Assistenz - Support (m/w/d) / 3974 / München (m/w/d)

Orizon GmbH, Niederlassung München Süd; München; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Orizon GmbH Niederlassung München Süd sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung in Vollzeit. Sie unterstützen die Geschäftsführung durch Organisation, Koordination und reiserelevante Aufgaben in einem international ausgerichteten Umfeld.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, verfügen über Organisationstalent, Kommunikationsstärke und eine serviceorientierte Arbeitsweise. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind wünschenswert.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Assistenz-/Sekretariatserfahrung.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Zuverlässigkeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sichere Kommunikation und Dienstleistungsorientierung.

Aufgaben

• Kalender, Organisation und Koordination der Vorgesetztentermine.
• Organisation von Meetings, Räumen, Technik und Catering.
• Reisen und internationale Anforderungen planen (Hotel, Flüge, Visa).
• Standort- und Eventkoordination sowie Abwicklung von Bestellungen.
• Abstimmung mit Stakeholdern intern und extern.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Prioritäten setzen

Team- und Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich der Geschäftsführung

Tools

MS Office

Teams

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Jobbeschreibung

Unser Angebot:

Werden Sie Teil unserer Erfolgsstory und profitieren Sie durch Berufserfahrung und Weiterentwicklung in einem neuen spannenden Arbeitsumfeld

Wir sind gerne Ihr Türöffner für attraktive Arbeitgeber

Von Beginn an begleiten wir Sie persönlich und beraten Sie individuell bei allen Fragen rund um Ihren Einsatz und Ihre weitere Berufsplanung

Sie bekommen eine faire Entlohnung auf Basis des GVP-Tarifvertrages zzgl. Branchenzuschlägen

Mit unserem Mitarbeiterprogramm Orizon PlusPunkte profitieren Sie von vielen Extras wie Gesundheitsangebote, Einkaufsrabatte, betrieblicher Altersvorsorge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld etc.

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Unser Kunde ist ein international tätiges deutsches Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in München. Es ist eine Aktiengesellschaft. Nach seinen Ursprüngen ist das Unternehmen eine technische Prüforganisation; es bietet mit seinen Schwerpunkten Prüfung und Zertifizierung ein weites Feld von Dienstleistungen an.

Ihre Aufgaben:

• Kalender, Organisation & Koordination:
  • Kalender und Postfach des Vorgesetzten organisieren, Vorbereitung & Abstimmung der Termine im Kalender inkl. Blick auf die Zeitzonen
  • Überblick behalten über Terminkollisionen/Blocker/Anfragen von anderen Stellen; Alle Anfragen, Themen zeitgerecht bearbeiten
  • Abstimmung mit allen Stakeholdern im Konzern und Extern
• Meetings, Sitzungen & Workshops in Abstimmung mit der jeweiligen Assistenz organisieren:
  • Räume, Technik und Catering buchen (intern/extern), Terminblocker versenden
  • Agenda und Inhalte mit Executive Assistenz abstimmen, erstellen und versenden
• Reisen & internationale Anforderungen:
  • Reisen organisieren, Hotel, Flüge, Zug, Auto/Parkplätze
  • Visa einholen oder Entsendungsschreiben erstellen
• Standort- & Eventkoordination:
  • Aufsprechpartner für die Abstimmung mit Standorten (Koordinierung der Besuche)
  • Recherchearbeit für Hotels, Speaker, Trainer etc.
• Bestellungen, Rechnungen & Asset-/Fahrzeugmanagement:
  • Bestellwesen für die Abteilung, Visitenkarten, Headsets, Tastaturen etc.
  • Rechnungen für Bestellungen prüfen und freigeben (extern wie Kaffeemaschinen Miete sowie intern / Intercompany, Weiterbildungen etc.)
  • Assetmanagement verwalten (Laptops, Handys, etc.)
  • Fahrzeugmanagement, Hilfe bei der Koordination der Firmenwägen, Poolfahrzeugen; Reifenwechsel/Werkstatttermine etc. Rückgabe an Fahrzeugmanagement.
• Je nach Erfahrungsgrad können weitere Aufgaben der Executive- und Personal Assistenz an die Person abgegeben werden.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich der Geschäftsführung
• Ausgeprägtes Organisationstalent verbunden mit schneller Auffassungsgabe, guter Kommunikationsfähigkeit und hoher Belastbarkeit
• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit zuverlässig Prioritäten zu setzen
• Gutes Fingerspitzengefühl in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Zeitzonen sowie im Umgang mit vertraulichen Arbeitsinhalten
• Routinierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Teams, Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (Wort und Schrift)
• Hohe Team- und Serviceorientierung sowie Flexibilität

Ihr Partner:

Orizon gehört zu den fünfzehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Als einer der Markführer für den deutschen Mittelstand und langjähriger Partner der namhaften Dax-Konzerne sowie internationaler Unternehmen überlassen und vermitteln wir Fach- und Führungskräfte aus allen Berufsfeldern an unsere namhaften und langjährigen Kunden.

Finden auch Sie mit uns Ihren gewünschten Platz!