Backoffice Manager (m/w/d)

menten GmbH; Bergisch Gladbach; Híbrido; EUR 45 000 - 65 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Strukturierte Einarbeitung

Mind. 30 Urlaubstage

1–2 Tage Home-Office pro Woche

Urlaubs- oder Weihnachtsgeld

Urban Sports Club Zuschuss 30 €/Monat

Parkplatz oder Jobticket

Corporate Benefits 800+ Partnern

Jahresgespräch zur Entwicklung

Mac oder Windows nach Wahl

Resumo da oferta

menten GmbH sucht einen engagierten Backoffice-Manager (Vollzeit, 40 Std./Woche) in Bergisch Gladbach. Hybrid mit 1–2 Tagen Home-Office pro Woche; Bürozeiten 9–18 Uhr.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, betreuen Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf und Buchhaltung und behalten Fristen sowie Prozesse im Blick. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung mit ERP-Systemen (idealerweise Business Central) und sehr gute Excel-Kenntnisse mit.

Qualificações

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung.
• Erfahrung mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr.
• Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise Business Central.
• Gute Excel-Kenntnisse; Offenheit für KI-Tools.
• Gute Deutschkenntnisse; Englisch für Korrespondenz (Übersetzungstools erlaubt).
• Nice-to-have: Jira, DocuWare, StarMoney.

Responsabilidades

• Erste Anlaufstelle: Anrufe, Postfächer und Gäste; Vertretung an Home-Office-Tagen.
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch; Reise- und Terminmanagement der Geschäftsführung.
• Office-Verwaltung: Arbeitsmittel, Lieferanten- und Kundenverträge, Fristen erfassen.
• Verkauf: Angebote erstellen, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten.
• Vertragsabrechnung: Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen.
• Einkauf: Hardware und Lizenzen bestellen; Kosten weiterberechnen.
• Projekte: Termine, Status-Meetings, Protokolle; Stundennachweise für Abrechnung.
• Eingangsrechnungen prüfen, kontieren und buchen; Zahlungen zuordnen.
• Buchhaltung: Kontobewegungen buchen, Kassenbuch führen.

Conhecimentos

Excel

Englisch (Korrespondenz)

Claude/KI-Tools

Jira

StarMoney

DocuWare

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung

Ferramentas

Business Central

Descrição da oferta de emprego

Kurzintro

Vom Angebot bis zur Zahlung: Backoffice Manager in Vollzeit (40 Std./Woche, Bürozeit 9 bis 18 Uhr), hybrid mit 1-2 Tagen Home-Office, in Bergisch Gladbach bei Köln.

Benefits

• Strukturierte Einarbeitung
• Mindestens 30 Urlaubstage
• 1-2 Tage Home-Office pro Woche
• Du siehst den ganzen Prozess, nicht nur einen Ausschnitt
• Entscheidungen kurz und direkt mit der Geschäftsführung
• Mac oder Windows nach Wahl
• Per Du ab Tag 1
• Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld in guten Geschäftsjahren
• Urban Sports Club: 30 € Zuschuss pro Monat
• Parkplatz oder Jobticket
• Corporate Benefits mit 800+ Partnern
• Jahresgespräch über deine Entwicklung

Deine Aufgaben

• Erste Anlaufstelle: Anrufe, Postfächer und Gäste, gemeinsam mit Christoph; an Home-Office-Tagen vertretet ihr euch gegenseitig
• Korrespondenz und Organisation: Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Reisen und Termine der Geschäftsführung
• Office: Arbeitsmittel verwalten, Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen im Blick behalten
• Verkauf: Angebote erstellen und nachhalten, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten
• Vertragsabrechnung: Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen
• Einkauf: Hardware und Lizenzen bestellen und sicherstellen, dass jede Bestellung weiterberechnet wird
• Projekte: Projekte anlegen, Termine und Status-Meetings organisieren, Protokolle schreiben, Stundennachweise für die Abrechnung vorbereiten
• Eingangsrechnungen: prüfen, kontieren und buchen
• Zahlungen: Zahlungseingänge zuordnen, Mahnungen versenden, Zahlungsläufe vorbereiten
• Buchhaltung: Kontobewegungen buchen und Kassenbuch führen

Dein Profil und Skillset

• Kaufmännische Ausbildung, z. B. im Groß- und Außenhandel, im Büromanagement oder als IT-System-Kaufmann/-frau
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung
• Du kennst dich mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr aus
• Erfahrung mit einem ERP-System, idealerweise Business Central
• Sicher in Excel und offen für KI-Tools wie Claude
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch für die Korrespondenz (Übersetzungstools sind ausdrücklich erlaubt)
• Nice-to-have: StarMoney, DocuWare oder Jira, Erfahrung im Handel oder in einem IT-Systemhaus