Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung Einkauf

Messe Berlin GmbH; Berlin; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

MB Capital Services GmbH in Berlin sucht eine engagierte kaufmännische Assistenz im Bereich Einkauf. Sie koordinieren die Bereichsleitung, erstellen Reports und steuern das Vertragsmanagement, während Sie interne Schnittstellen betreuen und strategische Einkaufsprozesse unterstützen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Weiterbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; ggf. Weiterbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz, Sachbearbeitung oder Koordination.
• Erfahrung in der Erstellung, Analyse und Interpretation von Reports/Kennzahlen.
• Idealerweise Kenntnisse in Einkaufs-, Vertrags- oder Beschaffungsprozessen.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Outlook, Word, PowerPoint); SAP S4Hana-Kenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Eigenständige Koordination und Organisation der Bereichsleitung Einkauf und Unterstützung bei bereichsübergreifenden Themen.
• Zentrale Ansprechperson für administrative Fragestellungen im Einkauf und Koordination der Zusammenarbeit mit Schnittstellenbereichen.
• Erstellung von Reports, Statistiken, Analysen und Managementvorlagen zu einkaufsrelevanten Kennzahlen; Ableitungen.
• Verwaltung des zentralen Vertragsmanagements des Einkaufs; Überwachung von Laufzeiten, Fristen und Wiedervorlagen.
• Durchführung von Kontrollen im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) und Ableitung von Verbesserungen.
• Unterstützung des Fuhrparkmanagements bei kaufmännischen bzw. vertragsbezogenen Themen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Präsentationen und Nachverfolgung von Maßnahmen.

Skills

Teamfähigkeit

Analytische Fähigkeiten

Eigeninitiative

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung (Fachwirt/Betriebswirt)

Wirtschaftswissenschaftliches Studium

Tools

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

SAP S4Hana

Job description

Deine Aufgaben

Du verstehst dich als impulsgebend, verfügst über eine Gastgebermentalität und begeisterst dich für die Aufgaben im Bereich Einkauf. Mit deinem Handeln, deinen Entscheidungen und deinem Kommunikationsstil prägst du nachhaltig die Gastgeberkultur der Messe Berlin und unterstützt die geschäftliche Entwicklung und strategische Ausrichtung des Konzerns.
Du verstehst dich als Sparringspartner:in, bist ein Teamplayer und hast Lust dich gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln?

Dann komm zu uns ins Team!

Du widmest dich mit Engagement insbesondere folgenden Aufgaben:

• Du koordinierst und verantwortest eigenständig organisatorische und administrative Grundsatzaufgaben der Bereichsleitung (m/w/d) Einkauf und unterstützt diese bei der Steuerung bereichsübergreifender Themen.
• Du fungierst als zentrale Ansprechperson für administrative und organisatorische Fragestellungen innerhalb des Einkaufs und koordinierst die Zusammenarbeit mit internen Schnittstellenbereichen.
• Du erstellst eigenständig Reports, Statistiken, Analysen und Managementvorlagen zu einkaufsrelevanten Kennzahlen (KPIs), bereitest Entscheidungsvorlagen auf und unterstützt die Bereichsleitung (m/w/d) durch aussagekräftige Auswertungen und Ableitungen.
• Du betreust und monitorst das zentrale Vertragsmanagement des Einkaufs. Dabei überwachst du als Unterstützung für die Einkäufer:innen die Vertragslaufzeiten, Fristen und Wiedervorlagen, analysierst Datenqualitäten, identifizierst Optimierungsbedarfe und leitest eigenständig erforderliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Prozesssicherheit ein.
• Du führst eigenverantwortlich Kontrollen im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) durch, dokumentierst die Ergebnisse, bewertest Abweichungen und veranlasst geeignete Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen in Abstimmung mit der Bereichsleitung Einkauf.
• Du unterstützt das Fuhrparkmanagement bei kaufmännischen und vertragsbezogenen Themen, bearbeitest eigenständig Geschäftsvorfälle und wirkst bei der Optimierung der zugehörigen administrativen Prozesse mit.
• Du koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Terminen mit internen und externen Stakeholdern. Hierzu gehören die eigenständige Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen, die Dokumentation von Ergebnissen sowie die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.

Deine Qualifikation

Fachlich:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Weiterbildung (z. B. Fachwirt:in, Betriebswirt:in (VWA), Wirtschaftsfachwirt:in) oder eine vergleichbare Qualifikation wie z. B. ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium bzw. bringst durch relevante Berufspraxis erworbene vergleichbare Kenntnisse mit.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer kaufmännischen Assistenz-, Sachbearbeitungs- oder Koordinationsfunktion oder vergleichbar
• Erfahrung in der Erstellung, Analyse und Interpretation von Reports, Statistiken und Managementauswertungen
• Idealerweise Kenntnisse von Einkaufs-, Vertrags- oder Beschaffungsprozessen
• Sehr guter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, insbesondere Excel, Outlook, Word und PowerPoint
• Idealerweise SAP S4Hana-Kenntnisse

Persönlich:

• Veränderungskompetenz
  Du bist neugierig und trägst deinen Veränderungswillen aktiv nach außen.
• Diversität und Inklusion
  Du legst großen Wert auf Diversität und Inklusion und bist überzeugt, dass ein vielfältiges Arbeitsumfeld unsere Kreativität und Innovationskraft stärkt.
• Kunden(nutzen)orientierung
  Du verfügst über eine kundenorientierte Persönlichkeit und erfragst und priorisierst Kundenbedarfe.
• Eigeninitiatives Handeln & aktive Übernahme von Eigenverantwortung
  Du handelst verantwortungsbewusst und zielorientiert.
• Lernbereitschaft & -fähigkeit
  Kontinuierliche Weiterentwicklung und eine hohe Lernbereitschaft zeichnen dich aus.
• Nachhaltigkeits-Mindset
  Du gehst sorgsam mit Ressourcen und Energie um und unterstützt uns somit unsere ökologischen und sozialen Ziele zu erreichen.
• Reflexionsfähigkeit
  Du bist in der Lage dich selbst einzuschätzen und stehst Feedback gegenüber offen.
• Selbst- & Zeitmanagement
  Du kannst Aufgaben in Arbeitsschritte herunterbrechen und in Arbeitspaketen zusammenführen um sie zeit-/ und ergebnisgerecht zu liefern.
• Kommunikationsfähigkeit
  Du kannst effektiv mit anderen kommunizieren und Beziehungen aufbauen.
• Umsetzungsstärke
  Du gehst methodisch & strukturiert vor und berücksichtigst dabei komplexe Zusammenhänge und triffst auf dieser Basis Entscheidungen.
• Organisationskompetenz & Planung
  Du gehst strukturiert und planvoll vor.

Wir laden dich ein, dich mit uns zu engagieren und dich in das spannende Geschehen eines äußerst lebendigen und abwechslungsreichen, internationalen geschäftsfeldes einzubringen. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Da wir uns Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt haben, begrüßen wir besonders Bewerbungen von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.