Customer Care Admin (F/D/M)

Sanity Group GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote work option

Deutschland Ticket oder Mobilitätszuwu

Job summary

Sanity Group GmbH sucht eine/n CUSTOMER CARE ADMIN (M/W/D) in Berlin. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kund:innen und begleitest Bestellungen von Anfrage bis Bezahlung, koordinierst Lieferungen, dokumentierst Vorgänge im ERP-System.

Du arbeitest eng mit Apotheken, Großhändlern, Vertrieb, Logistik und Finance, behältst den Überblick auch bei mehreren parallelen Anfragen und setzt eine freundliche, lösungsorientierte Kommunikation um. Flexible Arbeitszeiten und remote-Optionen werden geboten.

Qualifications

• Kundenorientierung und lösungsorientierte Kommunikation am Telefon und schriftlich.
• Eigeninitiative und mitdenken statt nur abarbeiten.
• Gute Priorisierung bei mehreren Anfragen.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise bei Daten und Dokumentation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Du betreust Apotheken, Ärzt:innen und Großhändler am Telefon und per E-Mail.
• Bestellungen entgegennehmen, prüfen und im ERP-System erfassen.
• Stammdaten prüfen/erfassen und Zugänge zu Bestellplattformen einrichten.
• Retouren/Lieferungen koordinieren und bis Abschluss verfolgen.
• Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen dokumentieren.
• Reklamationen, qualitätsrelevante Meldungen und medizinische Anfragen weiterleiten.

Skills

Kundenservice

Telefonischer Support

Schriftliche Kommunikation

Eigeninitiative

Datenpflege

Tools

ERP-System

Job description

Als CUSTOMER CARE ADMIN (M/W/D)

bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kund:innen und begleitest jede Bestellung von der ersten Anfrage bis zur Bezahlung. Du bist die serviceorientierte Schnittstelle zwischen Apotheken, Großhändlern, Vertrieb, Logistik und Finance und sorgst dafür, dass unsere Prozesse reibungslos laufen.

DEIN TERRAIN

• Du betreust Apotheken, Ärzt:innen und Großhändler am Telefon und per E-Mail, z. B. bei Fragen zu Lieferstatus, Erstbestellungen und allgemeinen Produktinformationen.
• Du nimmst Bestellungen entgegen, prüfst sie und erfasst sie fehlerfrei im ERP-System.
• Du qualifizierst neue Kund:innen: Du prüfst und legst Stammdaten an, reichst sie zur Genehmigung ein und richtest Zugänge zu unseren Bestellplattformen ein.
• Du koordinierst Retouren und Lieferungen mit unseren Logistikdienstleistern und verfolgst sie bis zum Abschluss nach.
• Du bearbeitest Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen sauber und nachvollziehbar dokumentiert.
• Du nimmst Reklamationen, qualitätsrelevante Meldungen und medizinische Anfragen auf und leitest sie zügig an die zuständigen Fachabteilungen weiter. Außerdem stellst du Kund:innen qualitätsrelevante Dokumente wie Chargenzertifikate bereit.

DAMIT ÜBERZEUGST DU UNS

• Du bist kundenorientiert und gehst auf Anliegen am Telefon und schriftlich freundlich und lösungsorientiert ein.
• Du ergreifst Eigeninitiative und denkst mit, statt nur abzuarbeiten.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Anfragen einen kühlen Kopf und priorisierst gut.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und genau, gerade wenn es um Daten und Dokumentation geht.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

NICE TO HAVE

• Du bringst erste Erfahrung im Kundenservice mit (B2B oder B2C).
• Du hast bereits mit einem ERP-System gearbeitet.

WORAUF DU DICH FREUEN KANNST

• Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten in einem innovativen und agilen Arbeitsumfeld.
• Wir bieten dir die Option auf remote Work (2 Wochen pro Quartal, in Q1 4 Wochen - egal ob EU oder non-EU)
• Wir pflegen einen unkomplizierten Umgang miteinander in flachen Hierarchien und mit kurzen Entscheidungswegen.
• Wir wollen eine offene Kultur und agile Arbeitsweisen gestalten, mit viel Raum zum Gestalten und Platz für deine Ideen.
• Wir bezahlen fair - orientiert an deiner Qualifikation und Erfahrung.
• Wir bieten interne und externe Weiterentwicklungsmöglichkeiten, denn Stillstand bedeutet Rückschritt.
• Wir leben eine Fehlerkultur mit dem Motto “Fail fast”, denn Fehler machen uns besser, wenn wir transparent damit umgehen und daraus lernen.
• Wir supporten deine USC Mitgliedschaftoder dein Deutschland Ticket oder bezuschussen deine Mobilität mit 49 EUR - you choose.
• Du bekommst bei uns Discount auf unsere vaay Produkte und unseren avaay Merch.
• Wir organisieren Teamevents & Corporate Volunteering für jede Menge Spaß & Purpose neben der Arbeit.

DEIN WEG ZU UNS

1. Ein 30 min Video-Call mit Carolin (Head of People & Culture), um zur Stelle, deinen Erwartungen und Fragen zu sprechen.
2. Ein 45 min Video-Call mit Ronie (Teamlead Customer Service), um einen DeepDive zu machen und im Detail zur Stelle und den Schnittstellen zu sprechen.
3. Ein Meet the Team in unserem Berliner Office mit Coffee/Tea.

Wichtig:

Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und heißen jede:n herzlich willkommen. Solltest du Anpassungen im Bewerbungsprozess benötigen, teile uns dies jederzeit & gerne mit.

Während Personen aus traditionell marginalisierten Gruppen dazu neigen, sich nur zu bewerben, wenn sie alle Kriterien erfüllen, zeigen Studien, dass Männer sich eher auf eine Stelle bewerben, wenn sie mindestens 60 % der geforderten Kriterien erfüllen. Wenn du also der Meinung bist, dass du über die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten verfügst, aber nicht jede einzelne der oben genannten Anforderungen erfüllst, möchten wir dich ermutigen, dich trotzdem mit uns in Verbindung zu setzen. Wir würden uns freuen, ein Gespräch mit dir zu führen und zu prüfen, ob du das Potenzial hast, die Stelle zu besetzen.