwaltung von Referenznummern für unterschiedliche Dokumententypen

Wir bieten dir

• Betriebliche Altersvorsorge
• Sonderurlaub für wichtige private Anlässe, zum Beispiel Hochzeit, Umzug, Geburt
• Vielfältige Weiterbildungsprogramme

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung oder Ausbildung zum medizinischen Dokumentar oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Dokumentationsmanagement
• Gute Erfahrung in den relevanten Prozessen sowie im Umgang mit den entsprechenden Systemen innerhalb des Verantwortungsbereichs
• Erfahrung bei der Bearbeitung klinischer und nicht‑klinischer Dokumente oder Dokumentteilen von Vorteil
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse sowie Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
• Teamplayer mit eigenverantwortlicher, proaktiver und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert
• Bereitschaft zur regelmäßigen Vor‑Ort‑Präsenz und zur engen Zusammenarbeit im Team