Chefsekretär:in (w/m/d)

Universitätsklinikum der Martin-Luther-Universität; Halle (Saale); On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Entgelt bis EG 7 inkl. zwei Jahrs

VBL betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Erholungsurlaub

Mitarbeiterrestaurant

Job summary

Universitätsklinikum Halle (Saale) sucht eine/n Chefsekretär:in (w/m/d) zur selbständigen Büroorganisation der Apothekenleitung. Sie unterstützen operative Sachbearbeitungen in der Apotheke, koordinieren Verträge und Personalvorgänge und verwalten klinische Studien.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, gute PC-Kenntnisse (Outlook, MS Office, SharePoint) sowie Teamfähigkeit und Organisationstalent mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit PC-Anwendungen (Outlook, MS Office, SharePoint, Warenwirtschaftssystem).
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit.
• Kenntnisse im Bereich Buchhaltung und Budgetüberwachung.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Organisationsfähigkeit.
• Englischkenntnisse.
• Erfahrungen im Krankenhaus- und Apothekenbereich sind wünschenswert.

Responsibilities

• Allumfassende, selbständige Büroorganisation des Sekretariats der Apothekenleitung.
• Unterstützung der Abteilungen der Apotheke in der operativen Sachbearbeitung.
• Vertragskoordination und Koordination von Personalvorgängen.
• Verwaltung von Klinischen Studien.
• Erstellen von Auswertungen und Präsentationen.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Buchhaltung & Budgetüberwachung

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

MS Office

SharePoint

Warenwirtschaftssystem

Job description

Chefsekretär:in (w/m/d)

Nummer: 185-2026

Einrichtung: Universitätsapotheke - Zentraler Dienst 2

Beschäftigungsart: Vollzeit

Arbeitszeit: 38,5 Stunden pro Woche

Befristung: befristet f. 2 Jahre, Übernahme ist angestrebt

Beginn zum: 01.12.2026

Vergütung: bis zur EG 7

Ihre Aufgaben

• Allumfassende, selbständige Büroorganisation des Sekretariats der Apothekenleitung
• Unterstützung der Abteilungen der Apotheke in der operativen Sachbearbeitung
• Vertragskoordination und Koordination von Personalvorgängen
• Verwaltung von Klinischen Studien
• Erstellen von Auswertungen und Präsentationen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann (m/w/d) oder eine andere kaufmännische Ausbildung
• Sicherer Umgang mit PC-Anwendungen (insb. Outlook, MS Office. SharePoint, Warenwirtschaftssystem)
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung und Budgetüberwachung
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Englischkenntnisse
• Erfahrungen im Krankenhaus- und Apothekenbereich erwünscht

Wir bieten Ihnen

Attraktive Vergütung und wohlverdiente Auszeiten

• leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 7 unseres Haustarifvertrages (gemäß Entgelttabelle TV-L) inkl. zwei Jahressonderzahlungen
• vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub
• Weitere Informationen zur Vergütung: → Tarifverträge und Entgelttabellen

Alles für einen erfolgreichen Start

• digitales Informationsportal für einen gelungenen Einstieg
• qualifizierte Einarbeitung an Hand eines etablierten Einarbeitungskatalogs
• interaktive Willkommenstour zur Erkundung des UKH-Standorts Ernst-Grube-Straße

Entwicklungsmöglichkeiten nach Maß

• großes Angebot an kostenfreien Fort- und Weiterbildungen
• bedarfsorientierte Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten inkl. Kostenübernahme und Freistellung

Gesunde Rahmenbedingungen

• gesundheitsfördernde Maßnahmen (in den Bereichen Ernährung, Bewegung, mentale Gesundheit und Suchtprävention)
• umfangreiches Angebot an Sportkursen über das Unisportzentrum Halle
• Mitarbeiterrestaurant mit gesundem, frischem und saisonalem Angebot am Standort Ernst-Grube-Straße

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

• Betriebskindergartenfür Mitarbeiterkinder* (ohne Ferienschließzeiten, frühe Öffnungszeiten sowie lange Betreuungsmöglichkeiten, *abhängig von der Verfügbarkeit der Plätze)
• Gleitzeitregelung
• Mitarbeiterfest mit Familie
• Beratung rund um Kinderbetreuung und Pflegezeit
• Still- und Ruheraum sowie Eltern-Kind-Büro am Standort Ernst-Grube-Straße

Weitere Mitarbeitervorteile

• umfangreiches Mitarbeitervergünstigungsprogramm (Corporate Benefits- Produkte und Dienstleistungen zahlreicher, namhafter Anbieter zu Sonderkonditionen), Personal-Apothekenverkauf, Zuschuss zum Job-/Deutschlandticket der HAVAG
• sehr gute Anbindung und Erreichbarkeit durch öffentlichen Nahverkehr
• Unternehmens- und Teamevents (u.a. Mitarbeiterfest, Volleyballturnier, Firmenlauf)

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Weitere Gründe, sich für das Universitätsklinikum Halle (Saale) als Arbeitgeber zu entscheiden finden Sie hier:https://www.umh.de/karriereportal/die-universitaetsmedizin-als-arbeitgeber

Gleichstellungsgrundsatz

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Das Universitätsklinikum Halle (Saale) fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und fordert Frauen mit entsprechender Qualifikation ausdrücklich zur Bewerbung auf.