Direktionsassistenz (d/m/w) im Büro des Generaldirektors

Staatliche Kunstsammlungen Dresden; Dresden; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

TV-L Tarifvertrag

30 Tage Urlaub

Job-Ticket oder Deutschlandticket

Kostenfreier Museumsbesuch für MA

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsförderung

Résumé du poste

Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Direktionsassistenz im Büro des Generaldirektors. Die Stelle ist unbefristet, 40 Wochenstunden, teildarbst 30 Wochenstunden möglich.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Protokollführung, Terminkoordination, Reisevorbereitung, Post- und Schreibarbeiten sowie Gästebetreuung. Gefordert sind eine abgeschlossene Büro-/Verwaltungsausbildung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungssektor
• Berufserfahrung und eigenverantwortliche Tätigkeit im Sekretariat oder Assistenz
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; sehr gute Englischkenntnisse
• Souveräner Umgang mit gängiger Office-Software und Internetanwendungen
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und proaktive Arbeitsweise

Responsabilités

• Aktive und professionelle Erledigung vielfältiger Aufgaben im Büro des Generaldirektors in enger Abstimmung mit der Büroleitung
• Unterstützung im allgemeinen Tagesgeschäft im Büro des Generaldirektors
• Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen sowie Vorbereitung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen
• Protokollführung von Beratungen und Sitzungen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Beantwortung von Korrespondenzen in Deutsch/Englisch
• Telefonate entgegennehmen und Auskünfte erteilen in Deutsch/Englisch
• Empfangskoordination und Gästebetreuung
• Schriftverkehr vorbereiten und strukturieren, Ablage führen
• Vorbereitung von Dienstreisen des Generaldirektors inkl. Antragsstellung
• Mitarbeit bei Veranstaltungen und Ausstellungseröffnungen; Gästemanagement
• Archivierung von Akten und Unterlagen

Connaissances

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Kommunikation DE/EN

Office-Software

Formation

Berufsausbildung Büro-/Verwaltungssektor

Outils

Office-Software

Description du poste

Über die Stelle

Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, eine Direktionsassistenz (d/m/w) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 8 TV-L) im Büro des Generaldirektors. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Wochenstunden. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung (mindestens 30 Wochenstunden) geeignet. Bei entsprechenden Bewerbungen erfolgt die Überprüfung, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) zählen zu den bedeutendsten Museumsverbünden weltweit. 15 Museen und vier Institutionen repräsentieren eine thematische Vielfalt, die in ihrer Art international einzigartig ist. Die Sammlungen sind in prachtvollen historischen Bauten erlebbar und spannen den Bogen vom kurfürstlichen Erbe Augusts des Starken bis hin zu Meisterwerken der Gegenwart. Rund 400 Mitarbeitende gestalten dieses dynamische Netzwerk und setzen mit inspirierenden Ausstellungen sowie exzellenter Forschung internationale Maßstäbe. Werden Sie Teil unseres Teams und führen Sie diese Tradition mit uns in die Zukunft.

Die Tätigkeit im Büro des Generaldirektors

Die Tätigkeit im Büro des Generaldirektors zeichnet sich durch ein überdurchschnittliches Maß an Höflichkeit, Bedachtsamkeit und Diskretion aus, um mit den vielfach vertraulichen Informationen umgehen zu können. Neben den Museen und Sammlungen bündeln sich inhaltlich und organisatorisch in der Generaldirektion die folgenden Abteilungen: Marketing, Medien und Kommunikation, Bildung und Vermittlung, Programm und Internationale Beziehungen, Forschung, Digitale Transformation, Fundraising, Protokoll und Kulturpartnerschaften, sowie die Sächsische Landesstelle für Museumswesen.

Die Aufgaben im Büro des Generaldirektors umfassen administrative, organisatorische und beratende Tätigkeiten in Verwaltung, Forschung und Wissenschaft und das Team ist direkt der Büroleitung unterstellt.

Ihre Aufgaben

• aktive und professionelle Erledigung vielfältiger Aufgaben im Büro des Generaldirektors in enger Abstimmung mit der Büroleitung
• Unterstützung im allgemeinen Tagesgeschäft im Büro des Generaldirektors
• Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen sowie Vorbereitung von Sitzungs\- und Präsentationsunterlagen für unterschiedliche Gremien
• Protokollführung von Beratungen und sonstigen Sitzungen
• Bearbeitung des Postein\- und -ausgangs und selbständige Beantwortung von anfallenden Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache
• Entgegennahme von Telefonaten und Erteilen von Auskünften in deutscher und englischer Sprache
• Koordination des Empfangsbereiches und Betreuung von Gästen
• Erledigung und Vorbereitung von diversem Schriftverkehr für den Generaldirektor und die Büroleitung sowie dessen strukturierte Ablage
• Erstellung und Qualitätssicherung protokollarisch sensibler Korrespondenz, u.a. Einladungen, Dankschreiben, Schirmherrschaftsersuchen im Namen des Generaldirektors
• Planung und Vorbereitung von Dienstreisen für den Generaldirektor inkl. Antragsstellung und Abrechnung
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Ausstellungseröffnungen sowie Betreuung von Gästen
• Gäste\- und Einladungsmanagement unter Anwendung des zentralen Adressmanagementsystems
• Unterstützung in haushaltsrechtlichen Belangen (Budgetüberwachung, Bestellung von Büromaterial, Angebotseinholung, Rechnungsprüfung, etc.)
• Archivierung von Akten und Unterlagen

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung im Büro\- oder Verwaltungssektor bzw. eine vergleichbare Qualifikation und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen im Bereich Sekretariat / Verwaltung / Assistenz
• Berufserfahrung und eigenverantwortliche Tätigkeit in Sekretariaten oder in Assistenzfunktionen, vorzugsweise im kulturellen Umfeld oder starkes Interesse sich einzuarbeiten
• freundliches und direktes Auftreten gegenüber Besucher/-innen und Mitarbeiter/-innen
• selbstständige, sorgfältige, strukturierte sowie proaktive Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe auch von komplexen Sachverhalten
• Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit
• selbstständiges Arbeiten mit hoher Fach\- und Sozialkompetenz
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen wünschenswert
• sicherer Umgang mit Office-Software und Internetanwendungen, Umgang mit digitalem Datenmanagement und Softwareanwendungen erwünscht
• Teamfähigkeit kombiniert mit einem sicheren, freundlichen und zuvorkommenden Auftreten

Wir bieten

• Arbeitsvertrag nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• 30 Tage Urlaub, dienstfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Jahressonderzahlung
• flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit des mobilen Arbeitens lt. Dienstvereinbarung
• betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Job-Ticket oder Zuschuss Deutschlandticket
• kostenfreier Besuch der SKD-Museen und Sammlungen für alle Mitarbeitenden
• zahlreiche attraktive museumsinterne Veranstaltungen + Sonderausstellungen
• ein breites Spektrum an Fort\- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Abteilungen/Museen und im gesamten Verbund der SKD
• Angebote der Gesundheitsförderung
• sonstige Vergünstigungen bei lokalen Anbietern

Kontakt

Mit Ihrer Bewerbung erteilen Sie Ihr Einverständnis zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen bzw. erstattet werden.

unabhängig von Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung.

Nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet erhalten Sie unter der Rufnummer 0351/49147702.