Direktionsassistenz (d/m/w)

Federal State of Saxony; Dresden; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Tarifvertrag

30 Tage Urlaub

Job-Ticket / Deutschlandticket

Betriebliche Altersvorsorge

Museumsbesuche gratis

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) suchen eine Direktionsassistenz (w/d/m) im Büro des Generaldirektors. Die Position ist unbefristet, 40 Wochenstunden, mit Option auf Teilzeit gemäß Dienstvereinbarung. Tätigkeit umfasst Verwaltung, Organisation, Korrespondenz in DE/EN sowie Reise- und Terminplanung.

Sie arbeiten in einem renommierten Museumsverbund, arbeiten eng mit Büroleitung zusammen und profitieren von TV-L Tarifbindung, 30 Tagen Urlaub und weiteren Leistungen.

Qualifications

• Berufserfahrung im Sekretariat bzw. Verwaltung, ideal im kulturellen Umfeld.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert.
• Sorgfalt, Diskretion und organisatorische Fähigkeiten

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Tätigkeiten im Büro des Generaldirektors.
• Koordination von Terminen, Vorbereitung von Unterlagen und Protokollen.
• Schriftverkehr in Deutsch und Englisch, Korrespondenz betreuen.
• Empfangskoordination, Gäste betreuen und Reiseplanung unterstützen.
• Budgetüberwachung, Bürobedarf, Rechnungsprüfung und Archivierung.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Flexibilität

Education

Berufsausbildung Büro/Verwaltung

Tools

MS Office

Datenmanagement

Job description

Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, eine Direktionsassistenz (d/m/w) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 8 TV-L) im Büro des Generaldirektors. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Wochenstunden. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung (mindestens 30 Wochenstunden) geeignet. Bei entsprechenden Bewerbungen erfolgt die Überprüfung, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) zählen zu den bedeutendsten Museumsverbünden weltweit. 15 Museen und vier Institutionen repräsentieren eine thematische Vielfalt, die in ihrer Art international einzigartig ist. Die Sammlungen sind in prachtvollen historischen Bauten erlebbar und spannen den Bogen vom kurfürstlichen Erbe Augusts des Starken bis hin zu Meisterwerken der Gegenwart. Rund 400 Mitarbeitende gestalten dieses dynamische Netzwerk und setzen mit inspirierenden Ausstellungen sowie exzellenter Forschung internationale Maßstäbe. Werden Sie Teil unseres Teams und führen Sie diese Tradition mit uns in die Zukunft.

Die Tätigkeit im Büro des Generaldirektors zeichnet sich durch ein überdurchschnittliches Maß an Höflichkeit, Bedachtsamkeit und Diskretion aus, um mit den vielfach vertraulichen Informationen umgehen zu können. Neben den Museen und Sammlungen bündeln sich inhaltlich und organisatorisch in der Generaldirektion die folgenden Abteilungen: Marketing, Medien und Kommunikation, Bildung und Vermittlung, Programm und Internationale Beziehungen, Forschung, Digitale Transformation, Fundraising, Protokoll und Kulturpartnerschaften, sowie die Sächsische Landesstelle für Museumswesen.

Die Aufgaben im Büro des Generaldirektors umfassen administrative, organisatorische und beratende Tätigkeiten in Verwaltung, Forschung und Wissenschaft und das Team ist direkt der Büroleitung unterstellt.

Ihre Aufgaben

• aktive und professionelle Erledigung vielfältiger Aufgaben im Büro des Generaldirektors in enger Abstimmung mit der Büroleitung
• Unterstützung im allgemeinen Tagesgeschäft im Büro des Generaldirektors
• Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen sowie Vorbereitung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen für unterschiedliche Gremien
• Protokollführung von Beratungen und sonstigen Sitzungen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und selbständige Beantwortung von anfallenden Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache
• Entgegennahme von Telefonaten und Erteilen von Auskünften in deutscher und englischer Sprache
• Koordination des Empfangsbereiches und Betreuung von Gäste
• Erledigung und Vorbereitung von diversem Schriftverkehr für den Generaldirektor und die Büroleitung sowie dessen strukturierte Ablage
• Erstellung und Qualitätssicherung protokollarisch sensibler Korrespondenz, u.a. Einladungen, Dankschreiben, Schirmherrschaftsersuchen im Namen des Generaldirektors
• Planung und Vorbereitung von Dienstreisen für den Generaldirektor inkl. Antragsstellung und Abrechnung
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Ausstellungseröffnungen sowie Betreuung von Gästen
• Gäste- und Einladungsmanagement unter Anwendung des zentralen Adressmanagementsystems
• Unterstützung in haushaltsrechtlichen Belangen (Budgetüberwachung, Bestellung von Büromaterial, Angebotseinholung, Rechnungsprüfung, etc.)
• Archivierung von Akten und Unterlagen

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungssektor bzw. eine vergleichbare Qualifikation und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen im Bereich Sekretariat / Verwaltung / Assistenz
• Berufserfahrung und eigenverantwortliche Tätigkeit in Sekretariaten oder in Assistenzfunktionen, vorzugsweise im kulturellen Umfeld oder starkes Interesse sich einzuarbeiten
• freundliches und direktes Auftreten gegenüber Besucher/-innen und Mitarbeiter/-innen
• selbstständige, sorgfältige, strukturierte sowie proaktive Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe auch von komplexen Sachverhalten
• Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit
• selbstständiges Arbeiten mit hoher Fach- und Sozialkompetenz
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen wünschenswert
• sicherer Umgang mit Office-Software und Internetanwendungen, Umgang mit digitalem Datenmanagement und Softwareanwendungen erwünscht
• Teamfähigkeit kombiniert mit einem sicheren, freundlichen und zuvorkommenden Auftreten

Wir bieten

• Arbeitsvertrag nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• 30 Tage Urlaub, dienstfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Jahressonderzahlung
• flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit des mobilen Arbeitens laut Dienstvereinbarung
• betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Job-Ticket oder Zuschuss Deutschlandticket
• kostenfreier Besuch der SKD-Museen und Sammlungen für alle Mitarbeitenden
• zahlreiche attraktive museumsinterne Veranstaltungen + Sonderausstellungen
• ein breites Spektrum an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Abteilungen/Museen und im gesamten Verbund der SKD
• Angebote der Gesundheitsförderung
• sonstige Vergünstigungen bei lokalen Anbietern

Kontakt

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, unabhängig von Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung.

Mit Ihrer Bewerbung erteilen Sie Ihr Einverständnis zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen bzw. erstattet werden. Nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet erhalten Sie unter der Rufnummer 0351/4914 7702.