Assistenz (m/w/d) der Präsidentin & Geschäftsführerin

BECHER GmbH & Co. KG; Friedrichshafen; On-site; EUR 20,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket oder Jobticket mit Z

JobRad

Kita Zuschüsse

Firmenfitness Wellpass

Job summary

Zeppelin Universität in Friedrichshafen sucht eine Assistenz (m/w/d) der Präsidentin & Geschäftsführerin in Teilzeit (50%). Zu den Aufgaben gehört eigenständiges Sekretariats- und Office-Management, Terminorganisation, Geschäftsreisen und die Protokollführung von Gremiensitzungen.

Sie verfügen über eine entsprechende Qualifikation oder mehrjährige Berufserfahrung, arbeiten dienstleistungsorientiert, organisiert und diskret.

Qualifications

• Ausbildung oder mehrj. Berufserfahrung in ähnlicher Position (Universität/Unternehmen)
• Hohe Dienstleistungsorientierung
• Organisationstalent
• Überzeugendes, sicheres Auftreten mit Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Eigenständige Arbeitsweise
• Zeitliche Flexibilität und Belastbarkeit
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität

Responsibilities

• Selbstständige Ausführung aller anfallenden Sekretariats- und Assistenzarbeiten im Büro der Präsidentin bzw. Geschäftsführerin
• Anlaufstelle für alle internen und externen Ansprechpartner
• Organisation von Einzel- und Gremienterminen, Abwicklung von Geschäftsreisen, Unterstützung bei Veranstaltungen
• Strukturierung und Verwaltung der gesamten Daten- und Aktenablage im Büro der Präsidentin bzw. Geschäftsführerin
• Sicherstellung eines professionellen und effizienten Office-Managements
• Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen
• Bearbeitung der einge- und ausgehenden Korrespondenz

Skills

Dienstleistungsorientierung

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Eigenständige Arbeitsweise

Flexibilität

Englischkenntnisse

Zuverlässigkeit

Diskretion

Tools

Microsoft Office

Job description

Die Zeppelin Universität (ZU) in Friedrichshafen am Bodensee ist eine staatlich anerkannte Stiftungsuniversität mit BA-, MA- & Promotionsprogrammen in den Bereichen Wirtschaft, Kultur und Politik. Sie verschreibt sich der Interdisziplinarität, Internationalität und Individualität in Forschung und Lehre.

Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Position in Teilzeit (50%):

Assistenz (m/w/d) der Präsidentin & Geschäftsführerin

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Ausführung aller anfallenden Sekretariats- und Assistenzarbeiten im Büro der Präsidentin bzw. Geschäftsführerin
• Anlaufstelle für alle internen und externen Ansprechpartner (m/w/d)
• Organisation von Einzel- und Gremienterminen, Abwicklung von Geschäftsreisen, Unterstützung bei Veranstaltungen
• Strukturierung und Verwaltung der gesamten Daten- und Aktenablage im Büro der Präsidentin bzw. Geschäftsführerin
• Sicherstellung eines professionellen und effizienten Office-Managements
• Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Präsidiums-, Geschäftsführungs-, Senatssitzungen)
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine entsprechende berufliche Qualifikation (Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position in Unternehmen und/oder einer Universität)
• Hohe Dienstleistungsorientierung
• Organisationstalent
• Überzeugendes, sicheres Auftreten mit Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Eigenständige Arbeitsweise
• Ein hohes Maß an zeitlicher Flexibilität und Belastbarkeit
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft-Office-Programmen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem innovativen Arbeits- und Lernumfeld. Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie & Beruf, Möglichkeit der alternierenden Telearbeit, Unterstützung bei der betrieblichen Altersvorsorge sowie gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung sind für uns selbstverständlich. Weitere Benefits beinhalten z.B. das Deutschlandticket als Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss, JobRad, Kita Zuschüsse oder die Teilnahme beim Firmenfitness-Programm Wellpass.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Zeppelin Universität fördert die Geschlechtergleichstellung.

Für fachliche Fragen zur Stelle steht Ihnen Ute Lucarelli (Director of Strategy, Quality & Academic Affairs) gerne zur Verfügung | [e-mail].