Chefsekretär:in (w/m/d)

Universitätsklinikum Halle (Saale) – Hauptstandort Ernst-Grube-Straße; Halle (Saale); On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Zuschuss Jobticket

Mitarbeiterrestaurant

VBL Altersvorsorge

Fort- & Weiterbildungen

Job summary

Universitätsklinikum Halle (Saale) – Hauptstandort Ernst-Grube-Straße sucht für befristete 2 Jahre eine Büroassistenz mit Fokus auf Organisation des Apothekensekretariats und Unterstützung der Abteilungen in der operativen Sachbearbeitung.

Zu den Aufgaben gehören Vertragskoordination, Personalvorgänge, Verwaltung klinischer Studien sowie Erstellung von Auswertungen und Präsentationen. Gute Englischkenntnisse und Erfahrungen im Krankenhausumfeld sind wünschenswert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder equivalente Qualifikation.
• Guter Umgang mit PC-Anwendungen (Outlook, MS Office, SharePoint).
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise.
• Erfahrung im Bereich Buchhaltung/Budgetüberwachung wünschenswert.

Responsibilities

• Allumfassende, selbständige Büroorganisation des Sekretariats der Apothekenleitung.
• Unterstützung der Abteilungen der Apotheke in der operativen Sachbearbeitung.
• Vertragskoordination und Koordination von Personalvorgängen.
• Verwaltung von Klinischen Studien.
• Erstellen von Auswertungen und Präsentationen.

Skills

Büroorganisation

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

MS Office

SharePoint

Warenwirtschaftssystem

Job description

Ausschreibung 185-2026. Arbeitszeit: 38,5 Stunden pro Woche. Vertrag: befristet f. 2 Jahre, Übernahme ist angestrebt. Beginn: 01.12.2026.

Ihre Aufgaben

• Allumfassende, selbständige Büroorganisation des Sekretariats der Apothekenleitung

• Unterstützung der Abteilungen der Apotheke in der operativen Sachbearbeitung

• Vertragskoordination und Koordination von Personalvorgängen

• Verwaltung von Klinischen Studien

• Erstellen von Auswertungen und Präsentationen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann (m/w/d) oder eine andere kaufmännische Ausbildung

• Sicherer Umgang mit PC-Anwendungen (insb. Outlook, MS Office. SharePoint, Warenwirtschaftssystem)

• Hohe Kommunikationsfähigkeit

• Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung und Budgetüberwachung

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

• Englischkenntnisse

• Erfahrungen im Krankenhaus- und Apothekenbereich erwünscht

Wir bieten Ihnen

Attraktive Vergütung und wohlverdiente Auszeiten

• leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 7 unseres Haustarifvertrages (gemäß Entgelttabelle TV-L) inkl. zwei Jahressonderzahlungen
• vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub
• Weitere Informationen zur Vergütung: → Tarifverträge und Entgelttabellen

Alles für einen erfolgreichen Start

• digitales Informationsportal für einen gelungenen Einstieg
• qualifizierte Einarbeitung an Hand eines etablierten Einarbeitungskatalogs

• interaktive Willkommenstour zur Erkundung des UKH-Standorts Ernst-Grube-Straße

Entwicklungsmöglichkeiten nach Maß

• großes Angebot an kostenfreien Fort- und Weiterbildungen
• bedarfsorientierte Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten inkl. Kostenübernahme und Freistellung

Gesunde Rahmenbedingungen

• gesundheitsfördernde Maßnahmen (in den Bereichen Ernährung, Bewegung, mentale Gesundheit und Suchtprävention)
• umfangreiches Angebot an Sportkursen über das Unisportzentrum Halle
• Mitarbeiterrestaurant mit gesundem, frischem und saisonalem Angebot am Standort Ernst-Grube-Straße

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

• Betriebskindergarten für Mitarbeiterkinder* (ohne Ferienschließzeiten, frühe Öffnungszeiten sowie lange Betreuungsmöglichkeiten, *abhängig von der Verfügbarkeit der Plätze)
• Gleitzeitregelung
• Mitarbeiterfest mit Familie
• Beratung rund um Kinderbetreuung und Pflegezeit
• Still- und Ruheraum sowie Eltern-Kind-Büro am Standort Ernst-Grube-Straße

Weitere Mitarbeitervorteile

• umfangreiches Mitarbeitervergünstigungsprogramm (Corporate Benefits - Produkte und Dienstleistungen zahlreicher, namhafter Anbieter zu Sonderkonditionen), Personal-Apothekenverkauf, Zuschuss zum Job-/Deutschlandticket der HAVAG
• sehr gute Anbindung und Erreichbarkeit durch öffentlichen Nahverkehr
• Unternehmens- und Teamevents (u.a. Mitarbeiterfest, Volleyballturnier, Firmenlauf)

Sie wollen mehr erfahren?

Weitere Gründe, sich für das Universitätsklinikum Halle (Saale) als Arbeitgeber zu entscheiden finden Sie hier: https://www.umh.de/karriereportal/die-universitaetsmedizin-als-arbeitgeber

Gleichstellungsgrundsatz

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Das Universitätsklinikum Halle (Saale) fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und fordert Frauen mit entsprechender Qualifikation ausdrücklich zur Bewerbung auf.