Assistenz / Office Management (w/m/d) HIPOLE Jena

HIPOLE Jena, ein Forschungsinstitut d. HZB GmbH; Jena; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten möglich

TVöD-Bund Vergütung

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Job summary

HIPOLE Jena sucht eine(n) Mitarbeiter(in) im Sekretariat zur Unterstützung der Verwaltung am Standort Jena. Sie arbeiten als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und koordinieren Telefon- und E-Mail-Kommunikation, Reisen, Abrechnungen sowie Personal- und Einkaufsthemen.

Die Stelle ist befristet auf 24 Monate, ca. 30 Stunden pro Woche, mit der Bezahlung nach TVöD-Bund und attraktiven Zusatzleistungen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich.
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikations-Software, insbesondere MS Office.
• Grundlegende kaufmännische Fachkenntnisse, insbesondere Rechnungswesen und Personalwesen.

Responsibilities

• Eigenständige Sachbearbeitung, Dokumentation und interne Verwaltung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Mitarbeitenden und Leitungskräfte
• Terminplanung und Koordination von Arbeitsabläufen
• Unterstützung im Personalmanagement, Einkauf, Inventarisierung
• Sekretariatsunterstützung der Professor*innen, insbesondere im Reisemanagement und bei Abrechnungen
• Korrespondenz, Postein- und -ausgang sowie E-Mail-Kommunikation
• Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartner*innen sowie Betreuung von Gästen und Kooperationspartner*innen
• Administrative Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Seminare

Skills

MS Office

Dokumentenmanagement

Terminplanung

Organisationsvermögen

Vertraulichkeit

Kommunikation (Deutsch/Englisch)

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Kennziffer: HI 2026/15

Um die Klimaneutralität innerhalb der nächsten 20 Jahre zu erreichen, ist ein Innovationsschub für die Entwicklung hocheffizienter, skalierbarer, kostengünstiger und nachhaltig produzierter Energietechnologien erforderlich. Energiespeicher- und umwandlungsmaterialien und insbesondere nachhaltige Batterien spielen dabei eine zentrale Rolle. HIPOLE Jena integriert und erweitert Weltklasse-Expertise in Polymerchemie, Materialwissenschaft, Hochdurchsatz-Experimenten und künstlicher Intelligenz mit komplementärer Expertise in anorganischen/hybriden Materialien, skalierbaren Bauelementen und fortschrittlicher Charakterisierung.

Wir suchen ab sofort zur Unterstützung unserer Verwaltung eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat für unseren Standort in Jena. Sie haben die Chance, ein junges, internationales Institut mit Ihren Ideen und Ihrer Expertise aktiv mitzugestalten. Als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration arbeiten Sie mit Forschenden aus aller Welt zusammen und tragen mit Ihrer Organisationsstärke dazu bei, dass unsere administrativen Prozesse reibungslos funktionieren und wir gemeinsam einen Beitrag zu einer klimafreundlichen Zukunft leisten.

Weitere Informationen zu unserer Arbeit finden Sie unter: Homepage - HIPOLE Jena.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Sachbearbeitung, Dokumentation und interne Verwaltung


• Administrative und organisatorische Unterstützung der Mitarbeitenden und Leitungskräfte


• Terminplanung und Koordination von Arbeitsabläufen


• Unterstützung im Personalmanagement, Einkauf, Inventarisierung


• Sekretariatsunterstützung der Professor*innen, insbesondere im Reisemanagement und bei Abrechnungen


• Korrespondenz, Postein- und -ausgang sowie E-Mail-Kommunikation


• Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartner*innen sowie Betreuung von Gästen und Kooperationspartner*innen


• Administrative Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Seminare

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation


• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich


• Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikations-Software, wie MS Office


• Grundlegende kaufmännische Fachkenntnisse, insbesondere im Bereich Rechnungswesen und Personalwesen


• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine überaus selbstständige und strukturierte Arbeitsweise


• Hohes Maß an Vertraulichkeit und Loyalität


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift


• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie weisen ein hohes Maß an Engagement, Eigeninitiative, Problemlösungsfähigkeit und die Bereitschaft, sich in vielfältige Aufgabengebiete einzuarbeiten, auf. Des Weiteren zeichnen Sie sich durch Ihre Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Kommunikationsfähigkeit (in deutscher und englischer Sprache) aus. Sie haben Freude am Arbeiten in einem interdisziplinären, internationalen Team in einem diversen und dynamischen Arbeitsumfeld.

Unser Angebot

• Internationales/diversitätssensibles Arbeitsumfeld an einem Helmholtz-Institut


• Karrierefördernde Netzwerkmöglichkeiten und individuelle Begleit- und Unterstützungsangebote


• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf und flexiblen Arbeitszeitmodellen: Gleitzeit, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, Teilzeit


• 30 Tage Urlaub


• Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum \"Deutschlandticket Job\"


• Langfristige Perspektiven, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/Fortbildungsangebote


• Attraktive Vergütung durch Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund)

Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet mit ca. 30 Stunden in der Woche. Die Möglichkeit zur Entfristung ist gegeben.

Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.