Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) in der Amtsleitung

Unterhaching; Unterhaching; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD bis Entgeltgruppe 9a

Jahressonderzahlung

Leistungsentgelt

betriebliche Altersversorgung

Großraumzulage München

Kinderzulage

30 Tage Urlaub (31 Tage ab 2027)

EG-Kurzzeitangebote/Jobrad Deutschland

Deutschlandticket Zuschuss

Corporate Benefits

Job summary

Die Gemeinde Unterhaching sucht eine Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) in der Amtsleitung zur Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Sitzungen des Gemeinderats und der Ausschüsse. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und begleiten referatsübergreifende Projekte.

Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich, behalten Fristen im Blick und tragen zur effizienten Amtsführung bei.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Erfahrung.

Responsibilities

• Sitzungsdienst für Gemeinderat, Ausschüsse und Beiräte inkl. Vor- und Nachbereitung
• Protokollführung und Niederschriften
• Beschlussvollzugskontrolle in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt
• Pflege des Bekanntmachungswesens und der Amtsleitungswebseite
• Unterlagenaufbereitung, Sachstandsübersichten und Entscheidungsgrundlagen für die Amtsleitung
• Aufbereitung von Rückmeldungen aus Referaten
• Koordination sessionsübergreifender Themen und Terminplanung
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement
• Assistenzaufgaben inkl. Abrechnung von Aufwandsentschädigungen
• Vertretung der Amtsleitungsassistenz und Mitarbeit in der Stiftungsverwaltung

Skills

strukturierte Arbeitsweise

Eigenverantwortung

Sorgfalt

Kommunikationsfähigkeit

freundlich und verbindlich

Education

Verwaltungsfachangestellte/r (VKA)

Beschäftigtenlehrgang I

Beamtin/Beamter 2. QE

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

more! rubin

Job description

München vor der Tür - die Berge hinterm Haus

Die Gemeinde Unterhaching, einwohnerstärkste Kommune im Süden des Landkreises München, liegt in zentraler Lage zwischen der Landeshauptstadt München und dem Alpenvorland. Sie zeichnet sich als kinderfreundliche, nachhaltige und sportliche Gemeinde mit vielen Grün- und Erholungsflächen aus und gewährleistet dadurch eine hohe Lebens- und Freizeitqualität für ihre Bürgerinnen und Bürger. Als moderne und leistungsfähige Gemeindeverwaltung möchten wir auch zukünftig dienstleistungsorientiert auftreten und uns durch innovative Prozesse auszeichnen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) in der Amtsleitung

Sie behalten den Überblick, wenn viele Fäden zusammenlaufen und sorgen dafür, dass Dinge nicht liegen bleiben? Sie arbeiten gerne strukturiert und möchten dort mitwirken, wo die Entscheidungen unserer Gemeinde vorbereitet werden? Dann werden Sie Teil unseres Teams.

Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Sitzungsdienst für Gemeinderat, Ausschüsse, Beiräte und Beauftragte
  • Organisation und Durchführung des Sitzungsdienstes mit vollständiger Vor- und Nachbereitung: Tagesordnungen, Einladungen, Sitzungsunterlagen und Bekanntmachungen
  • Teilnahme an den Sitzungen, Führen des Sitzungsprotokolls und Fertigen der Niederschriften
  • Nachhalten der Beschlussumsetzung und Beschlussvollzugskontrolle in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt
  • Pflege des digitalen Bekanntmachungswesens sowie der Webseite im Bereich der Amtsleitung
• Koordination und Entscheidungsvorbereitung
  • Aufbereitung von Unterlagen, Sachstandsübersichten und Entscheidungsgrundlagen für die Amtsleitung
  • Einholen und Zusammenführen von Rückmeldungen aus den Referaten
  • Koordinierende Begleitung von referatsübergreifenden Themen und Projekten der Amtsleitung – von der Terminplanung bis zur Ergebnisdokumentation
  • Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie Nachverfolgung offener Aufträge
• Assistenz, Vertretung und weitere Aufgaben
  • Klassische Assistenzaufgaben für die Amtsleitung sowie weitere Aufgaben nach Zuweisung, unter anderem bei der Abrechnung von Aufwandsentschädigungen
  • Vertretung der Assistenz des ersten Bürgermeisters: Terminmanagement, Korrespondenz, Telefon- und Besucherempfang sowie Aktenführung
  • Mitarbeit in der Stiftungsverwaltung der Gemeinde Unterhaching

Ihr Anforderungsprofil:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (VKA) (m/w/d), ein erfolgreich absolvierter Beschäftigtenlehrgang I oder die Qualifikation als Beamtin/Beamter (m/w/d) der 2. Qualifikationsebene, Fachrichtung Verwaltung und Finanzen
• alternativ eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung in der Assistenz oder Sachbearbeitung
• auch Bewerbungen von Quereinsteigenden (m/w/d) mit Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung sind ausdrücklich willkommen
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Sie bleiben freundlich verbindlich dran, wenn Rückmeldungen und Unterlagen ausstehen und bewegen sich sicher zwischen unterschiedlichen Interessen im Haus.
• Sie formulieren sicher und können komplexe Sachverhalte verständlich und entscheidungsreif aufbereiten.
• sehr guter Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint; Kenntnisse in more! rubin sind von Vorteil
• Kenntnisse im bayerischen Kommunalrecht sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Bereitschaft, Sitzungen in den Abendstunden zu begleiten; die Zeiten werden ausgeglichen

Wir bieten:

• Vielfalt statt Routine:eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit mit Einblick in die Themen der gesamten Verwaltung und kurzen Abstimmungswegen
• Faire Vergütung und zusätzliche Leistungen:eine leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) bis Entgeltgruppe 9a entsprechend den Eingruppierungsregelungen und persönlicher Voraussetzung; bei Vorliegen der beamtenrechtlichen Voraussetzungen eine Besoldung bis A 9; zuzüglich Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersversorgung sowie die Großraumzulage München und ggf. eine Kinderzulage
• Attraktive Rahmenbedingungen für Ihre Work-Life-Balance:30 Tage Urlaub (ab 2027: 31 Tage) bei einer 5‑Tage‑Woche, ab 2027 Tauschtage sowie zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
• Persönliche Entwicklung:vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie individuelle Entwicklungsperspektiven
• Gesundheit und Mobilität:Angebote zur Gesundheitsförderung (z.B. EGYM Wellpass oder monatlicher Sachbezug), Fahrradleasing (Jobrad) sowie ein Zuschuss zum Deutschlandticket
• Gemeinschaft und Austausch:z.B. Betriebsausflüge, Feiern oder gemeinsame Veranstaltungen
• Weitere Vorteile:kostenfreie Mitarbeiterparkplätze, attraktive Mitarbeiterangebote über „Corporate Benefits“ sowie Unterstützung auch bei persönlichen Anliegen, wie Lernunterstützung für Schüler, Wohnungssuche und Kinderbetreuung, nach Verfügbarkeit

Bewerbungsfrist: bis zum 17.11.2026.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 47 und 48 statt.

Für Fragen zum ausgeschriebenen Aufgabenbereich steht Ihnen Herr Dylan Kurras (089/66551-103, [e-mail]) zur Verfügung.

Personalrechtliche Auskünfte erteilt Ihnen Frau Leibiger, Abteilung Personal, (Tel.: [phone], [e-mail]).

Die Gemeinde Unterhaching fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiter (m/w/d). Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität. Unsere Auswahlentscheidung treffen wir unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls. Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.