Assistenz / Office Management (w/m/d) HIPOLE Jena

Hipole Jena; Jena; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

Mobiles Arbeiten möglich

Beteiligung an betrieblichen Angeboten

Job summary

HIPOLE Jena sucht ab sofort eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat. Sie arbeiten als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration, koordinieren Termine, unterstützen Personal- und Finanzprozesse und betreuen Gäste und Kooperationspartner*innen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, erste Berufserfahrungen im Office-Bereich sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Eine befristete Teilzeitstelle mit ca. 30 Wochenstunden bietet Arbeitsflexibilität.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich.
• Gängige Bürokommunikations-Software beherrschen (z. B. MS Office).
• Grundlegende kaufmännische Fachkenntnisse, insbesondere Rechnungswesen und Personalwesen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und eigenständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Daten.

Responsibilities

• Eigenständige Sachbearbeitung, Dokumentation und interne Verwaltung.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Mitarbeitenden und Leitungskräfte.
• Terminplanung und Koordination von Arbeitsabläufen.
• Unterstützung im Personalmanagement, Einkauf, Inventarisierung.
• Sekretariatsunterstützung der Professor*innen, insbesondere im Reisemanagement und bei Abrechnungen.
• Korrespondenz, Postein- und -ausgang sowie E-Mail-Kommunikation.
• Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartner*innen sowie Betreuung von Gästen.
• Administrative Unterstützung bei Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Seminare.

Education

Verwaltungsfachangestellte/r bzw. kaufm. Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Um die Klimaneutralität innerhalb der nächsten 20 Jahre zu erreichen, ist ein Innovationsschub für die Entwicklung hocheffizienter, skalierbarer, kostengünstiger und nachhaltig produzierter Energietechnologien erforderlich. Energiespeicher- und umwandlungsmaterialien und insbesondere nachhaltige Batterien spielen dabei eine zentrale Rolle.HIPOLE Jena integriert und erweitert Weltklasse-Expertise in Polymerchemie, Materialwissenschaft, Hochdurchsatz-Experimenten und künstlicher Intelligenz mit komplementärer Expertise in anorganischen/hybriden Materialien, skalierbaren Bauelementen und fortschrittlicher Charakterisierung.

Wir suchen ab sofort zur Unterstützung unserer Verwaltungeine*n Mitarbeiter*in im Sekretariatfür unseren Standort in Jena. Sie haben die Chance, ein junges, internationales Institut mit Ihren Ideen und Ihrer Expertise aktiv mitzugestalten. Als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration arbeiten Sie mit Forscher*innen aus aller Welt zusammen und tragen mit Ihrer Organisationsstärke dazu bei, dass unsere administrativen Prozesse reibungslos funktionieren und wir gemeinsam einen Beitrag zu einer klimafreundlichen Zukunft leisten.

Alle Aufgaben sind sicher und fließend in deutscher und englischer Sprache zu erledigen:

• Eigenständige Sachbearbeitung, Dokumentation und interne Verwaltung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Mitarbeitenden und Leitungskräfte
• Terminplanung und Koordination von Arbeitsabläufen
• Unterstützung im Personalmanagement, Einkauf, Inventarisierung
• Sekretariatsunterstützung der Professor*innen, insbesondere im Reisemanagement und bei Abrechnungen
• Korrespondenz, Postein- und -ausgang sowie E-Mail-Kommunikation
• Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartner*innen sowie Betreuung von Gästen und Kooperationspartner*innen
• Administrative Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Seminare
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich
• Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikations-Software, wie MS Office
• Grundlegende kaufmännische Fachkenntnisse, insbesondere im Bereich Rechnungswesen und Personalwesen
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine überaus selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Vertraulichkeit und Loyalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie weisen ein hohes Maß an Engagement, Eigeninitiative, Problemlösungsfähigkeit und die Bereitschaft, sich in vielfältige Aufgabengebiete einzuarbeiten, auf. Des Weiteren zeichnen Sie sich durch Ihre Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Kommunikationsfähigkeit (in deutscher undenglischer Sprache) aus. Sie haben Freude am Arbeiten in einem interdisziplinären, internationalen Team in einem diversen und dynamischen Arbeitsumfeld.

Unser Angebot

• Internationales/diversitätssensibles Arbeitsumfeld an einem Helmholtz-Institut
• Karrierefördernde Netzwerkmöglichkeiten und individuelle Begleit- und Unterstützungsangebote
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf und flexiblen Arbeitszeitmodellen: Gleitzeit, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, Teilzeit
• 30 Tage Urlaub
• Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum „Deutschlandticket Job“
• Langfristige Perspektiven, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/Fortbildungsangebote
• Attraktive Vergütung durch Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund)

Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet mit ca. 30 Stunden in der Woche. Die Möglichkeit zur Entfristung ist gegeben.

Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.