Baustellensekretärin (m/w/d)

STAR Specialists; Papenburg; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

STAR Specialists sucht eine Baustellensekretärin (m/w/d) zur Unterstützung der Bauleitung und des Projektteams direkt auf der Baustelle. Sie sorgt für einen reibungslosen Büroablauf und übernimmt administrative Aufgaben vor Ort.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Korrespondenz, Dokumentenablage sowie die Vorbereitung von Besprechungen und Protokollen. Idealerweise bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Bauwesen mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung in Büroorganisation, idealerweise Baugewerbe oder technisches Umfeld.
• Erfahrung als Baustellensekretärin, Teamassistenz oder kaufmännische Mitarbeiterin im Bauwesen ist vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationsgeschick sowie selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke sowie freundliches, professionelles Auftreten.
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.
• Belastbarkeit und Flexibilität im dynamischen Baustellenumfeld.

Responsibilities

• Organisation und Koordination der administrativen Abläufe auf der Baustelle
• Unterstützung der Bauleitung und des Projektteams bei organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung des Schriftverkehrs und Ablage von Dokumenten
• Pflege und Verwaltung von Baustellenunterlagen, Plänen und Protokollen
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Baubesprechungen
• Erstellung und Führung von Protokollen, Listen und Übersichten
• Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen
• Unterstützung bei der Erfassung von Arbeitszeiten und Personaldaten
• Koordination und Dokumentation von Lieferungen, Terminen und Ansprechpartnern
• Kommunikation mit Nachunternehmern, Lieferanten, Kunden und internen Abteilungen
• Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz

Skills

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Belastbarkeit

Flexibilität

Selbstständige Arbeitsweise

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Word

Excel

Job description

Als Baustellensekretärin (m/w/d) unterstützen Sie die Bauleitung und das Projektteam bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben direkt auf der Baustelle.

Sie sorgen für einen reibungslosen Büroablauf.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Baustellenbüro
• Unterstützung der Bau- und Projektleitung bei organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie Erstellung und Ablage von Dokumenten
• Pflege und Verwaltung von Baustellenunterlagen, Plänen, Protokollen und sonstigen Projektdokumenten
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Besprechungen und Baubesprechungen
• Erstellung und Führung von Protokollen, Listen und Übersichten
• Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und sonstigen Unterlagen
• Unterstützung bei der Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Personaldaten
• Koordination und Dokumentation von Lieferungen, Terminen und Ansprechpartnern
• Kommunikation mit Nachunternehmern, Lieferanten, Kunden und internen Abteilungen
• Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise im Baugewerbe oder in einem technischen Umfeld
• Idealerweise Erfahrung als Baustellensekretärin, Teamassistenz oder kaufmännische Mitarbeiterin im Bauwesen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und freundliches, professionelles Auftreten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und Flexibilität im dynamischen Baustellenumfeld