Assistenz (m/w/d)

Diakonie Schleswig-Holstein; Kiel; Hybrid; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice/mobiles Arbeiten

30 Urlaubstage

Fahrrad-/E-Bike-Zuschuss

Zuschuss ÖPNV

Zusätzliche Altersversorgung

Kantine

Zusammenfassung

Landeskirchenamt Kiel sucht eine engagierte Assistenz im Dezernat Dienst- und Arbeitsrecht. Sie unterstützen die Dezernatsleitung im Leitungssekretariat, übernehmen Terminmanagement, Verfassen von Schreiben, Protokollen und Vorlagen sowie die Reisekoordination.

Zu Ihren Aufgaben gehören Urlaubsfestsetzungen, Bewerbungsmanagement via d.vinci, Organisation von Vorstellungsgesprächen und Fristenüberwachung. Vertraulichkeit und eigenverantwortliches Arbeiten sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder Rechtsanwaltsfachangestellten oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Sekretariat sowie in der Verwaltung sind wünschenswert.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Rechtschreibung.

Aufgaben

• Terminkoordination, Schreiben von Briefen, Protokollen und Vermerken.
• Telefon- und Empfangsdienst, Vorbereitung von Sitzungen und Reisen.
• Aussagekräftige Vorbereitung von Unterlagen und Adressverzeichnissen.
• Organisation von Bewerbungsverfahren inklusive Einladungen und Absagen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamgeist

Zuverlässigkeit

Selbstorganisation

Deutsch sicher in Wort/Schrift

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte oder Rechtsanwaltsfachangestellte

Tools

MS Office

d.vinci Bewerbungstool

Jobbeschreibung

Im Dezernat Dienst- und Arbeitsrecht (DAR) des Landeskirchenamtes der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland (Nordkirche) sind die juristischen Referate für das Dienst- und Arbeitsrecht sowie die Abteilungen Bezüge, Personalverwaltung, Versorgung und die Beihilfeschnittstelle angesiedelt.

Wen wir brauchen

• Sie erledigen als Assistenz für die Dezernatsleitung sowie die Referent*innen des Dezernats alle in einem Leitungssekretariat üblicherweise anfallenden Aufgaben wie beispielsweise: Terminmanagement; Schreiben von Briefen, Vermerken, Protokollen in dienstaufsichtlichen Verfahren nach Diktat, vom Band oder vom Blatt; Telefondienst, Kopierarbeiten, Tagungs- und Sitzungsvorbereitung; Aktualisierung von Adresswerken; Fertigung von Protokollen, Sitzungsvorlagen und Synopsen; Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariats und im Dezernatsbereich nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Vertraulichkeit; Recherche im Internet, bei anderen Landeskirchen, Kirchenkreisen etc. und Auswertung der recherchierten Daten, z. B. für statistische Zwecke, Vorbereitung für die Rechtsetzung oder Beantwortung von Anfragen; Planung von Dienstreisen einschließlich Buchungsvornahmen; Ablaufkoordination im Dezernat; Bearbeitung von Einzelvorgängen auf Weisung der/des Vorgesetzten
• Sie sind zuständig für die Urlaubsfestsetzung der Tarifbeschäftigten und Kirchenbeamt*innen, deren Personalfälle in der Abteilung Personalverwaltung bearbeitet werden. Dies umfasst u. a. die Festsetzung des Urlaubsanspruchs bei Beginn oder Ende des Arbeits- oder Dienstverhältnisses im laufenden Jahr
• Neufestsetzung des Urlaubsanspruchs bei Ruhen des Arbeits- oder Dienstverhältnisses, Zeiten der Arbeitsunfähigkeit ohne Entgeltzahlung, Wechsel der Anzahl der Wochenarbeitstage
• Ermittlung der Urlaubszeiträume für die Berechnung des Urlaubsentgelts bei Änderung der Arbeitszeit
• Ermittlung der Resturlaubsansprüche bei Beendigung eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses

• Sie organisieren und begleiten Bewerbungsverfahren unter Verwendung des Bewerbungstools d.vinci. Dies umfasst u. a. folgende Tätigkeiten:
  • Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
  • Prüfung eingehender Bewerbungen auf Vorliegen der Voraussetzungen gemäß Anforderungsprofil
  • Fertigung einer Übersicht über eingegangene Bewerbungen
  • Überwachung der Bewerbungsfristen
  • Fertigung von Einladungen und Absagen
  • Organisation der Vorstellungsgespräche (Terminabsprachen mit allen Beteiligten; ggf. Raumbuchungen; ggf. Tests; ggf. Entwurf eines Fragenkatalogs)

Unsere Erwartungen

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellte oder eine vergleichbare Qualifikation oder gleichwertige Fähigkeiten und Berufserfahrungen in entsprechender Tätigkeit
• Erfahrungen im Sekretariat
• IT-Affinität
• ein sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Teamgeist, Genauigkeit, Verantwortungsfreude und -bereitschaft, Zuverlässigkeit
• die Fähigkeit, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten, Probleme eigenständig zu erkennen und aufzugreifen
• Flexibilität und Belastbarkeit (auch bei Termindruck)
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres Sprachgefühl, Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• die Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen

Gute Gründe, sich für uns zu entscheiden

• Sicheres Arbeitsverhältnis
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice/mobiles Arbeiten
• Zusätzliche Altersversorgung
• Fahrrad/ E-Bike Zuschuss oder Zuschuss ÖPNV
• 30 Urlaubstage
• Frei am 24. und 31. Dezember
• Zuverlässige Sonderzahlungen
• > Weiterentwicklung
• Gesundheitsförderung
• Geistliche Impulse
• Kantine
• Bezahlung nach Entgeltgruppe K 7

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Da Sie in Ihrem Aufgabenbereich Mitverantwortung für die glaubwürdige Erfüllung kirchlicher Aufgaben übernehmen, setzen wir voraus, dass Sie sich gegenüber der Nordkirche loyal verhalten, die evangelische Identität des Landeskirchenamtes achten und in Ihrem beruflichen Handeln den Auftrag der Kirche vertreten und fördern.

Wir machen darauf aufmerksam, dass Fahrtkosten oder andere im Zusammenhang mit der Bewerbung stehende Auslagen nicht erstattet werden. Sollte anlässlich der Einstellung ein Umzug erforderlich werden, können keine Umzugskosten erstattet werden.

Sie finden sich in dem genannten Profil wieder, haben Lust auf die Aufgaben und möchten bei uns arbeiten?

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 29. Oktober 2026 statt. Bitte merken Sie sich diesen Termin bei Interesse schon einmal vor.

Auskünfte erteilen Ihnen Frau Schäfer (bis einschließlich 1. Oktober 2026), Tel. [phone], E-Mail: [e-mail], und Frau Hennemann, Tel. [phone], E-Mail: [e-mail].

Kontakt

Landeskirchenamt Kiel

Dänische Straße 21-35
24103 Kiel
Frau Melanie Hennemann
0431 - 97 97 705