Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Heraeus; Hessen; Vor Ort; EUR 70.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Heraeus sucht eine erfahrene Unterstützung auf C-Level-Ebene zur Entlastung des CFO. Sie managen das E-Mail-Postfach, bereiten Meetings vor, erstellen Protokolle und steuern strategische Finanz- und Unternehmensprojekte.

Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen, koordinieren Agenda und Reisen sowie komplexe Kommunikationen in Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor/Master) oder vergleichbare hochwertige kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung auf C-Level-Ebene (Vorstand/Geschäftsführer) idealerweise in internationalem Umfeld.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; SAP-Grundverständnis; Bereitschaft KI-Tools kennenzulernen.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten zur Aufbereitung komplexer Kennzahlen.
• Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf hohem Niveau.

Aufgaben

• Strategische Entlastung des CFO im operativen Tagesgeschäft und Management des E-Mail-Postfachs.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
• Schnittstelle zu Aufsichtsrat, Banken, Wirtschaftsprüfern und weltweiten Geschäftsführungen; enge Abstimmung mit CFO-Direktreports.
• Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Unterlagen.
• Komplexes Termin- und Travel-Management, inklusive Reiseplanung und Abrechnung.
• Vertrauliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch erstellen.

Kenntnisse

MS Office–Beherrschung

Analytische Fähigkeiten

Kommunikation zweisprachig DE/EN

Diskretion und diplomatisches Durchset

Ausbildung

Bachelor- oder Masterabschluss oder vergleichbar hochwertige kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Moderne digitale Kollaborationstools

Jobbeschreibung

• Strategische Entlastung: Proaktive und weitsichtige Unterstützung der CFO im operativen Tagesgeschäft sowie aktives Management des E-Mail Postfaches und Unterstützung bei strategischen Finanz- und Unternehmensprojekten.
• Informationsmanagement: Sicherstellung einer reibungslosen Vor- und Nachbearbeitung von Meetings, inkl. Pre-read, verfassen von Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
• Stakeholdermanagement: Professionelle Schnittstelle und erster Ansprechpartner für interne und externe Top-Stakeholder (Aufsichtsrat, Banken, Wirtschaftsprüfer, sowie weltweite Geschäftsführungen der Heraeus OpCos). Außerdem enge Abstimmung mit den Direktreports der CFO und den GELT-Mitgliedern.
• Agendamanagement: Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Unterlagen für die CFO und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Komplexes Termin- und Travel-Management: Souveräne Steuerung einer hochdynamischen, globalen Agenda unter Berücksichtigung von Prioritäten, inkl. detaillierter Reiseplanung und Abrechnung.
• Korrespondenz: Erstellung hochklassiger und vertraulicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master) oder eine vergleichbare extrem hochwertige kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung auf C-Level-Ebene (Vorstand / Geschäftsführer), idealerweise in einem internationalen Konzernumfeld, einer Strategieberatung oder im Investmentbanking
• Meisterhafte Beherrschung des MS-Office Paketes, Grundverständnis für SAP und moderne digitale Kollaborationstools, sowie die Neugier und Bereitschaft die Aufgabe hinsichtlich der Nutzung von KI weiterzuentwickeln
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, um komplexe finanzielle und operative finanzwirtschaftliche Zusammenhänge schnell zu erfassen und Informationen aufzubereiten, Entscheidungsvorlagen zu erstellen und Kennzahlen strukturiert darzustellen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und sichere Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie externen Partnern
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Absolute Diskretion und diplomatische Durchsetzungsstärke sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität