CEO Assistant & Business Operations / Berlin / Hybrid - Voll- oder Teilzeit

A-LEVEL; Schönefeld; On-site; Vertraulich; Full time

Benefits offered by this job

Work & Travel

Altersvorsorge Zuschuss

EGYM Wellpass

Mitarbeiterrabatte

Weiterentwicklung Budget

Hybrid Modell

Teamoffsites

Job summary

Naturida sucht eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit als CEO Assistant & Business Operations. Du wirst zentrale Ansprechperson der Geschäftsführung, verantwortest das Office in Alleinregie, treibst eigene Projekte voran und unterstützt in Recruiting und Finance.

Ein Allrounder-Job mit voller Ownership ab Tag Eins. Zu deinen Aufgaben gehören Executive Support, Office Management, Berichte und Analysen, Event-Planung sowie Complete Project Ownership in Administration, HR und

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als PA/EA oder vergleichbare Assistenzrolle.
• Wenn du bereits in einem Startup oder Scale-up Erfahrungen gesammelt hast, ist das wunderbar.
• Verhandlungssicheres Deutsch und fließendes Englisch.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides).
• Du bist in Berlin und bereit, regelmäßig ins Office nach Schönefeld zu kommen.
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit – du arbeitest mit sensiblen Daten.
• Eine echte Hands-on-Mentalität – du packst an, egal ob strategisches Briefing oder Onboarding-Box.
• Erfahrung im E-Commerce- oder Consumer-Goods-Bereich von Vorteil, Begeisterung für Naturprodukte willkommen.

Responsibilities

• Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung verwalten.
• Meetings vorbereiten, strukturieren und To-dos sicher festhalten.
• Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Verträge.
• Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammenstellen und neues Teamgefühl fördern.
• Produktsamples annehmen, dokumentieren und Feedback vorbereiten für Geschäftsleitung/Produktteam.
• Privatangelegenheiten des Geschäftsführers vor Ort unterstützen.
• Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsführung erstellen.
• Informationen für strategische Entscheidungen aufbereiten.
• Interne Events und Offsites planen/umsetzen – von Konzept bis Nachbereitung.
• Vollständige Projektverantwortung für Administration, HR und Unternehmensentwicklung.

Skills

PA/EA-Erfahrung

Startup/Scale-up-Erfahrung

Verhandlungssicheres Deutsch

Fließendes Englisch

Google Workspace

Tools

Google Workspace

Job description

Wir suchen im Auftrag unseres Kunden:

Naturida ist ein Inkubator für Health & Beauty Brands. Wir entwickeln Marken von der Idee bis zum Verkauf an den Endkunden. Dabei setzen wir auf natürliche Inhaltsstoffe und neue Erkenntnisse aus der Forschung.

Unser Team besteht aus den besten E-Commerce Playern in Europa. Werde Teil unserer Mission: Marken aufzubauen, die Millionen Menschen begeistern. Wer bei uns arbeitet, übernimmt Verantwortung, denkt unternehmerisch und gestaltet Wachstum aktiv mit.

Wir suchen eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung wirksam entlastet.

Als CEO Assistant & Business Operations bist du die zentrale Ansprechperson für die CEOs, verantwortest das Office in Alleinregie, treibst eigene Projekte voran und unterstützt in Recruiting und Finance. Ein Allrounder-Job mit voller Ownership ab Tag Eins

Aufgaben

Executive Support & Office Management

• Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf
• Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.)

Strategische Themen

• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf
• Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung
• Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als PA, EA oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle
• Wenn du bereits in einem Startup oder Scale-up Erfahrungen gesammelt hast, ist das wunderbar – du weißt dann, was uns antreibt und wie wir arbeiten
• Verhandlungssicheres Deutsch und fließendes Englisch
• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides) im Daily Use
• Du bist in Berlin und bereit, regelmäßig ins Office nach Schönefeld zu kommen
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit – du arbeitest mit sensiblen Daten und hast direkten Zugriff auf Postfächer der Geschäftsleitung
• Eine echte Hands-on-Mentalität – du packst an, egal ob strategisches Briefing oder Onboarding-Box
• E-Commerce- oder Consumer-Goods-Erfahrung von Vorteil – Begeisterung für Naturprodukte willkommen

Benefits

• Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
• Altersvorsorge: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
• Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
• Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
• Arbeitsumfeld: Flexibles Arbeiten im Hybrid-Modell | 20–40 Stunden/Woche möglich
• Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
• Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.

Klingt nach dem richtigen nächsten Schritt für Dich?

Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.