Assistenzkraft Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Landeshauptstadt Stuttgart Haupt- und Personalamt; Stuttgart; On-site; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Homeoffice-Möglichkeiten

Deutschlandticket Zuschuss

StuttRad

Job summary

Die Landeshauptstadt Stuttgart sucht eine Assistenzkraft für das Referat des Ersten Bürgermeisters. Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit (mind.

80 %) und befristet bis zum 15.03.2030 mit Option zur unbefristeten Übernahme. Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung der Post, Beantwortung von Anfragen, die Vor- und Nachbereitung gemeinderätlicher Sitzungen, die Überwachung von Anträgen sowie die Vertretung der Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit inklusive Terminplanung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich oder öffentlicher Dienst ist von Vorteil.
• Sichere PC- und MS-Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Postein- und ausgehende Post bearbeiten und Anfragen weiterleiten.
• Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen.
• Überwachung der Bearbeitung von Anträgen und Vorlagen.
• Vertretung der Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit inkl. Terminplanung und Kalenderführung des Bürgermeisters.
• Empfang von Gästen, Beantwortung von Telefonaten und Korrespondenz.
• Dienstreiseabwicklung und Unterstützung bei Sonderprojekten im Referat.

Education

Verwaltungsfachangestellte

Tools

MS Office

Job description

Assistenzkraft Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Referat Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit (mind. 80 %) und befristet bis zum 15.03.2030 mit Option zur unbefristeten Übernahme zu besetzen.

Ein Job, der Sie begeistert

• Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
• Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
• Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
• Dank Ihnen wird die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit vertreten, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie die Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Zu Ihren Aufgaben gehört ebenfalls die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
• Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.

Ihr Profil, das zu uns passt

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/ Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Dienst ist von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
• Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft

Unsere Benefits im Überblick

• Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD (3.486,40 – 4.230,97 €) mit Gewährung einer Zulage (172,21 – 749,00 €)

Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung.

Weitere Informationen zur Vergütung finden Sie hier.

Noch Fragen?

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Markus Rehm unter 0711 216-60634 oder [e-mail] gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Louisa Barg unter 0711 216-81897 oder [e-mail]. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere.