Back-Office Manager (m/w/d) - Teilzeit / Wiedereinstieg willkommen

Finally Freelancing GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 24.000 - 32.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Finally Freelancing GmbH in Hamburg sucht eine qualifizierte Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf Finanzen, Verträge und Organisation. Du arbeitest im hybriden Modell mit 3 Tagen Vor-Ort und 2 Tagen remote pro Woche. Die Stelle ist Teilzeit (ca.

20–30 Stunden/Woche) und bietet saubere Strukturen, Wachstumspotenzial und direkte Kommunikation mit der Geschäftsführung. Du bringst 3–5 Jahre Back-Office-Erfahrung mit, kennst dich mit Verträgen, Rechnungsstellung und GmbH-Compliance aus und

Qualifikationen

• 3–5 Jahre Back-Office, Office Management oder ähnliche Rolle
• Du hast in einem Unternehmen gearbeitet, das wächst – du kennst die Spannung zwischen 'Sauberkeit jetzt' und 'Skalierbarkeit später'
• Du bist nicht zum ersten Mal mit Finanzen, Verträgen und GmbH-Compliance in Berührung

Aufgaben

• Rechnungsstellung, Zahlungseingänge, Zahlungsfreigaben
• Bankkonten, Zahlungsverkehr, Finanzbuchhaltung (mit externem Steuerberater abgestimmt)
• Verträge: Kundenverträge, Mitarbeiterverträge, Vendor-Verträge verwalten und aktualisieren
• Ablage, Dokumentation, Knowledge Management – strukturiert, so dass nichts verloren geht
• GmbH-Kram: Gesellschafterverträge, Jahresabschluss, Behördenkommunikation
• HR-Administration: Verträge, Gehalt, Urlaubsverwaltung, Onboarding-Docs
• Die unglamourous, aber kritische Arbeit – und du machst sie gewissenhaft
• Du arbeitest eng mit Norman (Teamlead Entwicklung) zusammen – wo bricht unser System, wenn wir 3x größer werden?

Kenntnisse

Back-Office

Office Management

Assistenz der Geschäftsführung

Tools

Office Suite

Jobbeschreibung

Wir sind ein junges, hochperformantes Team von Consultants und Sales Profis. Wir wachsen von 2–3 Mio. auf 10 Mio. € und suchen jemanden, der unser operatives Rückgrat wird.

Wir sind ein junges, hochperformantes Team von Consultants und Sales Profis. Wir wachsen von 2–3 Mio. auf 10 Mio. € und suchen jemanden, der unser operatives Rückgrat wird.

Aufgaben

• Rechnungsstellung, Zahlungseingänge, Zahlungsfreigaben
• Bankkonten, Zahlungsverkehr, Finanzbuchhaltung (mit externem Steuerberater abgestimmt)
• Verträge: Kundenverträge, Mitarbeiterverträge, Vendor-Verträge verwalten und aktualisieren
• Ablage, Dokumentation, Knowledge Management – strukturiert, so dass nichts verloren geht
• GmbH-Kram: Gesellschafterverträge, Jahresabschluss, Behördenkommunikation
• HR-Administration: Verträge, Gehalt, Urlaubsverwaltung, Onboarding-Docs
• Die unglamourous, aber kritische Arbeit – und du machst sie gewissenhaft****, weil du verstehst, dass "sauber" operativ Voraussetzung ist
• Du arbeitest eng mit Norman (Teamlead Entwicklung) zusammen – wo bricht unser System, wenn wir 3x größer werden?

Qualifikation

Dein Profil – Wen wir suchen:

Du warst raus aus dem Job – Elternzeit, Pflege eines Angehörigen, eine längere gesundheitliche Pause oder einfach eine bewusste Auszeit. Jetzt willst du zurück, aber nicht mit Vollgas ins kalte Wasser. Du suchst eine Rolle, in der deine Erfahrung sofort zählt, die dir aber auch Raum lässt, wieder reinzukommen. Dir ist aber saubere Arbeit und Wachstum genauso wichtig.

Genau dafür ist diese Stelle gemacht.

Erfahrung

• 3–5 Jahre Back-Office, Office Management oder ähnliche Rolle
• Du hast in einem Unternehmen gearbeitet, das wächst – du kennst also die Spannung zwischen "Sauberkeit jetzt" und "Skalierbarkeit später"
• Du bist nicht zum ersten Mal mit Finanzen, Verträgen und GmbH-Compliance in Berührung

Kompetenzprofil

• 3–5 Jahre Back-Office, Office Management, Assistenz der Geschäftsführung oder ähnliche Rolle
• Du hast in einem Unternehmen gearbeitet, das wächst – du kennst also die Spannung zwischen "Sauberkeit jetzt" und "Skalierbarkeit später"
• Du bist nicht zum ersten Mal mit Finanzen, Verträgen und GmbH-Compliance in Berührung
• Idealerweise hast du bereits eng mit einer Geschäftsführung oder einem C-Level zusammengearbeitet

Persönliche Eigenschaften

• Finanzielle Sicherheit: Rechnungsstellung, Buchhaltung, P&L – du brauchst nicht Steuerberater zu sein, aber du navigierst das selbstsicher
• Organisationstalent: Du behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Themen des CEO den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten
• Diskretion: Du gehst mit vertraulichen Informationen der Geschäftsführung genauso selbstverständlich um wie mit sensiblen Finanzdaten
• Ordnung als Standard: Du hasst Chaos nicht aus Kontrollbedarf, sondern weil du weißt, dass es teuer ist. "Sauberkeitsdisziplin" ist dein Ding
• Unternehmerisches Denken: Du fragst nicht "Ist das mein Job?" sondern "Was braucht das Unternehmen jetzt?" – und schaffst das

Benefits

Was Dich NICHT erwartet:

• Rechtfertigungsdruck wegen deiner beruflichen Pause – deine Erfahrung zählt, nicht die Lücke im Lebenslauf
• Micromanagement – wir vertrauen darauf, dass du deinen Bereich im Griff hast
• Ein Tempo, das dich überrennt – die Rolle ist bewusst auf 3 Tage zugeschnitten, damit du wieder ankommen kannst

Was Dich erwartet:

• Gehalt: 24–32k brutto/Jahr (anteilig, abhängig von Erfahrung)
• Zeitmodell: Onsite, 3 Tage onsite / Woche, 2 Tage für 1h remote /Woche (ca. 20-30h), Tage flexibel abstimmbar
• Einarbeitung: Strukturiert und in deinem Tempo – kein Sprung ins kalte Wasser
• Wachstum: Wenn du möchtest, kann die Rolle langfristig auf mehr Stunden oder mehr Verantwortung wachsen – kein Muss, aber eine Option
• Kultur: Direkter Draht zum Team, klare Kommunikation, keine Politik