Customer Care Admin (F/D/M)

Sanity Group; Berlin; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote work option

USC-Mitgliedschaft oder Deutschland-T票

Discount auf vaay Produkte

Team-Events

Job summary

Sanity Group sucht eine/n Customer Care Admin (m/w/d) in Berlin, der/die als erste Anlaufstelle für Kund:innen fungiert und Bestellungen von Anfrage bis Bezahlung begleitet. Du koordinierst zwischen Apotheken, Großhändlern, Vertrieb, Logistik und Finance, sorgst für reibungslose Prozesse und dokumentierst alle Transaktionen sorgfältig.

Zu deinen Aufgaben gehören die Betreuung von Kundenanfragen, Auftragsprüfung, Stammdatenanlage, Retourenkoordination und die Bearbeitung von Rechnungen sowie

Qualifications

• Du bist kundenorientiert und gehst auf Anliegen am Telefon und schriftlich freundlich und lösungsorientiert ein.
• Du ergreifst Eigeninitiative und denkst mit, statt nur abzuarbeiten.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Anfragen einen kühlen Kopf und priorisierst gut.

Responsibilities

• Du betreust Apotheken, Ärzt:innen und Großhändler am Telefon und per E-Mail, z. B. bei Fragen zu Lieferstatus, Erstbestellungen und allgemeinen Produktinformationen.
• Du nimmst Bestellungen entgegen, prüfst sie und erfasst sie fehlerfrei im ERP-System.
• Du qualifizierst neue Kund:innen: Stammdaten anlegen, zur Genehmigung einreichen und Zugänge zu Bestellplattformen einrichten.
• Du koordinierst Retouren und Lieferungen mit Logistikdienstleistern und verfolgst sie bis zum Abschluss.
• Du bearbeitest Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen sauber und nachvollziehbar.
• Du nimmst Reklamationen, qualitätsrelevante Meldungen und medizinische Anfragen auf und leitest sie an zuständige Fachabteilungen weiter; bereitest Chargenzertifikate vor.

Skills

Kundenorientierung

Lösungsorientierung

Telefonische Kommunikation

Schriftliche Kommunikation

Tools

ERP-System

Job description

Die Sanity Group hat sich zum Ziel gesetzt, die Lebensqualität von Menschen in Europa durch den sinnvollen Einsatz von Cannabinoiden zu verbessern. Wir glauben daran, dass die Natur noch viel ungenutztes Potenzial bereithält, das für viele Menschen zu einem gesünderen Leben beitragen kann. Neben Arzneimitteln stehen dabei auch Wellbeing- und Kosmetikprodukte auf Cannabinoidbasis im Fokus. Parallel forscht die Sanity Group an neuen Medizinprodukten, innovativen Dosierungsformen und technologischen Produkten zur Weiterentwicklung der Infrastruktur.

Hilf mit, das volle Potenzial der Cannabispflanze und ihrer Inhaltsstoffe zu entschlüsseln und den Menschen nutzbar zu machen.

Als CUSTOMER CARE ADMIN (M/W/D) bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kund:innen und begleitest jede Bestellung von der ersten Anfrage bis zur Bezahlung. Du bist die serviceorientierte Schnittstelle zwischen Apotheken, Großhändlern, Vertrieb, Logistik und Finance und sorgst dafür, dass unsere Prozesse reibungslos laufen.

DEIN TERRAIN

• Du betreust Apotheken, Ärzt:innen und Großhändler am Telefon und per E-Mail, z. B. bei Fragen zu Lieferstatus, Erstbestellungen und allgemeinen Produktinformationen.
• Du nimmst Bestellungen entgegen, prüfst sie und erfasst sie fehlerfrei im ERP-System.
• Du qualifizierst neue Kund:innen: Du prüfst und legst Stammdaten an, reichst sie zur Genehmigung ein und richtest Zugänge zu unseren Bestellplattformen ein.
• Du koordinierst Retouren und Lieferungen mit unseren Logistikdienstleistern und verfolgst sie bis zum Abschluss nach.
• Du bearbeitest Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen sauber und nachvollziehbar dokumentiert.
• Du nimmst Reklamationen, qualitätsrelevante Meldungen und medizinische Anfragen auf und leitest sie zügig an die zuständigen Fachabteilungen weiter. Außerdem stellst du Kund:innen qualitätsrelevante Dokumente wie Chargenzertifikate bereit.

