Bereichsleitung Verwaltung (m/w/d) & stellv.

Arbeitsagentur; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Mobiles Arbeiten

31 Tage Urlaub

Gesundheitszuschuss

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Der Verein für aktive Vielfalt in Berlin sucht eine Bereichsleitung Verwaltung (m/w/d) und stellvertretende Geschäftsführung in Abwesenheit. Sie verantworten die Verwaltungsbereiche, steuern Prozesse, Personal und Haushaltsplanung sowie die Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung.

Wünschenswert sind Erfahrungen in einer leitenden Verwaltungsfunktion, Kenntnisse im Zuwendungsrecht und eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Sozialmanagement, Verwaltungswissenschaften, Public Management oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungsfunktion, idealerweise im gemeinnützigen oder öffentlichen Bereich.
• Kenntnisse im Zuwendungsrecht, insbesondere Fördermittel in Berlin.
• Wirtschaftliches Denken, Organisationskompetenz, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Leitung und Weiterentwicklung der Verwaltungsbereiche.
• Stellvertretung der Geschäftsführung in organisatorischen und operativen Angelegenheiten.
• Steuerung und Optimierung interner Verwaltungs- und Organisationsprozesse.
• Personalverwaltung, Haushalts- und Wirtschaftsplanung sowie Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung.
• Vor- und Nachbereitung des Jahresabschlusses in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.
• Vorbereitung, Beantragung und Abrechnung von Landesfördermitteln sowie Begleitung von Verwendungsnachweisen.
• Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, insbesondere Zuwendungsrecht des Landes Berlin bzw. BHO/LHO.
• Organisation der Gremienarbeit und Vorbereitung von Vorstandssitzungen.
• Digitalisierung und Weiterentwicklung der Verwaltungsabläufe.

Kenntnisse

Führungserfahrung

Organisationskompetenz

Kommunikationsstärke

Verwaltungswissen

Ausbildung

Betriebswirtschaft

Sozialmanagement

Verwaltungswissenschaften

Public Management

Tools

Buchhaltungssoftware

Digitale Verwaltungsprozesse

Jobbeschreibung

Der Verein für aktive Vielfalt ist in den Bereichen sozial-kulturelle Arbeit, Kinder- und Jugendarbeit sowie sozialpädagogische Betreuung tätig. Er ist ein freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit Kindertagesstätten, Jugendfreizeiteinrichtungen, Schulstationen und Familienzentren. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Wir suchen ab dem 1. Oktober 2026 eine Bereichsleitung Verwaltung (m/w/d) und stellvertretende Geschäftsführung (in Abwesenheit) für 25–30 Stunden pro Woche.

Wir bieten:

• eine verantwortungsvolle Leitungsposition mit großem Gestaltungsspielraum
• eine sinnstiftende Tätigkeit mit gesellschaftlicher Wirkung
• flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine Vergütung orientiert am TV-L E 13 entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung
• 31 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage am 24. und Dezember
• betriebliche Altersvorsorge und einen Gesundheitszuschuss

Wir brauchen:

• Leitung und Weiterentwicklung der Verwaltungsbereiche
• Stellvertretung der Geschäftsführung (in Abwesenheit) in organisatorischen und operativen Angelegenheiten
• Steuerung und Optimierung interner Verwaltungs- und Organisationsprozesse
• Personalverwaltung
• Haushalts- und Wirtschaftsplanung sowie Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung
• Vor- und Nachbereitung des Jahresabschlusses in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Vorbereitung, Beantragung und Abrechnung von Landesfördermitteln sowie Begleitung von Verwendungsnachweisen
• Sicherstellung der Einhaltung rechtlichen Vorgaben, insbesondere des Zuwendungsrechts des Landes Berlin sowie der Anforderungen nach BHO/LHO
• Organisation der Gremienarbeit und Vorbereitung von Vorstandssitzungen
• Digitalisierung und Weiterentwicklung der Verwaltungsabläufe

Wir erwarten:

• ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Sozialmanagement, Verwaltungswissenschaften, Public Management oder eine vergleichbare Qualifikation

Wir wünschen uns:

• Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungsfunktion, idealerweise im gemeinnützigen oder öffentlichen Bereich
• Kenntnisse im Zuwendungsrecht, insbesondere im Kontext von Fördermitteln in Berlin
• wirtschaftliches Denken und ausgeprägte Organisationskompetenz
• eine strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten
• Kenntnisse der gängigen Buchhaltungssoftware und digitaler Verwaltungsprozesse