Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Energie und Wasser Potsdam GmbH; Potsdam; On-site; EUR 47,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

13. Monatsgehalt

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

Energie und Wasser Potsdam GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Stakeholdern übernimmt. Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Sitzungs-vorbereitung, Protokollführung und Analyse wirtschaftlicher Kennzahlen.

Sie arbeiten eigenständig, verantwortungsbewusst und flexibel, unterstützen bei Projekten und übernehmen Sekretariatsaufgaben wie Reisemanagement und Besucherservice.

Qualifications

• Erfahrung in Büro- bzw. Office-Management und Koordination von Terminen.
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen.
• Kommunikationserfahrung auf allen Hierarchieebenen vorteilhaft.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und Koordination von Terminen.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Kennzahlenaufbereitung.
• Mitarbeit und Unterstützung bei Projektthemen sowie Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Stakeholdern.
• Sekretariatsaufgaben, Reisemanagement und Besucherbetreuung.

Skills

Terminmanagement

Dokumentation

Protokollführung

Education

Berufsausbildung

Bachelorabschluss

Tools

MS Office

Job description

In dieser anspruchsvollen Position bildest du die zentrale Schnittstelle der Geschäftsführung zu allen Bereichen unseres Unternehmens und den Stakeholdern. Neben den allgemeinen Office-Management-Aufgaben unterstützt du die Geschäftsführung bei der Erfüllung ihrer strategischen und operativen Aufgaben. Zu deinen Hauptaufgaben zählen insbesondere:

DEINE POSITION

• Management und Terminkoordination: Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist eingebunden in strategische und operative Herausforderungen. Dabei verantwortest du die frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen im gesamten Geschäftsführungsbereich.
• Dokumentation: Du bereitest Sitzungen/Tagungen vor, nimmst an Besprechungen teil und verantwortest die Protokollierung der Sitzungsergebnissen. Weiterhin bereitest du wirtschaftliche/ technische Kennzahlen und Eckdaten auf, übernimmst die Analyse derer und bereitest Schlussfolgerungsvorschläge vor.
• Projektarbeit und Kommunikation: Zu deinen weiteren Aufgaben gehören die Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen. Du führst eine aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Stakeholdern.
• Assistenztätigkeiten: Mit deiner proaktiven Art bearbeitest du Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen und übernimmst die selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben. Im Fokus liegen hier die Korrespondenz, das Terminmanagement, das Reisemanagement und die Betreuung von Besuchern.

SO ÜBERZEUGST DU UNS

• Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene aufgabenbezogene Berufsausbildung, in Verbindung mit einer einschlägigen Zusatzqualifikation bzw. eines Bachelorabschlusses wünscheswert.
• Fachliche Expertise: Du bringst mehrjährige Berufserfahrung im im beschriebenen Aufgabenfeld mit und verfügst über Kommunikationserfahrung auf allen hierarchischen Ebenen. Die gängigen MS-Office Module wendest du sicher an und bist ausdrucksstark in Wort und Schrift.
• Kompetenzen: Du verfügst über eine selbständige und qualitätsbewusste Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Maß an Eigenmotivation. Deine Fähigkeit zu organisieren und zu priorisieren, unterstützen dich in deinem Arbeitsalltag. Darüber hinaus überzeugst du mit ausgeprägten Konflikt- und Kooperationsfähigkeiten sowie strikter Diskretion, Loyalität und sicheren Umgangsformen. In Stresssituationen behältst du den Überblick und bringst die Bereitschaft zur arbeitszeitlichen Flexibilität mit.

DARUM WIRST DU DICH BEI UNS WOHLFÜHLEN

• Schlüsselrolle: In deiner Funktion trägst du aktiv dazu bei, dass Potsdam so lebenswert bleibt, wie es ist.
• Arbeitsplatzsicherheit: Eine unbefristete Festanstellung in einem regionalen Unternehmen.
• Work-Life-Balance: Familienfreundliche sowie flexible Arbeitszeiten bei 38 Wochenstunden und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens.
• Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß Entgeltgruppe H des Tarifvertrages AVEU mit 13. Monatsgehalt und einer erfolgsabhängigen Sonderzahlung. Die Zuordnung zur Stufe erfolgt auf Grundlage objektiver Kriterien, insbesondere der Dauer und Art einschlägiger Berufserfahrung.
• Freie Zeit: 30 Tage Urlaub, Weihnachten und Silvester zusätzlich frei, Betriebsruhen zwischen Feiertagen sowie Angebote für Sabbaticals.
• Mobilität: Zuschuss zum VBB – oder Deutschland Ticket.
• Gesundheit: Angebote zum Mitarbeitenden-Schwimmen, Übernahme arbeitsmedizinischer Wunschvorsorgen, höhenverstellbare und moderne Arbeitsplätze, Betriebliche Altersvorsorge, Sport- und Mitarbeitenden-Events uvm.
• Entwicklung: Vielfältige persönliche sowie berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Shopping: Rabatte in diversen Onlineshops durch unser Corporate-Benefits Portal.

Unsere Jobs sind so vielfältig wie die Menschen, die bei uns arbeiten. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung und sexueller Identität. Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen sind bei uns ausdrücklich willkommen.