Bürosachbearbeitung und Bürokoordination (w/m/d) Kenn-Nr. 23/2026

Universität Potsdam; Potsdam; Sur place; EUR 46 000 - 58 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tarifliche Vergütung und Jahressonderz

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Familienfreundliches Umfeld

Fort- und Weiterbildungsangebote

ÖPNV-Zuschuss

Hochschulsport

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Résumé du poste

Universität Potsdam sucht eine Bürosachbearbeitung und Bürokoordination (w/m/d) unbefristet in Vollzeit (40 Std./Woche) EG 8 TV-L am Standort Am Neuen Palais. Das Dezernat Haushalt und Beschaffung bietet eine abwechslungsreiche Verwaltungstätigkeit mit eigenständiger Sekretariatsorganisation.

Zu den Aufgaben gehören Postbearbeitung, Terminkoordination, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Berufungsvorgängen und Mitteilungsverordnungen.

Qualifications

• Selbstständige Organisation des Sekretariats (Post, Termine, Korrespondenz, Wiedervorlagen, Internetauftritt)
• Büroorganisation des Dezernats
• Kenntnisse im Umgang mit ERP-Systemen, insbesondere HIS FSV
• Deutschkenntnisse auf GER-Niveau C2, Englischkenntnisse B1

Responsabilités

• Selbstständige Organisation des Sekretariats (Postbearbeitung, Terminplanung, Korrespondenz, Wiedervorlagen und Pflege des Internet- und Intranet-Auftritts)
• Büroorganisation des Dezernats
• Clearing von elektronisch eingegangenen Rechnungen
• Bearbeitung von Berufungsvorgängen
• Sachbearbeitung im Rahmen der Mitteilungsverordnung

Connaissances

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Office-Kenntnisse

ERP Systeme HIS FSV

Formation

Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Büroberuf

Description du poste

An der Universität Potsdam, Dezernat für Haushalt und Beschaffung, Referat Haushalt, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:

Bürosachbearbeitung und Bürokoordination (w/m/d)

Kenn-Nr. 23/2026

Unbefristet | Vollzeit (40 Std./Woche, 100 %) | EG 8 TV-L | Standort Am Neuen Palais

Ihr Arbeitsbereich:

Das Dezernat für Haushalt und Beschaffung ist mit mehr als 45 Mitarbeitenden Teil der Zentralen Universitätsverwaltung und gliedert sich in die Referate Haushalt, Beschaffung, Steuern und die Stabsstellen Controlling, Zoll und Außenhandel sowie IT-Koordination. Die Position ist im Bereich der Dezernatsleitung angesiedelt.

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Selbstständige Organisation des Sekretariats (u. a. Postbearbeitung, Terminplanung, Korrespondenz, Wiedervorlagen und Pflege des Internet- und Intranet-Auftritts)
• Büroorganisation des Dezernats
• Clearing von elektronisch eingegangen Rechnungen
• Bearbeitung von Berufungsvorgängen
• Sachbearbeitung im Rahmen der Mitteilungsverordnung

Sie bringen Folgendes mit:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf
• Kenntnisse des allgemeinen Haushaltsrechts und der Mitteilungsverordnung
• Befähigung zum Erfassen und selbständigen Bearbeiten komplexer Problemstellungen
• Kommunikations- und Kooperationskompetenz sowie Konflikt-, Toleranz- und Teamfähigkeit
• sicherer Umgang mit Office-Software
• Kenntnisse im Umgang mit ERP Systemen insbesondere HIS FSV
• Deutschkenntnisse auf Niveau C2 gemäß GER und Englischkenntnisse B1

Darüber hinaus sind folgende Kompetenzen wünschenswert:

• Kenntnisse über die Aufbau- und Ablauforganisation an Hochschulen

Ihre Vorteile an der Universität Potsdam:

• Sicher und fair beschäftigt: sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, tarifliche Vergütung und zusätzliche Leistungen wie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• Beruf und Privatleben im Einklang: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein familienfreundliches Umfeld
• Persönlich und fachlich weiterkommen: vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Entwicklungsmöglichkeiten
• Gut unterwegs: Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV, gute Anbindung der Universitätsstandorte
• Gesund und aktiv: vielfältige Angebote des Hochschulsports und des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Arbeiten an der Uni Potsdam: Teil einer vielfältigen Gemeinschaft, Arbeit in einem inspirierenden Umfeld und die Möglichkeit, die Universität aktiv mitzugestalten

Weitere Informationen zur Arbeitgeberin Universität Potsdam finden Sie unter https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht

Für nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Grit Tebner per E-Mail: [e-mail] und Telefon: 0331 / 977 – 1007 gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an [e-mail] wenden.

Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG).

Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.