DAMIT ÜBERZEUGST DU UNS

• Du bist kundenorientiert und gehst auf Anliegen am Telefon und schriftlich freundlich und lösungsorientiert ein.
• Du ergreifst Eigeninitiative und denkst mit, statt nur abzuarbeiten.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Anfragen einen kühlen Kopf und priorisierst gut.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und genau, gerade wenn es um Daten und Dokumentation geht.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

NICE TO HAVE

• Du bringst erste Erfahrung im Kundenservice mit (B2B oder B2C).
• Du hast bereits mit einem ERP-System gearbeitet.

WORAUF DU DICH FREUEN KANNST

• Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten in einem innovativen und agilen Arbeitsumfeld.
• Wir bieten dir die Option auf remote Work (2 Wochen pro Quartal, in Q1 4 Wochen - egal ob EU oder non-EU)
• Wir pflegen einen unkomplizierten Umgang miteinander in flachen Hierarchien und mit kurzen Entscheidungswegen.
• Wir wollen eine offene Kultur und agile Arbeitsweisen gestalten, mit viel Raum zum Gestalten und Platz für deine Ideen.
• Wir bezahlen fair - orientiert an deiner Qualifikation und Erfahrung.
• Wir bieten interne und externe Weiterentwicklungsmöglichkeiten, denn Stillstand bedeutet Rückschritt.
• Wir leben eine Fehlerkultur mit dem Motto “Fail fast”, denn Fehler machen uns besser, wenn wir transparent damit umgehen und daraus lernen.
• Wir supporten deine USC Mitgliedschaft oder dein Deutschland Ticket oder bezuschussen deine Mobilität mit 49 EUR - you choose.
• Du bekommst bei uns Discount auf unsere vaay Produkte und unseren avaay Merch.
• Wir organisieren Teamevents & Corporate Volunteering für jede Menge Spaß & Purpose neben der Arbeit.

DEIN WEG ZU UNS

Schicke uns deine Bewerbung, wir versuchen uns so schnell wie möglich bei dir zurück zu melden.

• Ein 30 min Video-Call mit Carolin (Head of People & Culture), um zur Stelle, deinen Erwartungen und Fragen zu sprechen.
• Ein 45 min Video-Call mit Ronie (Teamlead Customer Service), um einen DeepDive zu machen und im Detail zur Stelle und den Schnittstellen zu sprechen.
• Ein Meet the Team in unserem Berliner Office mit Coffee/Tea.

Wichtig:

Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und heißen jede:n herzlich willkommen. Solltest du Anpassungen im Bewerbungsprozess benötigen, teile uns dies jederzeit & gerne mit.

Während Personen aus traditionell marginalisierten Gruppen dazu neigen, sich nur zu bewerben, wenn sie alle Kriterien erfüllen, zeigen Studien, dass Männer sich eher auf eine Stelle bewerben, wenn sie mindestens 60 % der geforderten Kriterien erfüllen. Wenn du also der Meinung bist, dass du über die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten verfügst, aber nicht jede einzelne der oben genannten Anforderungen erfüllst, möchten wir dich ermutigen, dich trotzdem mit uns in Verbindung zu setzen. Wir würden uns freuen, ein Gespräch mit dir zu führen und zu prüfen, ob du das Potenzial hast, die Stelle zu besetzen.

KLINGT GUT?

Dann schick uns deine Bewerbung. Wir freuen uns auf dich!